Cách yêu cầu sao kê công nợ
Sao kê công nợ (cari ekstre) được yêu cầu bằng một email hoặc văn bản ngắn gửi cho đối tác, trong đó ghi đầy đủ tên pháp lý và mã số thuế của bạn, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ cần sao kê, các cột cần có trong bản sao kê (ngày, số chứng từ, diễn giải, nợ, có, số dư lũy kế và số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên), định dạng mong muốn (thường là PDF) và hạn gửi lại. Bản sao kê nhận được sẽ được đối chiếu từng dòng với sổ của bạn; nếu khớp, số dư sẽ được yêu cầu xác nhận bằng văn bản.
Trang này có bốn mẫu văn bản bạn có thể sao chép và dùng: email yêu cầu sao kê gửi khách hàng và nhà cung cấp, thư yêu cầu theo văn phong công văn, và email bạn viết khi gửi sao kê của chính mình. Sao kê công nợ là gì và cách đọc nó là một chủ đề riêng, được giải thích trong trang sao kê công nợ là gì.
Hãy phân biệt ngay từ đầu: yêu cầu sao kê là đề nghị đối tác gửi bảng kê các giao dịch, còn thư xác nhận công nợ chỉ đề nghị xác nhận số dư. Hai việc này diễn ra lần lượt — trước tiên đối chiếu các bảng kê, sau đó xác nhận số dư; quy trình đó nằm trong trang cách đối chiếu công nợ.
Viết gì khi yêu cầu sao kê: năm bước
1. Ghi kỳ sao kê bằng ngày tháng cụ thể
Nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc: “01.01.2026 – 25.09.2026”. Những yêu cầu kiểu “các giao dịch gần đây” hay “bảng kê năm nay” sẽ khiến đối tác gửi lại theo khoảng thời gian họ tự chọn, và hai bảng kê sẽ không cùng một mốc. Nếu kỳ bắt đầu giữa chừng, hãy yêu cầu ghi số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên.
2. Nêu rõ cần những cột nào
Ngày, số chứng từ, diễn giải, nợ, có và số dư lũy kế trên mỗi dòng. Bảng kê không có số chứng từ sẽ không cho biết hai bên lệch nhau ở hóa đơn nào khi phát sinh chênh lệch; còn bản tóm tắt chỉ có tổng số thì không phải là sao kê.
3. Nêu định dạng và hạn gửi lại
Hãy yêu cầu tài liệu dạng PDF; nếu muốn đối chiếu dễ hơn, bạn có thể yêu cầu thêm bản Excel. Ghi rõ ngày cần nhận — yêu cầu không có ngày sẽ bị xếp hàng rồi bị quên.
4. Bổ sung thông tin nhận diện của bạn
Ghi đầy đủ tên pháp lý và mã số thuế của bạn. Từ đó đối tác biết họ đang quản lý bạn ở thẻ công nợ nào; các trường hợp cùng một công ty nằm ở hai thẻ riêng cũng thường lộ ra ở bước này.
5. So sánh bản sao kê nhận được với sổ của bạn
Trước tiên xem số dư đầu kỳ, sau đó xem số dòng. Nếu có dòng không khớp, hãy tìm chênh lệch theo ngày chứ không phải theo tổng; nếu khớp, hãy yêu cầu xác nhận số dư bằng văn bản. Chi tiết về việc đối chiếu nằm ở trang đối chiếu công nợ.
Email yêu cầu sao kê công nợ gửi khách hàng
Dùng để biết khoản nợ của khách hàng đối với bạn đang được ghi trong sổ của họ như thế nào. Hãy thay các phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của bạn:
Hãy ghi kỳ sao kê và tên công ty của bạn vào dòng tiêu đề: bộ phận kế toán nhận hàng chục yêu cầu mỗi tuần và về sau sẽ tìm lại email theo tên kỳ sao kê.
Email yêu cầu sao kê công nợ gửi nhà cung cấp
Dùng để xem khoản nợ của bạn với nhà cung cấp đang được ghi trong sổ của họ ra sao trước khi thanh toán. Ở đây còn nên hỏi thêm xem các khoản thanh toán bạn đã trả có xuất hiện trong bảng kê hay không:
Mẫu thư yêu cầu sao kê công nợ (đơn từ)
Dù trên công cụ tìm kiếm thường gọi là “đơn” (dilekçe), đây không phải là biểu mẫu chính thức; đó chỉ là một mẫu thư từ dùng giữa các doanh nghiệp và không có khuôn mẫu bắt buộc nào. Hãy dùng dạng này nếu bộ phận kế toán của đối tác yêu cầu văn bản, hoặc nếu bạn muốn thư được gửi trên giấy có tiêu đề công ty, đóng dấu và ký tên:
Những trường hợp văn bản cần tạo ra hiệu lực pháp lý — khoản phải thu đang tranh chấp, chuẩn bị thi hành án hoặc khởi kiện — cần được xem xét riêng; khi đó hãy tham khảo kế toán viên có chứng chỉ (mali müşavir) hoặc luật sư của bạn.
Email khi bạn gửi sao kê của chính mình
Nếu bạn là bên được yêu cầu sao kê, hoặc bạn gửi trước bảng kê của mình để giúp đối tác đỡ việc, hãy viết email ngắn gọn và ghi rõ chiều của số dư:
Hãy ghi tên công ty và ngày chốt số liệu vào tên tệp; đối tác sẽ tìm tệp đính kèm bằng tên đó nhiều tháng sau. Hãy gửi tài liệu dạng PDF — tệp có thể chỉnh sửa nghĩa là con số bạn gửi có thể bị thay đổi về sau.
Chuẩn bị bản sao kê để gửi như thế nào?
Bằng Excel: cách nhanh nhất để chuẩn bị bảng kê gửi cho một đối tác công nợ là mẫu Excel sao kê tài khoản công nợ miễn phí: bạn nhập các giao dịch, và tài liệu sẵn sàng để in kèm số dư lũy kế sẽ tự động được điền. Bạn chuyển nó sang PDF rồi đính kèm vào email.
Bằng phần mềm: trong Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi, bạn mở thẻ khách hàng hoặc nhà cung cấp, vào tab Sao kê tài khoản và chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc; các giao dịch trong kỳ, số dư chuyển sang và số dư hiện tại được tính sẵn. Nút In sao kê mở tài liệu hiển thị thông tin công ty của bạn, khoảng thời gian và các giao dịch cùng số dư trong cửa sổ in của trình duyệt; từ đó bạn lưu thành PDF và đính kèm vào email. Bảng điều khiển không gửi trực tiếp sao kê qua email hay WhatsApp; bạn tự đính kèm PDF vào email ở trên.
Làm gì với bản sao kê nhận được?
1. Xem số dư đầu kỳ. Nếu số dư đầu kỳ của hai bên không khớp, vấn đề không nằm trong kỳ này mà ở trước đó; hãy quay lại kiểm tra từ đó trước.
2. So sánh số dòng. Trong cùng khoảng thời gian, có hóa đơn, khoản thu tiền hoặc khoản trả hàng nào bạn có mà họ không có (hoặc ngược lại) không? Số tiền chênh lệch thường trùng khớp với đúng một chứng từ. Bảng ví dụ của việc so sánh này nằm trong trang cách đối chiếu công nợ.
3. Nếu khớp, hãy yêu cầu xác nhận số dư bằng văn bản. Sao kê là bảng kê chứ không phải văn bản xác nhận. Để đối tác xác nhận số dư cuối kỳ cùng ngày chốt, hãy dùng mẫu thư và email xác nhận công nợ.
Câu hỏi thường gặp
Cách yêu cầu sao kê công nợ
Bạn gửi cho đối tác một email hoặc văn bản ngắn. Trong đó có tên pháp lý và mã số thuế của bạn, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ cần sao kê, các cột cần có trong bảng kê (ngày, số chứng từ, diễn giải, nợ, có, số dư lũy kế), định dạng mong muốn (thường là PDF) và hạn gửi lại. Nêu riêng yêu cầu ghi số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên sẽ giúp tránh việc bảng kê gửi về bị thiếu.
Bao lâu nên yêu cầu sao kê công nợ một lần?
Không có lịch bắt buộc; mỗi doanh nghiệp tự thiết lập quy trình riêng. Với các đối tác làm ăn thường xuyên, yêu cầu mỗi tháng hoặc mỗi quý là một thói quen thực tế. Hãy yêu cầu ngay trước khi thanh toán, vào cuối kỳ, khi bạn thấy số dư tăng đột biến bất thường, hoặc khi kết thúc làm việc với một đối tác — đừng chờ đợi.
Nếu đối tác không gửi sao kê thì làm gì?
Trước hết hãy nhắc một lần sau hạn gửi lại. Nếu vẫn chưa nhận được, hãy gửi sao kê của chính bạn và hỏi “có khớp với sổ sách của quý công ty không?”; khi đó việc của đối tác chuyển từ lập bảng kê từ đầu sang chỉ còn đối chiếu. Im lặng không có nghĩa là đồng ý; hãy lưu lại các ngày bạn đã gửi. Nếu có tranh chấp hoặc thủ tục pháp lý, hãy tham khảo kế toán viên có chứng chỉ hoặc luật sư của bạn.
Yêu cầu sao kê và yêu cầu xác nhận công nợ khác nhau như thế nào?
Yêu cầu sao kê là đề nghị đối tác gửi bảng kê các giao dịch: hóa đơn, khoản thu tiền hoặc khoản trả hàng nào đã được ghi vào ngày nào. Còn thư xác nhận công nợ chỉ đề nghị xác nhận một con số duy nhất, tức là số dư tại một ngày nhất định. Thứ tự thường là: trước tiên đối chiếu các bảng kê, xử lý chênh lệch, sau đó xác nhận số dư bằng thư xác nhận công nợ.
Nên yêu cầu sao kê ở định dạng nào?
Với tài liệu gửi đi nên dùng PDF: không chỉnh sửa được, hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị và không thể bị thay đổi về sau. Nếu bạn sẽ đối chiếu từng dòng với sổ của mình, bạn cũng có thể yêu cầu bản Excel của cùng bảng kê; việc sắp xếp và lọc sẽ nhanh hơn. Hãy ghi rõ trong thư bản nào được coi là tài liệu có giá trị.
Thư yêu cầu sao kê công nợ có phải là văn bản chính thức không?
Thư yêu cầu trong trang này không phải là biểu mẫu chính thức; đó là một mẫu thư từ dùng giữa các doanh nghiệp và không có khuôn mẫu bắt buộc nào. In trên giấy có tiêu đề công ty rồi gửi kèm con dấu và chữ ký sẽ khiến thư trang trọng hơn và có dấu vết rõ ràng. Với những trường hợp văn bản cần tạo ra hiệu lực pháp lý, hãy tham khảo kế toán viên có chứng chỉ hoặc luật sư của bạn.
Tôi chuẩn bị và gửi sao kê công nợ của chính mình như thế nào?
Bạn có thể dùng mẫu sao kê có sẵn trong Excel hoặc xuất sao kê từ phần mềm quản lý công nợ. Hãy lưu tài liệu thành PDF và đính kèm vào email; trong email, nêu bằng một câu kỳ sao kê, số dư cuối kỳ và số dư đó là dư nợ hay dư có. Gửi qua WhatsApp cũng được, nhưng email lưu giữ lâu dài cả tài liệu lẫn ngày gửi.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-26
Bản sao kê bạn sẽ gửi, ngay trong ứng dụng
Mở thẻ công nợ, chọn khoảng thời gian; các giao dịch hiện sẵn cùng số dư lũy kế.
Đừng lập bảng kê thủ công mỗi khi có người yêu cầu sao kê
Tạo tài khoản miễn phí, nhập giao dịch đến đâu bảng kê tích lũy đến đó; chỉ cần chọn khoảng thời gian rồi in.