Как се води текуща сметка с контрагент?

Описанието по-долу дава процедурата: колоните на книгата, как се записва движение, как се движи салдото и как се открива и закрива сметката. Ако самите понятия дебит и кредит са ви нови, първо вижте страницата какво е текуща сметка с контрагент; определението тук не се повтаря.

Какви колони има в книгата на сметките с контрагенти?

Независимо дали е хартиена книга, таблица в Excel или програма, работещата система за сметки с контрагенти се състои от следните шест колони. По-малко оставя проследяването непълно, повече в малка фирма остава непопълнено.

Ако работите с отложени плащания, добавете като седма колона падеж. Вземане без записан падеж е вземане, за което не може да се разбере дали е просрочено.

Водене на сметка с контрагент в шест стъпки

1. Открийте една-единствена карта за всяка фирма

Сметката се открива с картата на фирмата: наименование, данъчен номер, телефон и, ако има, начално (пренесено) салдо. Ключовото правило е уникалността — ако една и съща фирма се води в две отделни карти, справката ви се разделя на две и нито половината не показва истинското салдо. Преди да откриете нова карта, потърсете по данъчен номер; „Ahmet Ticaret“ и „Ahmet Tic. Ltd.“ може да са една и съща фирма. Ако знаете началното салдо, запишете го на първия ред като пренесено; ако не го знаете, започнете от нула и го коригирайте със съгласуване.

2. Записвайте движението в деня, в който е станало, с номера на документа

Единственото, което разваля сметката, е закъснелият запис. Продажбите, покупките, плащанията и разплащанията трябва да се въвеждат в същия ден; в полето за описание се записва номерът на документа (номер на фактура, на платежно, на чек). Ред без номер не може да се сравни със справката на насрещната страна в края на периода — това е навикът, който най-много скъсява времето за намиране на разликата при съгласуване.

3. Разделяйте дебита и кредита според посоката

В сметката на клиент издадената от вас фактура се записва в колона дебит, а получените от него пари — в колона кредит. В сметката на доставчик посоката е обратна: получените стоки увеличават вашето задължение, а извършеното плащане го намалява. Практичен начин да не се бъркате е да разграничите кодовете на контрагентите с префикс (клиенти C-, доставчици T- и т.н.). Ако не сте сигурни в коя колона отива дадено движение, задайте един въпрос: тази операция увеличи ли или намали задължението на насрещната страна към вас?

4. Движете салдото на всеки ред

Текущото салдо се получава, като от сбора на дебитите до този ред се извади сборът на кредитите: салдо = предишно салдо + дебит − кредит. Ако теглите една-единствена сума само в края на периода, грешката се показва след месеци; когато виждате салдото на всеки ред, неправилно въведената цифра се улавя още същата седмица. В Excel това се изгражда с формула за натрупваща се сума, в програмата се изчислява автоматично.

5. Записвайте падеж на всеки дебитен ред

Вземане без записан падеж е вземане, което не се следи: не изпъква в никой списък, а стои само като салдо. Ако клиентът каже „в края на месеца“ или „30 дни“, превърнете го в точна дата и го запишете. Подреждането веднъж седмично на просрочените по сума е най-малката система, която събира значителна част от плащанията; подробности има на страницата проследяване на плащания и падежи.

6. В края на периода се съгласувайте по извлечението

При приключване на месеца изгответе справката по сметката, изпратете я на насрещната страна и се споразумейте за салдото. Потвърдената сума е пренесеното салдо за следващия период; ако не е записана, при всяко съгласуване започвате от самото начало. Пълното закриване на сметката също е тази стъпка: когато салдото стане нула, не изтривайте картата, оставете в записа последното съгласувано салдо и датата — миналите движения са единственото доказателство при възражение, което се появи впоследствие.

Пример: справка по сметка на контрагент за един месец

Септември на сметката на един клиент. Пренесеното салдо е 4.000 ₺, т.е. толкова е дължал клиентът към вас в началото на месеца. Проследете колоната за салдо ред по ред — на всеки ред се прилага предишно салдо + дебит − кредит:

Последният ред проверява справката по два начина: сборът на дебитите е 24.300 ₺, сборът на кредитите е 17.250 ₺ и разликата им е 7.050 ₺ — същата като последната стойност на текущото салдо. Ако не съвпада, грешката е в някой ред и спира на мястото в колоната за салдо, където има скок. В края на месеца задължението на клиента е 7.050 ₺; ако фактура A-1416 от 22 септември е с отложено плащане, тази сума попада в списъка за проследяване на следващия месец.

С Excel или с програма?

Excel: отваряте горните шест колони, записвате в клетката за салдо формулата за натрупваща се сума и водите отделен лист за всеки контрагент. За малък брой контрагенти това е правилно и безплатно решение; готовата настройка можете да намерите в безплатния Excel шаблон за сметки на контрагенти. Затруднява се, когато контрагентите се увеличат: изборът на период, отсяването на просрочените и споделянето на извлечение стават ръчна работа всеки път.

Програма: в програмата за проследяване на контрагенти откривате картата на контрагента, въвеждате движението и салдото се движи автоматично; сметките с наближаващ падеж се събират в отделен доклад, а извлечението получавате, като изберете период. Работи в браузъра, не изисква инсталиране и се започва с безплатен акаунт. Ако искате да управлявате и склад, и продажби от едно място, по-подходящ може да е Ofisx, а ако в търговията на дребно водите само тефтер за продажби на вересия, по-подходящ може да е Veresiye Takibi; кое от двете ви подхожда, можете да видите на страницата за сравнение.

Сравняване на справката с насрещната страна

Правилно водената сметка с контрагент се изразява в салдо, което в края на периода се затваря без спор. Справката по сметката за определен интервал се нарича извлечение; колоните му и как се чете пренесеното салдо са обяснени на страницата какво е извлечение по сметка на контрагент, а как при несъвпадение на справките на двете страни разликата се намира не по сума, а по дата — с примерна таблица — на страницата как се съгласуват салда с контрагент. Готовият текст на писмото, което ще изпратите на насрещната страна — писмо, имейл и отговор на получен имейл за съгласуване — е на страницата образец на писмо и имейл за съгласуване на салда. Ако вземането ви е обезпечено с чек или полица, проследяването върви отделно: как се проследяват чекове и полици. Ако е нужно да прехвърлите вземането си от клиент срещу задължение към доставчик, това е прихващане между контрагенти; описанието и записването му са на отделна страница.

Често задавани въпроси

Последна актуализация: 2026-09-20

Спрете да сумирате салдото на ръка

Създайте безплатен акаунт, направете картите на контрагентите си — дълг, вземане и натрупващо се салдо идват вече изчислени.