如何索取往来对账单？
索取往来对账单，只需向对方发一封简短的邮件或函件，写明：贵公司的完整名称和税号、所需期间的起止日期、明细中应包含的字段（日期、单据编号、摘要、借方、贷方、逐笔余额，以及首行的期初余额）、所需格式（通常为 PDF）和回复期限。收到对账单后，逐行与自己的账目核对；若一致，再请对方书面确认余额。
本页提供四段可直接复制使用的文字：向客户和供应商索取对账单的邮件、正式函件格式的索取函，以及发送您自己的对账单时使用的邮件。对账单是什么、如何阅读，是另一个话题，请参阅什么是往来对账单一页。
先分清一点：索取对账单是请对方提供交易明细；而往来对账确认函只要求对方确认余额。两者有先后顺序——先核对明细，再确认余额；具体步骤见如何进行往来对账确认一页。
索取对账单时写什么：五个步骤
1. 用日期写明期间
请明确写出起止日期：“01.01.2026 – 25.09.2026”。如果只写“最近的交易”或“今年的明细”，对方会按自己选定的区间回复，两份明细就对不到同一天。如果期间从中途开始，请要求把期初余额放在第一行。
2. 说明需要哪些字段
日期、单据编号、摘要、借方、贷方，以及每行的逐笔余额。没有单据编号的明细，在出现差异时无法看出差在哪张发票；只给合计的汇总表也不算对账单。
3. 注明格式和回复日期
请对方提供 PDF；如果便于与自己的账目比对，也可以另要 Excel。请写明回复日期——没有日期的请求会被排队，然后被遗忘。
4. 附上能表明您身份的信息
写明贵公司的完整商业名称和税号。对方据此找到您在其往来账户中对应的是哪一个账户；同一家公司被分成两个账户的情况，也往往是在这里暴露出来的。
5. 将收到的对账单与自己的账目比对
先看期初余额，再看行数。如果有对不上的行，请从日期而不是合计去找差异；如果一致，请对方书面确认余额。比对的详细方法见对账确认一页。
向客户索取往来对账单的邮件
用于了解客户欠您的款项在对方账上是如何记录的。请把方括号处替换为您自己的信息：
请在主题行写明期间和贵公司名称：财务部门一周内会收到几十份这样的请求，之后会按期间名称来搜索这封邮件。
向供应商索取往来对账单的邮件
用于在付款之前，先看看您欠供应商的款项在对方账上是如何记录的。此外，在这里问清您已付的款项是否已列入明细，会很有用：
往来对账单索取函（申请书）范例
虽然在搜索中常被称为“申请书”，但它并不是正式表格；它只是企业之间使用的一种函件范例，没有必须遵循的固定格式。如果对方财务部门要求书面申请，或者您希望函件以抬头信纸并加盖公章和签字的方式寄出，请使用这一格式：
如果函件需要产生法律效力——例如有争议的应收款、强制执行或诉讼准备——则需另行评估；这种情况下请咨询您的会计师或律师。
发送您自己的对账单时使用的邮件
如果被索取对账单的是您，或者您想主动先把自己的明细发给对方以方便对方，请把邮件写短，并明确写出余额方向：
请在文件名中写上公司名称和截止日期；对方过几个月后会按这个名称查找附件。请以PDF格式发送——可编辑的文件，意味着您发出的数字事后可能被改动。
如何准备要发送的对账单？
用 Excel：为单个往来单位准备要发送的明细，最快的方法是免费的往来账户对账单范例 Excel 模板： 录入交易后，带逐笔余额、可直接打印的文件会自动生成。转成 PDF 后附到邮件里即可。
用软件：在往来账本中，打开客户或供应商卡片的账户对账单标签，选择起止日期；期间内的交易、结转余额和当前余额都已计算好。打印对账单按钮会在浏览器的打印窗口中打开一份文件，显示您的公司信息、日期区间以及带余额的交易明细；您从那里保存为 PDF，再附到邮件里。后台不会直接通过电子邮件或 WhatsApp 发送对账单；PDF 需要您自己附到上面的邮件中。
收到对账单后怎么办？
1. 先看期初余额。如果双方的期初数字对不上，问题就不在本期，而在更早之前；请先回头查那里。
2. 比较行数。在同一日期区间内，是否有您这边有而对方没有（或反过来）的发票、收款或退货？差额往往恰好对应某一张单据。这种比对的示例表格见如何进行往来对账确认一页。
3. 如果一致，请书面确认余额。对账单只是明细，不是确认。要让对方连同截止日期一起确认期末余额，请使用对账确认函和邮件范例。
常见问题
如何索取往来对账单？
向对方发一封简短的邮件或函件。其中写明贵公司的完整名称和税号、所需期间的起止日期、明细中应包含的字段（日期、单据编号、摘要、借方、贷方、逐笔余额）、所需格式（通常为 PDF）和回复期限。另外特别注明在首行显示期初余额，可避免明细不完整。
多久索取一次往来对账单？
对此没有强制性的时间表；各企业自行安排。对于经常往来的客户和供应商，每月或每季度索取一次是个实用的习惯。付款前、期末、发现余额突然异常增大时，或结束与某个往来单位的合作时，不要等待，立即索取。
对方不发送对账单怎么办？
先在回复期限过后提醒一次。如果仍然没有回应，就发送您自己的对账单，并问一句“与贵方账目是否一致？”；这样对方要做的事，就从从头编制明细降为核对。不回复不等于确认；请保留您发送的日期记录。如果涉及争议或法律程序，请咨询您的会计师或律师。
索取对账单与索取对账确认有什么区别？
索取对账单，是请对方提供交易明细：哪一天登记了哪张发票、收款或退货。对账确认函则是请对方确认一个数字，也就是某一日期的余额。通常的顺序是：先核对对账单，消除差异，再通过对账确认来确认余额。
应该索取什么格式的对账单？
发送的文件用 PDF：不可编辑，在任何设备上打开都一样，事后也无法修改。如果您要与自己的账目逐行比对，也可以另要同一明细的 Excel 版本；这样排序和筛选会更快。请在函件中注明以哪一种作为有效文件。
往来对账单索取申请书是正式文件吗？
本页的索取函不是正式表格；它只是企业之间使用的一种函件范例，没有必须遵循的固定格式。用抬头信纸打印并加盖公章、签字寄出，会让函件显得更郑重，也留下凭证。如果函件需要产生法律效力，请咨询您的会计师或律师。
我如何准备并发送自己的往来对账单？
您可以使用现成的 Excel 对账单模板，也可以从往来账软件中导出对账单。把文件保存为 PDF，附在电子邮件中；在邮件里用一句话写明期间、期末余额，以及余额是借方还是贷方。用 WhatsApp 也可以，但电子邮件会永久保存文件和发送日期。
最后更新：2026-09-26
要发送的对账单，在应用中
打开往来账户卡片，选择日期区间；交易连同逐笔余额即刻呈现。
