पार्टी खाता कैसे रखें?

नीचे का वर्णन प्रक्रिया बताता है: बही के कॉलम, लेन-देन कैसे लिखा जाता है, शेष कैसे आगे बढ़ता है और खाता कैसे खोला और बंद किया जाता है। अगर डेबिट-क्रेडिट की अवधारणाएँ ही आपके लिए नई हैं, तो पहले पार्टी खाता क्या है पेज देखें; यहाँ परिभाषा दोहराई नहीं गई है।

खाता बही में कौन-से कॉलम होते हैं?

चाहे कागज़ की बही हो, Excel तालिका हो या प्रोग्राम; काम करने वाली पार्टी खाता व्यवस्था इन्हीं छह कॉलमों से बनती है। इससे कम में निगरानी अधूरी रहती है, इससे ज़्यादा कॉलम छोटे कारोबार में भरे ही नहीं जाते।

अगर आप उधार पर काम करते हैं, तो सातवें कॉलम के रूप में देय तिथि जोड़ें। जिस बकाये की देय तिथि नहीं लिखी, उसके बारे में पता ही नहीं चलता कि वह लेट हुआ या नहीं।

छह चरणों में पार्टी खाता रखना

1. हर फ़र्म के लिए एक ही पार्टी कार्ड खोलें

पार्टी खाता फ़र्म के कार्ड से खुलता है: फ़र्म का नाम, कर पहचान संख्या, फ़ोन और अगर हो तो शुरुआती (प्रारंभिक) शेष। अहम नियम एक-ही-कार्ड का है — अगर एक फ़र्म दो अलग कार्डों में रखी जाए तो आपका ब्योरा दो हिस्सों में बँट जाता है और कोई भी हिस्सा असली शेष नहीं दिखाता। नया कार्ड खोलने से पहले कर पहचान संख्या से खोजें; “Ahmet Ticaret” और “Ahmet Tic. Ltd.” एक ही फ़र्म हो सकती है। अगर शुरुआती शेष पता है तो उसे पहली पंक्ति में प्रारंभिक शेष के रूप में लिखें, पता नहीं तो शून्य से शुरू करें और खाता मिलान से ठीक करें।

2. लेन-देन उसी दिन और दस्तावेज़ नंबर के साथ लिखें

पार्टी खाते को बिगाड़ने वाली अकेली चीज़ देर से की गई प्रविष्टि है। बिक्री, खरीद, वसूली और भुगतान उसी दिन दर्ज होने चाहिए; विवरण में दस्तावेज़ नंबर (इनवॉइस नंबर, बैंक पर्ची नंबर, चेक नंबर) लिखा होना चाहिए। बिना नंबर की पंक्ति को अवधि के अंत में दूसरी पार्टी के ब्योरे से नहीं मिलाया जा सकता — खाता मिलान में अंतर खोजने का समय सबसे ज़्यादा घटाने वाली आदत यही है।

3. डेबिट और क्रेडिट को उनकी दिशा के अनुसार अलग करें

ग्राहक के खाते में आपका बनाया इनवॉइस डेबिट में और उससे मिला पैसा क्रेडिट कॉलम में लिखा जाता है। आपूर्तिकर्ता के खाते में दिशा उलटी होती है: आपका लिया हुआ माल आपका बकाया बढ़ाता है, किया हुआ भुगतान घटाता है। गड़बड़ से बचने का व्यावहारिक तरीका खाता कोड में उपसर्ग लगाना है (ग्राहकों के लिए C-, आपूर्तिकर्ताओं के लिए T- जैसे)। अगर पक्का नहीं कि कोई लेन-देन किस कॉलम में जाएगा, तो एक ही सवाल पूछें: इस लेन-देन ने दूसरी पार्टी पर आपके बकाये को बढ़ाया या घटाया?

4. शेष को हर पंक्ति में आगे बढ़ाएँ

चालू शेष उस पंक्ति तक के डेबिट के जोड़ में से क्रेडिट का जोड़ घटाकर निकलता है: शेष = पिछला शेष + डेबिट − क्रेडिट। अवधि के अंत में सिर्फ़ एक कुल जोड़ निकालने से गलती महीनों बाद दिखती है; हर पंक्ति में शेष देखने से गलत भरी राशि उसी हफ़्ते पकड़ में आ जाती है। Excel में यह जमा-जोड़ वाले फ़ॉर्मूले से बनता है, प्रोग्राम में अपने-आप निकलता है।

5. हर डेबिट पंक्ति में देय तिथि लिखें

जिस बकाये की देय तिथि नहीं लिखी, उसकी निगरानी नहीं होती: वह किसी सूची में उभरकर नहीं आता, सिर्फ़ शेष के रूप में पड़ा रहता है। अगर ग्राहक “महीने के अंत में” या “30 दिन में” कहे, तो उसे पक्की तारीख में बदलकर दर्ज करें। हफ़्ते में एक बार देय तिथि निकल चुके बकायों को राशि के अनुसार क्रम में देखना वसूली का बड़ा हिस्सा जुटाने वाली सबसे छोटी व्यवस्था है; इसका ब्योरा वसूली और देय तिथि की निगरानी पेज पर है।

6. अवधि के अंत में विवरण पर सहमति बनाएँ

महीना बंद करते समय खाते का ब्योरा निकालकर दूसरी पार्टी को भेजें और शेष पर सहमत हों। जो राशि पक्की हो जाती है, वही अगली अवधि का प्रारंभिक शेष है; अगर लिखित नहीं है तो हर मिलान में आप शुरू से शुरू करते हैं। खाते को पूरी तरह बंद करना भी यही चरण है: शेष शून्य हो जाए तो कार्ड मत हटाएँ, सहमत हुआ आखिरी शेष और तारीख रिकॉर्ड में रहने दें — पुराना लेन-देन बाद में उठने वाली किसी आपत्ति का इकलौता सबूत होता है।

उदाहरण: एक महीने का पार्टी खाता ब्योरा

एक ग्राहक के खाते का सितंबर महीना। प्रारंभिक शेष 4.000 ₺ है, यानी महीने की शुरुआत में ग्राहक पर आपका इतना बकाया था। शेष कॉलम को पंक्ति-दर-पंक्ति देखें — हर पंक्ति में पिछला शेष + डेबिट − क्रेडिट लागू हो रहा है:

आखिरी पंक्ति ब्योरे को दो तरह से जाँचती है: डेबिट का कुल 24.300 ₺, क्रेडिट का कुल 17.250 ₺ और दोनों का अंतर 7.050 ₺ — चालू शेष के आखिरी मान के बराबर। अगर न मिले तो गलती किसी एक पंक्ति में है और शेष कॉलम में वहीं रुकती है जहाँ उछाल आता है। महीने के अंत में ग्राहक का बकाया 7.050 ₺ है; अगर 22 सितंबर के इनवॉइस A-1416 की देय तिथि आगे की है, तो यह राशि अगले महीने की निगरानी सूची में दिखेगी।

Excel से या प्रोग्राम से?

Excel: ऊपर के छह कॉलम खोलते हैं, शेष वाले सेल में जमा-जोड़ का फ़ॉर्मूला लिखते हैं और हर पार्टी के लिए अलग शीट रखते हैं। कम पार्टियों के लिए यह सही और मुफ़्त हल है; तैयार सेटअप आप मुफ़्त खाता Excel टेम्पलेट में पा सकते हैं। मुश्किल तब आती है जब पार्टियाँ बढ़ती हैं: तारीख सीमा चुनना, देय तिथि निकल चुके बकाये छाँटना और विवरण साझा करना हर बार हाथ का काम बन जाता है।

प्रोग्राम: खाता बही: लेनदारी-देनदारी में आप पार्टी का कार्ड खोलते हैं, लेन-देन भरते हैं और शेष अपने-आप आगे बढ़ता है; देय तिथि पास आ रहे खाते अलग रिपोर्ट में इकट्ठे होते हैं, विवरण तारीख सीमा चुनकर लिया जाता है। यह ब्राउज़र में चलता है, इंस्टॉल की ज़रूरत नहीं और मुफ़्त खाते से शुरू होता है। अगर स्टॉक और बिक्री भी एक ही जगह से सँभालना चाहते हैं तो Ofisx, और अगर आप खुदरा में सिर्फ़ उधार खाता बही रखते हैं तो Veresiye Takibi ज़्यादा उपयुक्त हो सकता है; आपके लिए कौन-सा सही है, यह तुलना पेज पर देख सकते हैं।

ब्योरे को दूसरी पार्टी के साथ मिलाना

सही रखे गए पार्टी खाते का नतीजा वह शेष है जो अवधि के अंत में बिना बहस के बंद हो जाता है। खाते के किसी तय सीमा के ब्योरे को खाता विवरण कहते हैं; उसके कॉलम और प्रारंभिक शेष कैसे पढ़ा जाता है, यह खाता विवरण क्या है पेज पर, और दोनों पक्षों के ब्योरे न मिलने पर अंतर राशि से नहीं बल्कि तारीख से कैसे खोजा जाता है, यह खाता मिलान कैसे करें पेज पर उदाहरण तालिका के साथ समझाया गया है। दूसरी पार्टी को भेजे जाने वाले पत्र का तैयार पाठ —पत्र, ईमेल और आए हुए मिलान ईमेल का जवाब— खाता मिलान पत्र और ईमेल का नमूना पेज पर है। अगर आपका बकाया चेक या प्रॉमिसरी नोट में बदल गया है तो उसकी निगरानी अलग चलती है: चेक और प्रॉमिसरी नोट की निगरानी कैसे करें। अगर ग्राहक से अपने बकाये को आपूर्तिकर्ता पर अपनी देनदारी के बदले आगे सौंपना पड़े, तो यह खाता ट्रांसफर (cari virman) है; उसका पत्र और प्रविष्टि अलग पेज पर है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

अंतिम अपडेट: 2026-09-20

बैलेंस हाथ से जोड़ना छोड़ दें

मुफ़्त खाता बनाएँ, अपने खाता कार्ड तैयार करें; डेबिट, क्रेडिट और क्रमिक बैलेंस पहले से गणना किए हुए मिलेंगे।