¿Cómo solicitar un extracto de cuenta?
El extracto de cuenta se solicita a la otra parte con un correo electrónico o una carta breve que incluya su razón social completa y su NIF (número de identificación fiscal), las fechas de inicio y fin del periodo solicitado, los campos que debe contener el detalle (fecha, número de documento, descripción, cargo, abono, saldo acumulado y, en la primera línea, el saldo anterior), el formato solicitado (normalmente PDF) y una fecha de entrega. El extracto recibido se compara línea por línea con sus propios registros; si coincide, se pide además la confirmación escrita del saldo.
En esta página encontrará cuatro textos que puede copiar y usar: el correo para pedir el extracto a un cliente y a un proveedor, la carta de solicitud en formato formal y el correo que escribirá al enviar su propio extracto. Qué es un extracto y cómo se lee es otro tema, que se explica en la página qué es un extracto de cuenta.
Aclaremos una diferencia desde el principio: la solicitud de extracto pide a la otra parte el detalle de los movimientos; la carta de conciliación de saldos, en cambio, solo pide la confirmación del saldo. Vienen una tras otra: primero se comparan los detalles y después se confirma el saldo; ese procedimiento está en la página cómo hacer la conciliación de saldos.
Qué escribir al pedir un extracto: cinco pasos
1. Indique el periodo con fechas
Indique con claridad el día de inicio y el de fin: “01.01.2026 – 25.09.2026”. Una petición como “últimos movimientos” o “el detalle de este año” hará que la otra parte responda con el intervalo que ella elija y los dos detalles no cuadrarán en la misma fecha. Si el periodo empieza a mitad de ejercicio, pida que el saldo anterior aparezca en la primera línea.
2. Diga qué campos necesita
Fecha, número de documento, descripción, cargo, abono y el saldo acumulado de cada línea. Un detalle sin número de documento no le indica en qué factura difieren cuando aparece una diferencia; y un resumen que solo da el total no es un extracto.
3. Indique el formato y la fecha de entrega
Pida el documento en PDF; si le facilita la comparación con sus propios registros, puede pedir también una versión en Excel. Ponga una fecha de entrega: una solicitud sin fecha se queda en la cola y se olvida.
4. Añada sus datos de identificación
Escriba su razón social completa y su NIF. Así la otra parte encuentra en qué ficha de cuenta le tiene registrado; los casos en que una misma empresa figura en dos fichas distintas también salen a la luz sobre todo aquí.
5. Compare el extracto recibido con sus registros
Mire primero los saldos anteriores y después el número de líneas. Si hay una línea que no coincide, busque la diferencia por la fecha y no por el total; si todo coincide, pida que confirmen el saldo por escrito. El detalle de la comparación está en la página de conciliación de saldos.
Correo para pedir el extracto de cuenta a un cliente
Sirve para saber cómo figura en los registros del cliente la deuda que tiene con usted. Sustituya las partes entre corchetes por sus propios datos:
Escriba el periodo y el nombre de su empresa en el asunto: los departamentos de contabilidad reciben decenas de solicitudes la misma semana y después buscan el correo por el nombre del periodo.
Correo para pedir el extracto de cuenta a un proveedor
Sirve para ver, antes de pagar, qué figura en los registros del proveedor sobre lo que usted le debe. Aquí además conviene preguntar si los pagos que usted ha hecho aparecen en el detalle:
Modelo de carta de solicitud de extracto de cuenta
Aunque en las búsquedas aparezca como “dilekçe” (solicitud formal), esto no es un formulario oficial; es un modelo de correspondencia usado entre empresas y no existe un único formato obligatorio. Use este formato si el departamento de contabilidad de la otra parte pide una solicitud por escrito o si quiere que la solicitud se envíe en papel con membrete, sello y firma:
Los casos en que la carta deba surtir efectos jurídicos —un cobro en disputa, o la preparación de una reclamación judicial o ejecutiva— requieren un análisis aparte; en ese caso consulte con su asesor contable o con su abogado.
Correo para enviar su propio extracto de cuenta
Si es a usted a quien le piden el extracto, o si adelanta su propio detalle para facilitar el trabajo a la otra parte, mantenga el correo breve e indique con claridad el sentido del saldo:
Ponga en el nombre del archivo el nombre de la empresa y la fecha de corte; la otra parte buscará los adjuntos con ese nombre meses después. Envíe el documento en PDF: un archivo editable significa que la cifra que envía podría modificarse después.
¿Cómo preparar el extracto que va a enviar?
Con Excel: la forma más corta de preparar el detalle que se enviará para una sola cuenta es la plantilla gratuita de Excel de ejemplo de extracto de cuenta: introduce los movimientos y el documento listo para imprimir, con su saldo acumulado, se rellena solo. Lo convierte a PDF y lo adjunta a su correo.
Con el programa: en Libro de Cuentas: Deudas, abre en la ficha del cliente o proveedor la pestaña Extracto de cuenta y elige la fecha de inicio y de fin; las operaciones del periodo, el saldo arrastrado y el saldo actual aparecen ya calculados. El botón Imprimir extracto abre en la ventana de impresión del navegador el documento con los datos de su empresa, el intervalo de fechas y los movimientos con su saldo; desde ahí lo guarda como PDF y lo adjunta a su correo. El panel no envía el extracto directamente por correo electrónico ni por WhatsApp; el PDF lo adjunta usted al correo de arriba.
¿Qué se hace con el extracto recibido?
1. Mire el saldo anterior. Si la cifra de inicio de periodo de las dos partes no coincide, el problema no está en este periodo, sino antes; vuelva primero allí.
2. Compare el número de líneas. ¿Hay en el mismo intervalo de fechas alguna factura, cobro o devolución que usted tenga y la otra parte no (o al revés)? El importe de la diferencia suele corresponder directamente a un único documento. Hay una tabla de ejemplo de esta comparación en la página cómo hacer la conciliación de saldos.
3. Si coincide, pida confirmación escrita del saldo. El extracto es un detalle, no una confirmación. Para que la otra parte confirme el saldo de cierre con su fecha de corte, use el modelo de carta y de correo de conciliación de saldos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo solicitar un extracto de cuenta?
Se envía a la otra parte un correo electrónico o una carta breve. Debe incluir su razón social completa y su NIF, la fecha de inicio y de fin del periodo solicitado, los campos que debe contener el detalle (fecha, número de documento, descripción, cargo, abono, saldo acumulado), el formato solicitado (normalmente PDF) y una fecha de entrega. Pedir además que el saldo anterior aparezca en la primera línea evita que el detalle llegue incompleto.
¿Con qué frecuencia se pide un extracto de cuenta?
No hay un calendario obligatorio; cada empresa establece su propia rutina. Para las cuentas con las que trabaja con regularidad, pedirlo una vez al mes o al trimestre es un buen hábito. Pídalo antes de pagar, al cierre del periodo, cuando vea un salto inesperado en el saldo o al terminar de trabajar con una cuenta, sin esperar.
¿Qué hacer si la otra parte no envía el extracto?
Primero, envíe un recordatorio una vez pasada la fecha de entrega. Si sigue sin llegar, envíe su propio extracto y pregunte “¿coincide con sus registros?”; el trabajo de la otra parte pasa de preparar un detalle desde cero a hacer una comparación. La falta de respuesta no equivale a conformidad; conserve registro de las fechas en que lo envió. Si hay una disputa o un proceso legal de por medio, consulte con su asesor contable o con su abogado.
¿Qué diferencia hay entre pedir un extracto y pedir una conciliación de saldos?
La solicitud de extracto pide a la otra parte el detalle de los movimientos: en qué fecha se registró qué factura, cobro o devolución. La carta de conciliación de saldos, en cambio, pide la confirmación de una sola cifra, es decir, del saldo en una fecha determinada. El orden habitual es este: primero se comparan los extractos, se cierra la diferencia y después se confirma el saldo mediante la conciliación.
¿En qué formato conviene pedir el extracto?
Para el documento enviado, PDF: no se puede editar, se ve igual en cualquier dispositivo y no puede modificarse después. Si va a compararlo línea por línea con sus propios registros, puede pedir también la versión en Excel del mismo detalle; ordenar y filtrar es más rápido. Indique en la carta cuál de los dos se considerará el documento válido.
¿Es la solicitud de extracto de cuenta un documento oficial?
La carta de solicitud de esta página no es un formulario oficial; es un modelo de correspondencia que se usa entre empresas y no existe un único formato obligatorio. Imprimirla en papel con membrete y enviarla con sello y firma le da formalidad y deja constancia. Para los casos en que la carta deba surtir efectos jurídicos, consulte con su asesor contable o con su abogado.
¿Cómo preparo y envío mi propio extracto de cuenta?
Puede usar una plantilla de extracto lista en Excel u obtener el extracto de su programa de cuentas. Guarde el documento como PDF y adjúntelo a un correo; en el cuerpo del correo escriba en una sola frase el periodo, el saldo de cierre y si el saldo es deudor o acreedor. WhatsApp también sirve, pero el correo electrónico conserva de forma permanente tanto el documento como la fecha de envío.
Última actualización: 2026-09-26
El extracto que enviará, en la aplicación
Abra la ficha de la cuenta y elija el intervalo de fechas; los movimientos aparecen listos con su saldo acumulado.
No prepare el detalle a mano cuando le pidan un extracto
Abra una cuenta gratuita y deje que el detalle se vaya acumulando a medida que introduce los movimientos; solo tendrá que elegir el intervalo de fechas e imprimir.