Як вести облік надходжень і строків оплати?

Продані, але не отримані гроші — це гроші, яких не видно в касі. Завдання обліку надходжень — тримати їх на виду: від кого, скільки, з якої дати.

Облік надходжень і строків оплати за п’ять кроків

1. Вказуйте строк у момент продажу

Строк записують, коли виписують рахунок або проводять продаж у борг — потім його вже не згадати. Якщо клієнт каже «наприкінці місяця» чи «30 днів», перетворіть це на точну дату й запишіть. Вимога без вказаного строку не виділяється в жодному списку; вона просто лежить як залишок, і не зрозуміло, чи є прострочення. Весь облік надходжень тримається на цьому одному полі.

2. Розділіть вимоги на три групи: прострочені, сьогодні, наближаються

Якщо сортувати всі вимоги в одному списку за сумою, найтерміновіше ховається. Розділіть список за датою строку на три частини: з минулим строком, ті, строк яких настає сьогодні і ті, що настануть найближчими 7–30 днями. Пишіть підсумок кожної групи окремо; справжня відповідь на запитання «скільки я маю отримати» — це не третя група, а перша.

3. У простроченнях починайте з найбільшої суми

У групі прострочених відсортуйте за сумою й того ж дня зателефонуйте за першими трьома позиціями. Поки ви займаєтеся великою кількістю дрібних прострочень, велика вимога чекає ще тиждень — це найдорожча помилка для руху коштів. Під час дзвінка тримайте перед собою й поточний залишок контрагента: якщо була часткова оплата, позиція зі строком і залишок відрізняються, а прохання про неправильну суму затягує розмову.

4. Нагадуйте до дня строку

Про наближення термінів оплати надішліть коротке інформаційне повідомлення за кілька днів до дати оплати: сума, дата і до якого рахунку-фактури воно належить. Якщо термін уже минув, додайте до цих трьох відомостей виписку по рахунку контрагента, щоб не сперечатися, що саме треба сплатити. Як складати й читати таку виписку, ми розповіли на сторінці що таке виписка по рахунку контрагента.

5. Проводьте надходження оплати в той самий день і вказуйте, до якого рахунку воно належить

Якщо отриману оплату не внести в той самий день як кредит на рахунок контрагента, виникає прикра помилка — доводиться знову телефонувати клієнту, який уже заплатив. У полі опису вкажіть, який рахунок закрито; при частковій оплаті запишіть також залишок і нову обіцяну дату. Якщо наприкінці періоду сальдо обох сторін не збігається, шукати причину слід насамперед тут — докладніше на сторінці як зробити звірку розрахунків з контрагентом.

Приклад: список термінів оплати вранці 15 вересня

Список оптовика, який продав у розстрочку шістьом клієнтам. Якби ті самі записи були відсортовані за сумою, нагорі опинилися б 12 000 ₺ з терміном оплати через 25 днів; а при групуванні за датою оплати вперед виходять три рахунки, яким потрібно зателефонувати сьогодні:

Разом прострочено 18 400 + 7 250 + 3 100 = 28 750 ₺; сьогодні настає термін оплати 4 800 ₺; у найближчі 30 днів надійде 9 600 + 12 000 = 21 600 ₺. Черга дзвінків на сьогодні — A, B, C: тривалість прострочення й сума вказують в одному напрямку. Клієнту D достатньо короткого нагадування вранці; для E за кілька днів плануємо інформаційне повідомлення.

Як вести облік термінів оплати в Excel?

Записуйте кожну дебіторську заборгованість в окремий рядок: клієнт, номер документа, сума, дата оплати. Якщо дата оплати стоїть у стовпці E, кількість днів, що залишилися, і статус обчислюються двома формулами:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Спочатку відсортуйте список за статусом, потім за сумою; за допомогою умовного форматування зафарбуйте рядки GECİKTİ (прострочено) червоним. Коли надходить оплата, не видаляйте рядок: впишіть дату й суму надходження в сусідній стовпець — так буде видно залишок при частковій оплаті. Готове втілення такого налаштування — безкоштовний шаблон обліку рахунків контрагентів, який сам позначає прострочені рядки; якщо ж ви хочете стежити за надходженнями й залишком по кожному рахунку-фактурі, краще підійде шаблон Excel для обліку рахунків-фактур.

Обмеження Excel у тому, що список не оновлюється сам: щоранку доводиться відкривати файл і фільтрувати його, надсилати нагадування окремо й вручну зіставляти часткові оплати.

Облік надходжень і термінів оплати в програмі

У «Облік боргів: Контрагенти» при записі продажу чи закупівлі в полі терміну оплати ви обираєте один із готових термінів — 15, 30, 60 або 90 днів — або вказуєте точну дату в календарі. Екран «Терміни оплати» ділить ці записи на ті, що підлягають отриманню (клієнти), і ті, що підлягають сплаті (постачальники); у кожному з розділів прострочені, ті, що настають сьогодні, і найближчі показано окремими блоками з підсумками. Вікно можна змінити на 7, 30 або 90 днів, а з кожного рядка — одним дотиком зателефонувати клієнтові або перейти у WhatsApp і надіслати нагадування. Якщо сума за терміном оплати відрізняється від поточного сальдо контрагента, видно обидва значення. Якщо заборгованість оформлено не як відкритий рахунок, а чеком чи векселем, спосіб обліку змінюється — як окремо вести отримані та видані документи в портфелі й як повернутий неоплаченим документ повертається на рахунок контрагента, ми розповіли на сторінці як вести облік чеків і векселів; чеки та векселі, термін яких наближається, окремо збираються в панелі у звіті за термінами.

Якщо хочете вести в одній програмі ще й товарні запаси та продажі, зверніть увагу на Ofisx; якщо ви ведете книгу боргів у роздрібній торгівлі, можливо, краще підійде Veresiye Takibi; їх порівняння — на сторінці що мені підійде. Саму логіку «борг — вимога» ми пояснили на сторінці що таке рахунок контрагента.

Поширені запитання

Останнє оновлення: 2026-09-19

Не складайте список термінів оплати вручну щоранку

Створіть безкоштовний обліковий запис, вводьте продажі з терміном оплати — і прострочені самі збиратимуться вгорі.