Как вести учёт поступлений и сроков платежей?

Деньги за проданный, но не полученный товар — это деньги, которых не видно в кассе. Задача учёта поступлений — держать их на виду: от кого, сколько и с какой даты.

Учёт поступлений и сроков платежей за пять шагов

1. Записывайте срок в момент продажи

Срок записывается в момент выставления счёта или оформления продажи в кредит — потом о нём не вспомнят. Если клиент говорит «в конце месяца» или «через 30 дней», переведите это в точную дату и запишите. Требование без указанного срока не выделяется ни в одном списке: оно просто лежит сальдо, и понять, просрочено ли оно, нельзя. Весь учёт поступлений держится на этом единственном поле.

2. Разделите требования на три группы: просрочено, сегодня, приближается

Если сортировать все требования одним списком по сумме, самое срочное окажется скрыто. Разделите список по дате срока на три части: с истёкшим сроком, со сроком сегодня и которые наступят в ближайшие 7–30 дней. Итог по каждой группе пишите отдельно; настоящий ответ на вопрос «сколько мне должны» — это первая группа, а не третья.

3. Среди просроченных начинайте с самой крупной суммы

Внутри группы просроченных отсортируйте по сумме и в тот же день позвоните по первым трём позициям. Когда вы заняты множеством просрочек на небольшие суммы, а крупное требование ждёт ещё неделю, — это самая дорогая ошибка для денежного потока. Во время звонка держите перед глазами и текущее сальдо контрагента: если был частичный платёж, позиция со сроком и сальдо отличаются, и если назвать не ту цифру, разговор затянется.

4. Напоминайте до наступления срока

О приближающихся сроках оплаты напомните коротким информационным сообщением за несколько дней до даты платежа: сумма, дата и номер счёта, к которому относится долг. Если срок по счёту уже прошёл, к тем же трём данным приложите выписку по расчётам с контрагентом, чтобы не спорить о том, что именно нужно оплатить. О том, как готовить и читать такую выписку, мы рассказали на странице что такое выписка по счёту контрагента.

5. Проводите оплату в тот же день и указывайте, за какой счёт она получена

Если поступившая оплата не внесена на счёт контрагента (cari hesap — карточка взаиморасчётов с клиентом или поставщиком) в тот же день, возникает неприятная ошибка: приходится повторно звонить клиенту, который уже заплатил. В поле комментария укажите, какой счёт закрыт; при частичной оплате запишите также остаток и новую обещанную дату. Если по итогам периода остатки сторон не совпадают, искать причину нужно в первую очередь здесь — подробности на странице как провести сверку взаиморасчётов.

Пример: список сроков оплаты утром 15 сентября

Список оптовика, продавшего товар в рассрочку шести клиентам. Если бы те же записи были отсортированы по сумме, на первом месте оказалась бы сумма 12.000 ₺ со сроком оплаты через 25 дней; при группировке по дате платежа на первый план выходят три счёта, по которым нужно звонить сегодня:

Всего просрочено 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; срок оплаты наступает сегодня по 4.800 ₺; в ближайшие 30 дней поступит 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Порядок звонков на сегодня — A, B, C: срок просрочки и сумма указывают в одну сторону. Клиенту D достаточно короткого напоминания утром; для E информационное сообщение планируется через несколько дней.

Как вести учёт сроков оплаты в Excel?

Записывайте каждую задолженность в отдельную строку: клиент, номер документа, сумма, дата платежа. Если дата платежа находится в столбце E, остаток дней и статус получаются двумя формулами:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Сначала отсортируйте список по столбцу «Статус», затем по «Сумме»; с помощью условного форматирования закрасьте строки ПРОСРОЧЕНО красным. Когда оплата поступила, не удаляйте строку, а впишите дату и сумму получения в соседний столбец — так будет виден остаток при частичной оплате. Готовая версия такой настройки — в бесплатном шаблоне учёта счетов контрагентов, который сам отмечает просроченные строки; если вы хотите отслеживать поступления и остаток по каждому счёту, больше подойдёт шаблон Excel для учёта счетов.

Ограничение Excel в том, что список не обновляется сам: каждое утро нужно открывать файл и фильтровать его, отправлять напоминания из другого места и вручную сопоставлять частичные оплаты.

Учёт оплат и сроков в приложении

Записывая продажу или покупку в приложении «Учёт контрагентов: Долги», вы в поле срока оплаты выбираете готовый срок — 15, 30, 60 или 90 дней — либо указываете точную дату в календаре. Экран «Учёт сроков» делит эти записи на две части: к получению (клиенты) и к оплате (поставщики); в каждой из них просроченные, наступающие сегодня и приближающиеся платежи показаны отдельными блоками с итогами. Окно просмотра можно переключать на 7, 30 или 90 дней, а из каждой строки — позвонить клиенту одним касанием либо перейти в WhatsApp и отправить напоминание. Если сумма по сроку и текущий баланс контрагента различаются, видны обе. Если задолженность оформлена не как открытый счёт, а как чек или вексель, способ учёта меняется: как отдельно вести полученные и выданные бумаги в портфеле и как непроплаченный чек возвращается в счёт контрагента, мы описали на странице как вести учёт чеков и векселей; чеки и векселя с приближающимся сроком также собираются в панели в отдельном отчёте по срокам.

Если вы хотите вести в одной программе ещё и склад с продажами, возможно, лучше подойдёт Ofisx; если вы ведёте тетрадь долгов в розничной торговле, то, возможно, удобнее Veresiye Takibi; их сравнение — на странице что мне подойдёт. Саму логику «долги и требования» мы объяснили на странице что такое счёт контрагента.

Частые вопросы

Последнее обновление: 2026-09-19

Не составляйте список сроков оплаты вручную каждое утро

Создайте бесплатный аккаунт, вносите продажи со сроком оплаты — просроченные счета сами соберутся наверху.