Як запросити виписку по рахунку контрагента?
Виписку по рахунку контрагента запитують коротким листом електронною поштою або офіційним листом: у ньому зазначають повну назву вашої компанії та податковий номер, дати початку й кінця потрібного періоду, поля, які мають бути в зведенні (дата, номер документа, пояснення, дебет, кредит, поточне сальдо та сальдо на початок періоду в першому рядку), потрібний формат (зазвичай PDF) і дату, до якої чекаєте відповідь. Отриману виписку звіряють зі своїми записами рядок за рядком; якщо все збігається, сальдо додатково підтверджують письмово.
На цій сторінці є чотири тексти, які можна скопіювати й використати: лист із запитом виписки до клієнта та до постачальника, офіційний лист-запит і лист, який ви напишете, надсилаючи власну виписку. Що таке виписка і як її читати — окрема тема, вона розглянута на сторінці що таке виписка по рахунку контрагента.
Одразу розрізнімо два поняття: запит виписки просить у другої сторони зведення операцій, а лист для звірки взаєморозрахунків просить лише підтвердити сальдо. Вони йдуть по черзі — спершу порівнюють зведення, потім підтверджують сальдо; ця процедура описана на сторінці як провести звірку взаєморозрахунків.
Що писати, запитуючи виписку: п’ять кроків
1. Вкажіть період датами
Чітко напишіть перший і останній день: «01.01.2026 – 25.09.2026». На прохання на кшталт «останні операції» чи «зведення за цей рік» друга сторона надішле той проміжок, який обере сама, і два зведення не збігатимуться за днем. Якщо період починається з середини, попросіть, щоб сальдо на початок періоду стояло в першому рядку.
2. Назвіть потрібні поля
Дата, номер документа, пояснення, дебет, кредит і поточне сальдо в кожному рядку. Зведення без номерів документів не покаже, за яким рахунком ви розійшлися, коли знайдеться розбіжність; а підсумок, у якому є лише загальна сума, випискою не є.
3. Вкажіть формат і дату відповіді
Просіть документ у PDF; якщо так легше порівнювати з вашими записами, можна додатково попросити Excel. Напишіть конкретну дату — запит без дати потрапляє в чергу й забувається.
4. Додайте дані про себе
Напишіть повну офіційну назву компанії та податковий номер. За ними друга сторона знайде, у якій картці контрагента вона вас веде; випадки, коли одна й та сама фірма записана в двох окремих картках, найчастіше виявляються саме тут.
5. Порівняйте отриману виписку зі своїми записами
Спершу перевірте сальдо на початок періоду, потім кількість рядків. Якщо якийсь рядок не збігається, шукайте розбіжність за датою, а не за підсумком; якщо все збігається, попросіть письмово підтвердити сальдо. Деталі порівняння є на сторінці про звірку взаєморозрахунків.
Лист клієнту із запитом виписки по рахунку контрагента
Щоб дізнатися, як борг клієнта перед вами виглядає в його обліку. Замініть місця у квадратних дужках вашими даними:
У темі листа вкажіть період і назву вашої компанії: бухгалтерії отримують десятки запитів за тиждень і потім шукають лист за назвою періоду.
Лист постачальнику із запитом виписки по рахунку контрагента
Щоб побачити, як ваш борг перед постачальником відображено в його обліку, до того як платити. Тут також корисно уточнити, чи здійснені вами платежі є у зведенні:
Зразок листа-запиту виписки по рахунку контрагента (заяви)
Хоч у пошуку це слово звучить як «заява», це не офіційна форма; це зразок ділового листування між компаніями, і єдиного обов’язкового шаблону немає. Якщо бухгалтерія другої сторони вимагає письмового запиту або ви хочете, щоб лист пішов на фірмовому бланку з печаткою та підписом, використайте такий формат:
Якщо лист має спричинити юридичні наслідки — спірна заборгованість, підготовка до примусового стягнення чи позову — потрібна окрема оцінка; у такому разі зверніться до свого бухгалтера або юриста.
Лист, який ви напишете, надсилаючи власну виписку
Якщо виписку просять у вас або ви хочете наперед надіслати власне зведення, щоб полегшити роботу другій стороні, пишіть коротко й чітко вказуйте напрямок сальдо:
Вкажіть в імені файлу назву компанії та дату формування: друга сторона через місяці шукатиме вкладення саме за нею. Надсилайте документ у форматі PDF — файл, який можна редагувати, означає, що цифри, які ви надіслали, можна змінити згодом.
Як підготувати виписку для відправлення?
В Excel: найкоротший шлях підготувати зведення для одного контрагента — безкоштовний Excel-шаблон зразка виписки по рахунку контрагента: ви вносите операції, і документ із поточним сальдо, готовий до друку, заповнюється сам. Зберігаєте його у PDF і додаєте до листа.
У програмі: в застосунку «Облік боргів: Контрагенти» ви відкриваєте картку клієнта або постачальника, переходите на вкладку Виписка по рахунку і вибираєте початкову та кінцеву дати; операції за період, перенесене сальдо та поточне сальдо вже пораховані. Кнопка Друк виписки відкриває у вікні друку браузера документ із даними вашої компанії, діапазоном дат і операціями разом із сальдо; звідти ви зберігаєте його у PDF і додаєте до листа. Панель не надсилає виписку безпосередньо електронною поштою чи через WhatsApp; PDF ви додаєте до наведеного вище листа самі.
Що робити з отриманою випискою?
1. Перевірте сальдо на початок періоду. Якщо цифри обох сторін на початок періоду не збігаються, проблема не в цьому періоді, а раніше; спершу поверніться туди.
2. Порівняйте кількість рядків. Чи є за той самий проміжок дат рахунок, надходження оплати або повернення, які є у вас, але немає в них (або навпаки)? Сума розбіжності найчастіше відповідає одному документу. Приклад таблиці такого порівняння — на сторінці як провести звірку взаєморозрахунків.
3. Якщо все збігається, підтвердіть сальдо письмово. Виписка — це зведення, а не підтвердження. Щоб друга сторона підтвердила кінцеве сальдо разом із датою формування, скористайтеся зразком листа та електронного листа для звірки.
Поширені запитання
Як запросити виписку по рахунку контрагента?
Другій стороні надсилають короткий електронний лист або лист у довільній формі. У ньому вказують вашу повну назву та податковий номер, дати початку й кінця потрібного періоду, поля, які мають бути у зведенні (дата, номер документа, пояснення, дебет, кредит, поточне сальдо), потрібний формат (зазвичай PDF) і дату відповіді. Окреме прохання показати сальдо на початок періоду в першому рядку запобігає неповному зведенню.
Як часто слід запитувати виписку по рахунку контрагента?
Обов’язкового графіка немає; кожен бізнес вибудовує свій порядок. Для контрагентів, з якими ви працюєте регулярно, практична звичка — запитувати раз на місяць або на квартал. Не чекайте й запитуйте перед оплатою, наприкінці періоду, коли бачите несподіваний стрибок сальдо, або коли закінчуєте співпрацю з контрагентом.
Що робити, якщо друга сторона не надсилає виписку?
Спершу один раз нагадайте після дати відповіді. Якщо виписки досі немає, надішліть власну й запитайте: «чи збігається з вашими записами?»; тоді для другої сторони робота зводиться від складання зведення з нуля до порівняння. Мовчання не означає згоди; зберігайте дати своїх відправлень. Якщо йдеться про спір або юридичну процедуру, зверніться до свого бухгалтера або юриста.
У чому різниця між запитом виписки та запитом звірки?
Запит виписки просить у другої сторони зведення операцій: який рахунок, оплата чи повернення оброблені якого числа. Лист для звірки просить підтвердити одну цифру — сальдо на певну дату. Зазвичай порядок такий: спершу порівнюють виписки, усувають розбіжність, потім підтверджують сальдо звіркою.
У якому форматі запитувати виписку?
Для документа, який надсилається, — PDF: його не можна редагувати, він однаково виглядає на будь-якому пристрої й не може бути змінений згодом. Якщо ви порівнюватимете зі своїми записами рядок за рядком, можна попросити й версію цього зведення в Excel; сортування та фільтрація скорочують роботу. Вкажіть у листі, який із файлів вважатиметься чинним документом.
Чи є лист-запит виписки по рахунку контрагента офіційним документом?
Лист-запит на цій сторінці не є офіційною формою; це зразок ділового листування, і єдиного обов’язкового шаблону немає. Якщо надрукувати його на фірмовому бланку й надіслати з печаткою та підписом, лист набуває ваги й залишає слід. Якщо лист має спричинити юридичні наслідки, зверніться до свого бухгалтера або юриста.
Як підготувати й надіслати власну виписку по рахунку контрагента?
Можна скористатися готовим шаблоном виписки в Excel або отримати виписку з програми обліку контрагентів. Збережіть документ у PDF і додайте до електронного листа; в листі одним реченням напишіть період, кінцеве сальдо та чи це дебет, чи кредит. Можна й через WhatsApp, але електронна пошта надійно зберігає і документ, і дату відправлення.
Останнє оновлення: 2026-09-26
Виписка, яку ви надішлете, — у застосунку
Відкрийте картку контрагента, виберіть діапазон дат — операції з’являться разом із поточним сальдо.
Не складайте зведення вручну, коли просять виписку
Створіть безкоштовний обліковий запис, і зведення накопичуватиметься, поки ви вносите операції; вам залишиться лише вибрати діапазон дат і надрукувати.