Как вести счёт контрагента?

Ниже описана процедура: столбцы книги, как записывается операция, как ведётся сальдо и как счёт открывается и закрывается. Если сами понятия дебета и кредита вам в новинку, сначала посмотрите страницу что такое счёт контрагента; определение здесь не повторяется.

Какие столбцы бывают в книге счёта контрагента?

Будь то бумажная книга, таблица Excel или программа, рабочий порядок учёта по счёту контрагента состоит из шести столбцов. Меньше — учёт будет неполным, больше — в небольшой компании столбцы останутся незаполненными.

Если вы работаете с отсрочкой платежа, добавьте седьмым столбцом срок оплаты. Задолженность без указанного срока — это задолженность, о которой не понять, просрочена ли она.

Ведение счёта контрагента в шесть шагов

1. Заведите на каждую компанию одну карточку

Счёт контрагента открывается карточкой компании: наименование, налоговый номер, телефон и, если есть, начальное (входящее) сальдо. Главное правило — единственность: если одна и та же компания ведётся в двух карточках, ваша выписка разделится надвое, и ни одна половина не покажет реальное сальдо. Перед созданием новой карточки поищите по налоговому номеру; «Ahmet Ticaret» и «Ahmet Tic. Ltd.» могут быть одной компанией. Если вы знаете начальное сальдо, запишите его в первую строку как входящее; если не знаете, начните с нуля и исправьте по итогам сверки.

2. Записывайте операцию в тот же день и с номером документа

Единственное, что портит учёт по счёту, — запоздалая запись. Продажа, покупка, поступление и платёж должны проводиться в тот же день; в поле описания нужно указывать номер документа (номер счёта, платёжного поручения, чека). Строку без номера на конец периода не с чем сопоставить в выписке другой стороны — а именно эта привычка больше всего сокращает время поиска разницы при сверке.

3. Разделяйте дебет и кредит по направлению

В счёте покупателя выставленный вами счёт записывается в дебет, а полученные от него деньги — в кредит. В счёте поставщика направление обратное: полученный товар увеличивает ваш долг, а произведённый платёж его уменьшает. Практичный способ не путаться — разделять коды контрагентов префиксом (покупатели — C-, поставщики — T-). Если вы не уверены, в какой столбец записать операцию, задайте один вопрос: эта операция увеличила или уменьшила долг другой стороны перед вами?

4. Считайте сальдо в каждой строке

Текущее сальдо находится вычитанием суммы кредитов из суммы дебетов до этой строки: сальдо = предыдущее сальдо + дебет − кредит. Если брать единственный итог только в конце периода, ошибка проявится через месяцы; когда сальдо видно в каждой строке, неверно введённую цифру замечают в ту же неделю. В Excel это строится формулой накопительного итога, в программе считается автоматически.

5. Указывайте срок оплаты в каждой строке дебета

Задолженность без указанного срока — это задолженность, за которой не следят: она не выделяется ни в одном списке и просто числится сальдо. Если покупатель говорит «в конце месяца» или «через 30 дней», переведите это в точную дату и запишите. Раз в неделю сортировать просроченные по сумме — самая простая система, которая обеспечивает значительную часть поступлений; подробности — на странице контроль поступлений и сроков оплаты.

6. В конце периода согласуйте сальдо по выписке

При закрытии месяца сформируйте выписку по счёту, отправьте другой стороне и договоритесь о сальдо. Подтверждённая сумма становится входящим сальдо следующего периода; если она не зафиксирована письменно, при каждой сверке вы начинаете с нуля. На этом шаге также полностью закрывается счёт: когда сальдо обнулилось, не удаляйте карточку, оставьте в записи последнее согласованное сальдо и дату — история операций остаётся единственным доказательством при возражении, которое может появиться позже.

Пример: выписка по счёту контрагента за месяц

Сентябрь по счёту одного покупателя. Входящее сальдо 4.000 ₺, то есть столько покупатель был должен вам на начало месяца. Проследите столбец сальдо построчно — в каждой строке применяется предыдущее сальдо + дебет − кредит:

Последняя строка проверяет выписку двумя способами: сумма дебетов 24.300 ₺, сумма кредитов 17.250 ₺, и их разность 7.050 ₺ — то же, что последнее значение текущего сальдо. Если не сходится, ошибка в какой-то строке и находится там, где в столбце сальдо происходит скачок. На конец месяца долг покупателя — 7.050 ₺; если по счёту A-1416 от 22 сентября установлен срок оплаты, эта сумма попадёт в список контроля следующего месяца.

Excel или программа?

Excel: вы открываете шесть столбцов выше, в ячейку сальдо вносите формулу накопительного итога и для каждого контрагента ведёте отдельный лист. Для небольшого числа контрагентов это верное и бесплатное решение; готовую настройку можно найти в бесплатном шаблоне Excel для учёта контрагентов. Трудности начинаются, когда контрагентов становится больше: выбор периода, отбор просроченных и передача выписки каждый раз превращаются в ручную работу.

Программа: в приложении «Учёт контрагентов: Долги» вы открываете карточку контрагента, вносите операцию, и сальдо считается само; счета с приближающимся сроком оплаты собираются в отдельном отчёте, а выписку вы получаете, выбрав период. Работает в браузере, установка не нужна, начать можно с бесплатного аккаунта. Если хотите вести склад и продажи там же, больше подойдёт Ofisx, а если в рознице вы ведёте только книгу долгов в кредит (veresiye) — Veresiye Takibi; что подойдёт именно вам, можно посмотреть на странице сравнения.

Сравнение выписки с другой стороной

Результат правильно ведённого счёта контрагента — сальдо, которое в конце периода закрывается без споров. Выписка по счёту за определённый промежуток называется cari ekstre; её столбцы и чтение входящего сальдо мы разобрали на странице что такое выписка по счёту контрагента, а то, как искать разницу не по сумме, а по дате, когда выписки двух сторон не совпадают, — с примером таблицы на странице как провести сверку расчётов с контрагентом. Готовые тексты для отправки другой стороне — письмо, электронное письмо и ответ на полученное письмо о сверке — на странице образец письма и электронного письма о сверке расчётов. Если ваша задолженность оформлена чеком или векселем, их учёт ведётся отдельно: как вести учёт чеков и векселей. А если нужно передать требование к покупателю в счёт долга перед вашим поставщиком, это взаимозачёт между контрагентами (cari virman); письмо и проводка — на отдельной странице.

Частые вопросы

Последнее обновление: 2026-09-20

Хватит считать сальдо вручную

Создайте бесплатный аккаунт и заведите карточки контрагентов; дебет, кредит и нарастающее сальдо будут рассчитаны автоматически.