Thư đối chiếu công nợ và email mẫu
Thư đối chiếu công nợ là văn bản một trang trong đó doanh nghiệp hỏi bên kia “tính đến một ngày nhất định, trong sổ sách của chúng tôi tài khoản của quý công ty có số dư này, quý công ty có xác nhận không?”; trong thư có ngày chốt, tên pháp lý của hai bên, số tiền dư (bằng số và bằng chữ), số dư đó là nợ hay có, ô để bên kia đánh dấu “thống nhất / không thống nhất” và phần đóng dấu – ký tên. Kèm theo luôn phải có bảng sao kê công nợ — thư cho thấy chênh lệch có tồn tại, bảng sao kê cho thấy chênh lệch phát sinh từ đâu.
Trang này có sẵn các nội dung bạn sẽ gửi: nội dung thư, nội dung email và câu trả lời cho email đối chiếu bạn nhận được. Quy trình đối chiếu — xác định ngày chốt, tìm chênh lệch — là một việc riêng và được trình bày từng bước ở trang cách đối chiếu công nợ. Nếu bạn không cần xác nhận số dư mà cần bên kia gửi bảng kê các giao dịch thì nội dung thư sẽ khác: trang cách yêu cầu bảng sao kê công nợ có email yêu cầu sao kê và thư yêu cầu mẫu.
Tám trường của biểu mẫu đối chiếu
Cả thư lẫn biểu mẫu đều chứa tám thông tin giống nhau. Mỗi trường bị thiếu nghĩa là bên kia sẽ gửi lại câu hỏi thay vì câu trả lời:
| Trường | Vì sao cần |
|---|---|
| Ngày chốt | Số dư được tính tính đến ngày nào. Cùng một ngày phải xuất hiện ở đầu thư và trong câu nêu số dư; thấy hai ngày khác nhau ở hai chỗ sẽ khiến bên kia dừng lại ngay từ câu đầu tiên. |
| Tên pháp lý của hai bên | Tên pháp lý đầy đủ của công ty gửi và công ty nhận. Đừng viết tắt: khi hai công ty trong cùng một tập đoàn bị nhầm lẫn, thay vì tìm chênh lệch bạn sẽ khiến họ xác nhận nhầm tài khoản. |
| Cơ quan thuế và mã số thuế | Phần lớn các trường hợp cùng một công ty nằm ở hai thẻ công nợ riêng được phát hiện ở đây; khi thấy mã số, bên kia biết cần mở thẻ nào của mình. |
| Số dư — bằng số và bằng chữ | Hãy ghi số tiền cả bằng số lẫn bằng chữ. Với các chứng từ điền tay và trở nên khó đọc sau khi quét, trường đáng tin cậy duy nhất là số tiền bằng chữ. |
| Chiều của số dư: nợ hay có | Đây là trường bị bỏ sót nhiều nhất. Câu “số dư 19.000 ₺” có thể bị hai bên hiểu ngược nhau; viết “số dư nợ trong sổ sách của chúng tôi” sẽ chấm dứt tranh cãi ngay từ đầu. |
| Ô thống nhất / không thống nhất | Hãy để hai ô cho bên kia đánh dấu. Dưới ô thứ hai nên có dòng trống để họ ghi số dư của mình và lý do chênh lệch — nếu không có dòng này, câu trả lời sẽ chỉ là “không khớp” và bạn phải trao đổi thêm một vòng nữa. |
| Con dấu, chữ ký và ngày tháng | Trường biến văn bản từ thư trao đổi thành một bản ghi. Hãy yêu cầu cả họ tên và chức danh của người ký. |
| Liên hệ và tệp đính kèm | Ghi người cần liên hệ khi có thắc mắc, và ghi chú rằng bảng sao kê công nợ được đính kèm. Bản đối chiếu gửi không kèm sao kê sẽ vô dụng khi phát sinh chênh lệch. |
Thư đối chiếu công nợ mẫu
Mẫu để in trên giấy tiêu đề của công ty. Hãy thay các chỗ trong ngoặc vuông bằng thông tin của bạn:
Điều duy nhất cần chú ý: phải ghi cùng một ngày chốt ở cả hai chỗ và chiều của số dư phải được nêu rõ. Câu “số dư 19.000 ₺” có thể bị hai bên hiểu ngược nhau; viết “số dư nợ trong sổ sách của chúng tôi” sẽ chấm dứt tranh cãi ngay từ đầu.
Email đối chiếu công nợ mẫu
Email là bản rút gọn của thư. Email đối chiếu viết dài sẽ không được trả lời — bên kia phải hiểu mình cần làm gì chỉ trong một câu:
Hãy ghi ngày chốt và tên công ty vào dòng chủ đề: bên kia có thể nhận đối chiếu từ nhiều công ty trong cùng kỳ và sau này sẽ phải tìm lại email. Hãy gửi bảng kê dưới dạng PDF — gửi tệp có thể chỉnh sửa nghĩa là số tiền đã được xác nhận có thể bị thay đổi về sau.
Trả lời email đối chiếu nhận được như thế nào?
Có hai trường hợp và câu trả lời cho cả hai đều ngắn. Nếu thống nhất, hãy xác nhận bằng cách nhắc lại ngày và số tiền; chỉ nói “tôi xác nhận” sẽ khiến sáu tháng sau không rõ đã xác nhận điều gì:
Nếu không khớp, đừng chỉ nói “không thống nhất”. Hãy ghi số dư của bạn và chênh lệch phát sinh từ chứng từ nào, ngày nào — nếu bạn chỉ ra chênh lệch, cuộc trao đổi sẽ không phải kéo sang vòng hai:
Số tiền chênh lệch thường trùng trực tiếp với một chứng từ: chênh lệch 7.250 ₺ nghĩa là một hóa đơn 7.250 ₺ chỉ được ghi ở một bên. Phương pháp tìm chênh lệch theo ngày chứ không theo tổng, chúng tôi đã trình bày kèm bảng mẫu trong các bước đối chiếu.
Bạn soạn thư bằng công cụ nào?
Word hoặc trực tiếp trong nội dung email: các nội dung ở trên không có gì phải tính; chỉ cần sao chép và điền vào các ngoặc vuông. Hãy chuyển sang PDF trước khi gửi.
Excel: nếu bạn muốn số dư tự động lấy từ bảng sao kê và biểu mẫu vừa khổ A4 cùng phần đóng dấu – ký tên thì đã có bản thiết lập sẵn — mẫu Excel biểu mẫu đối chiếu công nợ miễn phí cũng tự tạo số tiền bằng chữ. Trang này cung cấp nội dung văn bản, mẫu đó cung cấp tệp.
Bằng phần mềm: trong Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi, khi bạn mở thẻ công nợ và chọn khoảng thời gian đến ngày chốt, bảng sao kê có sẵn nợ, có và số dư lũy kế; số dư ghi vào thư và bảng sao kê đính kèm đều lấy từ cùng một màn hình. Các cột của bảng sao kê bạn có thể xem ở trang bảng sao kê công nợ là gì, còn việc theo dõi các khoản phải thu rơi vào diện quá hạn sau đối chiếu ở trang theo dõi thu tiền và hạn thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Thư đối chiếu công nợ là gì?
Đó là văn bản một trang trong đó doanh nghiệp hỏi công ty đối tác: “tính đến một ngày nhất định, trong sổ sách của chúng tôi tài khoản của quý công ty có số dư này, quý công ty có xác nhận không?” Nó có chức năng giống biểu mẫu đối chiếu; khác biệt nằm ở hình thức — biểu mẫu gồm các ô để điền, còn thư là văn bản thuần và được in trên giấy tiêu đề. Cả hai đều không đủ nếu đứng riêng, luôn phải kèm bảng sao kê công nợ.
Điền biểu mẫu đối chiếu công nợ như thế nào?
Điền tám trường: ngày chốt, tên pháp lý đầy đủ của hai bên, cơ quan thuế và mã số thuế, số tiền dư (bằng số và bằng chữ), số dư là nợ hay có, ô thống nhất/không thống nhất để bên kia đánh dấu, phần đóng dấu – ký tên và ghi chú rằng bảng sao kê được đính kèm. Ghi chiều của số dư là bước bị bỏ sót nhiều nhất và gây hiểu nhầm nhiều nhất.
Gửi email đối chiếu như thế nào?
Hãy ghi ngày chốt và tên công ty vào dòng chủ đề, trong nội dung viết một câu nêu số dư, đính kèm bảng kê giao dịch và đặt một câu hỏi duy nhất. Email dài sẽ không được trả lời: việc bên kia cần làm phải được hiểu qua câu “hãy so sánh bảng kê đính kèm với sổ sách của quý công ty”. Hãy yêu cầu câu trả lời bằng văn bản; sự xác nhận qua điện thoại sáu tháng sau sẽ không ai nhớ.
Trả lời email đối chiếu như thế nào?
Hãy so sánh với sổ sách của bạn và phản hồi bằng hai câu: nếu thống nhất, xác nhận bằng cách nhắc lại ngày và số tiền (“tính đến 30.09.2026 chúng tôi thống nhất với số dư 19.000 ₺”). Nếu không khớp, đừng chỉ nói “không khớp” — hãy ghi số dư của bạn và chênh lệch phát sinh từ chứng từ nào, ngày nào. Nếu bạn chỉ ra chênh lệch, cuộc trao đổi kết thúc chỉ sau một vòng.
Thư đối chiếu nên làm bằng Word hay Excel?
Với thư và email gửi dưới dạng văn bản, Word hoặc trực tiếp nội dung email là đủ — trong đó không có gì phải tính. Nếu bạn muốn số dư tự động lấy từ bảng sao kê thì Excel phù hợp; bản thiết lập sẵn có trong mẫu Excel biểu mẫu đối chiếu công nợ miễn phí. Khi gửi cho bên kia, cả hai đều được chuyển sang PDF; gửi tệp có thể chỉnh sửa nghĩa là số tiền đã được xác nhận có thể bị thay đổi về sau.
Có bắt buộc phải trả lời thư đối chiếu không?
Bên kia có thể không trả lời, và việc không trả lời không tự động có nghĩa là xác nhận. Nhưng việc lưu lại bạn đã gửi gì và gửi khi nào sẽ có ích: khi việc thu tiền bắt đầu chậm trễ, bạn sẽ có sẵn bản ghi “đã gửi sao kê và đối chiếu vào ngày này, không có phản đối”. Sau một khoảng thời gian hợp lý, hãy nhắc một lần.
Thư đối chiếu và bảng sao kê có phải là một không?
Không. Bảng sao kê là bản kê toàn bộ giao dịch trong kỳ; thư đối chiếu là văn bản ngắn yêu cầu xác nhận con số cuối cùng của bản kê đó. Hai thứ được gửi cùng nhau: thư cho thấy chênh lệch có tồn tại, bảng sao kê cho thấy chênh lệch phát sinh từ dòng nào.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-26
Số dư ghi vào thư lấy từ đâu?
Mở thẻ công nợ, chọn ngày chốt; bảng kê và số dư có sẵn.
Đừng đi tìm số liệu vào ngày đối chiếu
Tạo tài khoản miễn phí, nhập giao dịch đến đâu bảng kê tích lũy đến đó; số tiền ghi vào thư chỉ cần một cú nhấp.