ติดตามการรับชำระและวันครบกำหนดอย่างไร

เงินที่ขายไปแล้วแต่ยังเก็บไม่ได้ คือเงินที่มองไม่เห็นในลิ้นชักเงินสด งานของการติดตามการรับชำระคือทำให้เงินนั้นมองเห็นอยู่เสมอ ว่าจากใคร เท่าไร และตั้งแต่วันไหน

ติดตามการรับชำระและวันครบกำหนดใน 5 ขั้นตอน

1. ใส่วันครบกำหนดตอนขาย

วันครบกำหนดต้องใส่ตอนออกใบแจ้งหนี้หรือบันทึกการขายเชื่อ เพราะภายหลังจะนึกไม่ออก หากลูกค้าบอกว่า “สิ้นเดือน” หรือ “30 วัน” ให้แปลงเป็นวันที่แน่นอนแล้วบันทึก ยอดเรียกเก็บที่ไม่มีวันครบกำหนดจะไม่โดดเด่นขึ้นมาในรายการใดเลย มันเป็นเพียงยอดคงเหลือ และบอกไม่ได้ว่าเลยกำหนดหรือยัง การติดตามการรับชำระทั้งหมดอยู่บนช่องเดียวนี้

2. แบ่งยอดเรียกเก็บเป็นสามกลุ่ม: เลยกำหนด วันนี้ ใกล้ถึง

การเรียงยอดเรียกเก็บทั้งหมดในรายการเดียวตามจำนวนเงินจะซ่อนรายการที่เร่งด่วนที่สุดไว้ ให้แบ่งรายการเป็นสามกลุ่มตามวันครบกำหนด: ที่เลยกำหนด, ที่ครบกำหนดวันนี้ และ ที่จะครบกำหนดใน 7–30 วันข้างหน้า เขียนยอดรวมของแต่ละกลุ่มแยกกัน คำตอบที่แท้จริงของคำถาม “ฉันมียอดเรียกเก็บเท่าไร” ไม่ใช่กลุ่มที่สาม แต่คือกลุ่มแรก

3. เริ่มจากยอดใหญ่ที่สุดในกลุ่มที่เลยกำหนด

ภายในกลุ่มที่เลยกำหนด ให้เรียงตามจำนวนเงินและโทรหาสามรายการแรกในวันนั้น ความผิดพลาดที่แพงที่สุดต่อกระแสเงินสดคือการมัวจัดการกับรายการเลยกำหนดจำนวนเล็ก ๆ หลายรายการ ขณะที่ยอดเรียกเก็บก้อนใหญ่ต้องรออีกสัปดาห์ ระหว่างโทรให้เปิดยอดคงเหลือปัจจุบันของคู่ค้าไว้ด้วย หากมีการชำระบางส่วนแล้ว รายการที่ครบกำหนดจะต่างจากยอดคงเหลือ และการทวงตัวเลขผิดจะทำให้การสนทนายืดเยื้อ

4. เตือนก่อนถึงวันครบกำหนด

สำหรับรายการที่ใกล้ครบกำหนด ให้ส่งข้อความแจ้งสั้น ๆ ล่วงหน้าก่อนวันครบกำหนดสองสามวัน โดยระบุยอดเงิน วันที่ และใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง ส่วนบัญชีที่เลยกำหนดแล้ว ให้แนบใบแสดงรายการบัญชีไปพร้อมข้อมูลสามอย่างเดิม เพื่อไม่ต้องมาเถียงกันว่าต้องชำระอะไร เราอธิบายวิธีจัดทำและอ่านใบแสดงรายการบัญชีไว้ในหน้า ใบแสดงรายการบัญชีคืออะไร แล้ว

5. บันทึกการรับชำระในวันเดียวกัน และระบุว่าเป็นของใบแจ้งหนี้ใบไหน

หากไม่บันทึกเงินที่ได้รับเข้าบัญชีลูกหนี้ในวันเดียวกัน ก็อาจเกิดข้อผิดพลาดที่น่าอึดอัด เช่น โทรตามหนี้ลูกค้าที่จ่ายเงินไปแล้ว ให้ระบุในช่องหมายเหตุว่าชำระใบแจ้งหนี้ใบไหน และหากชำระบางส่วนก็ให้จดยอดคงเหลือและวันที่ลูกค้าสัญญาว่าจะจ่ายครั้งใหม่ไว้ด้วย เมื่อสิ้นงวดแล้วยอดของสองฝ่ายไม่ตรงกัน นี่คือจุดแรกที่ควรตรวจสอบ — รายละเอียดอยู่ในหน้า วิธีกระทบยอดบัญชีคู่ค้า

ตัวอย่าง: รายการครบกำหนดช่วงเช้าวันที่ 15 กันยายน

นี่คือรายการของผู้ค้าส่งรายหนึ่งที่ขายเชื่อให้ลูกค้าหกราย หากเรียงรายการเดียวกันตามยอดเงิน รายการบนสุดจะเป็นยอด 12.000 ₺ ที่จะครบกำหนดในอีก 25 วัน แต่เมื่อจัดกลุ่มตามวันครบกำหนด บัญชีสามรายที่ต้องโทรตามวันนี้จะขึ้นมาอยู่ด้านหน้า:

ยอดเกินกำหนดรวม 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺ ครบกำหนดวันนี้ 4.800 ₺ และยอดที่จะถึงกำหนดใน 30 วันข้างหน้า 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺ ลำดับการโทรตามวันนี้คือ A, B, C — ทั้งระยะเวลาที่เกินกำหนดและยอดเงิน ชี้ไปในทิศทางเดียวกัน สำหรับ D แค่ส่งข้อความเตือนสั้น ๆ ในตอนเช้าก็พอ ส่วน E ให้วางแผนส่งข้อความแจ้งอีกสองสามวันข้างหน้า

ติดตามวันครบกำหนดใน Excel ทำอย่างไร

บันทึกลูกหนี้แต่ละรายการเป็นหนึ่งแถว ได้แก่ ลูกค้า เลขที่เอกสาร ยอดเงิน และวันครบกำหนด หากวันครบกำหนดอยู่ในคอลัมน์ E จำนวนวันที่เหลือและสถานะจะได้จากสองสูตร:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

เรียงรายการตามสถานะก่อน แล้วจึงเรียงตามจำนวนเงิน จากนั้นใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทำให้แถวที่เกินกำหนดเป็นสีแดง เมื่อได้รับเงินแล้วอย่าลบแถวทิ้ง แต่ให้เขียนวันที่และจำนวนเงินที่รับไว้ในคอลัมน์ข้าง ๆ — กรณีชำระบางส่วน ยอดคงเหลือจะยังมองเห็นได้ แบบที่ตั้งค่าไว้เสร็จแล้วคือ เทมเพลตติดตามบัญชีคู่ค้าฟรี ที่ทำเครื่องหมายแถวเกินกำหนดให้อัตโนมัติ หากต้องการติดตามการรับชำระและยอดคงเหลือแยกตามใบแจ้งหนี้ ให้ใช้ เทมเพลต Excel ติดตามใบแจ้งหนี้ จะเหมาะกว่า

ข้อจำกัดของ Excel คือรายการไม่อัปเดตตัวเอง: คุณต้องเปิดไฟล์และกรองข้อมูลทุกเช้า ส่งข้อความเตือนจากอีกช่องทางหนึ่ง และจับคู่การชำระบางส่วนด้วยมือ

ติดตามการรับชำระและวันครบกำหนดด้วยโปรแกรม

ในสมุดบัญชีคู่ค้า: ค้างรับ-จ่าย เมื่อบันทึกการขายหรือการซื้อ คุณเลือกระยะเวลาสำเร็จรูป 15, 30, 60 หรือ 90 วันในช่องวันครบกำหนด หรือกำหนดวันที่แน่นอนจากปฏิทินก็ได้ หน้าจอ ติดตามวันครบกำหนด แบ่งรายการเหล่านี้เป็นสองส่วน คือที่ต้องรับชำระ (ลูกค้า) และที่ต้องจ่าย (ซัพพลายเออร์) ในแต่ละส่วนจะแสดงรายการที่เกินกำหนด ครบกำหนดวันนี้ และใกล้ครบกำหนดแยกเป็นบล็อก พร้อมยอดรวมของแต่ละบล็อก คุณปรับช่วงเวลาเป็น 7, 30 หรือ 90 วันได้ โทรหาลูกค้าได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียวจากแต่ละแถว หรือสลับไปที่ WhatsApp เพื่อส่งข้อความเตือนก็ได้ หากยอดของรายการที่มีกำหนดชำระกับยอดคงเหลือปัจจุบันของบัญชีคู่ค้าต่างกัน ทั้งสองยอดจะแสดงคู่กัน หากลูกหนี้ถูกเปลี่ยนจากบัญชีเชื่อเป็นเช็คหรือตั๋วสัญญาใช้เงิน วิธีติดตามก็จะเปลี่ยนไป — เราอธิบายไว้ในหน้า วิธีติดตามเช็คและตั๋วสัญญาใช้เงิน ว่าเอกสารที่รับและที่จ่ายถูกติดตามแยกในพอร์ตโฟลิโอต่างหากอย่างไร และเมื่อเช็คเด้งจะบันทึกย้อนกลับเข้าบัญชีคู่ค้าอย่างไร ส่วนเช็คและตั๋วที่ใกล้ครบกำหนดจะถูกรวมไว้ในรายงานวันครบกำหนดของแดชบอร์ดอีกด้วย

หากต้องการจัดการสต็อกและการขายในโปรแกรมเดียวกัน Ofisx อาจเหมาะกว่า และหากคุณทำสมุดบัญชีลูกหนี้ในร้านค้าปลีก Veresiye Takibi อาจเหมาะกว่า เปรียบเทียบได้ในหน้า แบบไหนเหมาะกับฉัน ส่วนหลักการของบัญชีหนี้สิน-ลูกหนี้นั้น เราอธิบายไว้ในหน้า บัญชีคู่ค้าคืออะไร

คำถามที่พบบ่อย

อัปเดตล่าสุด: 2026-09-19

เลิกทำรายการครบกำหนดด้วยมือทุกเช้า

เปิดบัญชีฟรี บันทึกการขายพร้อมวันครบกำหนด แล้วรายการที่เกินกำหนดจะถูกรวมขึ้นมาอยู่บนสุดโดยอัตโนมัติ