Επιστολή και email συμφωνίας υπολοίπων — παράδειγμα
Η επιστολή συμφωνίας υπολοίπων είναι ένα μονοσέλιδο κείμενο με το οποίο μια επιχείρηση ρωτά το άλλο μέρος: «κατά την ημερομηνία αποκοπής, στα βιβλία μας ο λογαριασμός σας εμφανίζει αυτό το υπόλοιπο· το επιβεβαιώνετε;». Περιέχει την ημερομηνία αποκοπής, την επωνυμία των δύο μερών, το ποσό του υπολοίπου (ολογράφως και αριθμητικά), αν το υπόλοιπο είναι χρεωστικό ή πιστωτικό, το πλαίσιο «συμφωνούμε / διαφωνούμε» που θα σημειώσει το άλλο μέρος και χώρο για σφραγίδα-υπογραφή. Συνοδεύεται πάντα από κατάσταση λογαριασμού — η επιστολή δείχνει ότι υπάρχει διαφορά, η κατάσταση δείχνει από πού προέρχεται.
Σε αυτή τη σελίδα θα βρείτε τα κείμενα που θα στείλετε: το σώμα της επιστολής, το κείμενο του email και την απάντηση σε ένα εισερχόμενο email συμφωνίας. Η διαδικασία της συμφωνίας — ο καθορισμός της ημερομηνίας αποκοπής, η αναζήτηση της διαφοράς — είναι άλλη υπόθεση και εξηγείται βήμα βήμα στη σελίδα πώς γίνεται η συμφωνία υπολοίπων. Αν δεν ζητάτε επιβεβαίωση του υπολοίπου αλλά την κατάσταση των κινήσεων από το άλλο μέρος, το κείμενο είναι διαφορετικό: στη σελίδα πώς ζητείται η κατάσταση λογαριασμού θα βρείτε παράδειγμα email και επιστολής αιτήματος.
Τα οκτώ πεδία της φόρμας συμφωνίας
Και η επιστολή και η φόρμα περιέχουν τα ίδια οκτώ στοιχεία. Κάθε πεδίο που λείπει σημαίνει ότι το άλλο μέρος θα στείλει ερώτηση αντί για απάντηση:
| Πεδίο | Γιατί χρειάζεται |
|---|---|
| Ημερομηνία αποκοπής | Η ημερομηνία κατά την οποία δίνεται το υπόλοιπο. Η ίδια ημερομηνία πρέπει να γράφεται στην κορυφή της επιστολής και μέσα στην πρόταση του υπολοίπου· αν δει δύο διαφορετικές ημερομηνίες, το άλλο μέρος σταματά από την πρώτη πρόταση. |
| Επωνυμία των δύο μερών | Η πλήρης εμπορική επωνυμία της εταιρείας του αποστολέα και του παραλήπτη. Μην γράφετε συντμήσεις: όταν μπερδευτούν δύο εταιρείες του ίδιου ομίλου, αντί να βρείτε τη διαφορά θα έχετε βάλει κάποιον να επιβεβαιώσει λάθος λογαριασμό. |
| ΔΟΥ και ΑΦΜ | Οι περισσότερες περιπτώσεις όπου η ίδια εταιρεία βρίσκεται σε δύο ξεχωριστές καρτέλες εντοπίζονται εδώ· βλέποντας τον αριθμό, το άλλο μέρος ξέρει ποια καρτέλα του να ανοίξει. |
| Υπόλοιπο — αριθμητικά και ολογράφως | Γράψτε το ποσό και αριθμητικά και ολογράφως. Σε έγγραφα που συμπληρώνονται με το χέρι και γίνονται δυσανάγνωστα μετά τη σάρωση, το μόνο αξιόπιστο πεδίο είναι το ποσό ολογράφως. |
| Κατεύθυνση του υπολοίπου: χρεωστικό ή πιστωτικό | Αυτό είναι το πεδίο που παραλείπεται πιο συχνά. Η πρόταση «υπόλοιπο 19.000 ₺» μπορεί να διαβαστεί αντίστροφα από τα δύο μέρη· η διατύπωση «στα βιβλία μας χρεωστικό υπόλοιπο» κλείνει εξαρχής τη διαφωνία. |
| Πλαίσιο συμφωνούμε / διαφωνούμε | Αφήστε στο άλλο μέρος δύο πλαίσια να σημειώσει. Κάτω από το δεύτερο αφήστε μια κενή γραμμή όπου θα γράψει το δικό του υπόλοιπο και την αιτία της διαφοράς — χωρίς αυτή τη γραμμή η απάντηση έρχεται ως «δεν συμφωνεί» και χρειάζεται άλλος ένας γύρος αλληλογραφίας. |
| Σφραγίδα, υπογραφή και ημερομηνία | Το πεδίο που μετατρέπει το έγγραφο από αλληλογραφία σε εγγραφή. Ζητήστε και το όνομα και την ιδιότητα του υπογράφοντος. |
| Επικοινωνία και συνημμένο | Ποιον να καλέσει όποιος έχει απορία, και σημείωση ότι συνοδεύεται από κατάσταση λογαριασμού. Μια συμφωνία που στέλνεται χωρίς κατάσταση δεν χρησιμεύει σε τίποτα όταν προκύψει διαφορά. |
Παράδειγμα επιστολής συμφωνίας υπολοίπων
Μορφή για εκτύπωση σε επιστολόχαρτο. Αντικαταστήστε τα σημεία σε αγκύλες με τα δικά σας στοιχεία:
Το μόνο που χρειάζεται προσοχή: πρέπει να γράφεται η ίδια ημερομηνία αποκοπής και στα δύο σημεία και η κατεύθυνση του υπολοίπου να δηλώνεται ρητά. Η πρόταση «υπόλοιπο 19.000 ₺» μπορεί να διαβαστεί αντίστροφα από τα δύο μέρη· η διατύπωση «στα βιβλία μας χρεωστικό υπόλοιπο» κλείνει εξαρχής τη διαφωνία.
Παράδειγμα email συμφωνίας υπολοίπων
Το email είναι η σύντομη εκδοχή της επιστολής. Ένα μακροσκελές email συμφωνίας μένει αναπάντητο — αυτό που πρέπει να κάνει το άλλο μέρος πρέπει να γίνεται κατανοητό σε μία πρόταση:
Γράψτε στη γραμμή θέματος την ημερομηνία αποκοπής και το όνομα της εταιρείας σας: το άλλο μέρος μπορεί να λαμβάνει την ίδια περίοδο συμφωνίες από πολλές εταιρείες και να χρειαστεί να αναζητήσει αργότερα το email. Στείλτε την κατάσταση σε PDF — η αποστολή επεξεργάσιμου αρχείου σημαίνει ότι το ποσό που επιβεβαιώθηκε μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων.
Πώς απαντάται ένα εισερχόμενο email συμφωνίας;
Υπάρχουν δύο περιπτώσεις και η απάντηση και στις δύο είναι σύντομη. Αν συμφωνείτε, επιβεβαιώστε γράφοντας ξανά την ημερομηνία και το ποσό· ένα απλό «επιβεβαιώνω» αφήνει έξι μήνες μετά ασαφές τι ακριβώς επιβεβαιώθηκε:
Αν δεν ταιριάζει, μην περιορίζεστε στο «διαφωνούμε». Γράψτε το δικό σας υπόλοιπο και από ποιο παραστατικό και ποια ημερομηνία προέρχεται η διαφορά — αν επισημάνετε εσείς τη διαφορά, η αλληλογραφία δεν χρειάζεται δεύτερο γύρο:
Το ποσό της διαφοράς ταυτίζεται συχνά απευθείας με ένα μόνο παραστατικό: μια διαφορά 7.250 ₺ σημαίνει ότι ένα τιμολόγιο των 7.250 ₺ είναι καταχωρισμένο μόνο στη μία πλευρά. Τη μέθοδο αναζήτησης της διαφοράς στην ημερομηνία και όχι στο σύνολο την εξηγήσαμε με παράδειγμα πίνακα στα βήματα της συμφωνίας.
Με τι ετοιμάζετε την επιστολή;
Word ή απευθείας στο σώμα του email: στα παραπάνω κείμενα δεν υπάρχει τίποτα προς υπολογισμό· αρκεί να τα αντιγράψετε και να συμπληρώσετε τις αγκύλες. Πριν τα στείλετε, μετατρέψτε τα σε PDF.
Excel: αν θέλετε το υπόλοιπο να έρχεται αυτόματα από την κατάσταση λογαριασμού και η φόρμα να χωρά σε Α4 μαζί με τον χώρο σφραγίδας-υπογραφής, υπάρχει έτοιμη διάταξη — το δωρεάν πρότυπο Excel φόρμας συμφωνίας υπολοίπων παράγει το ποσό και ολογράφως. Αυτή η σελίδα σάς δίνει το κείμενο, εκείνο το πρότυπο το αρχείο.
Με πρόγραμμα: στην εφαρμογή Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές, όταν ανοίξετε την καρτέλα και επιλέξετε το διάστημα έως την ημερομηνία αποκοπής, η κατάσταση έρχεται έτοιμη με χρέωση, πίστωση και τρέχον υπόλοιπο· το υπόλοιπο που θα γράψετε στην επιστολή και η κατάσταση που θα επισυνάψετε βγαίνουν από την ίδια οθόνη. Τις στήλες της κατάστασης θα τις βρείτε στη σελίδα τι είναι η κατάσταση τρεχούμενου λογαριασμού, ενώ την παρακολούθηση των απαιτήσεων που καθυστερούν μετά τη συμφωνία στη σελίδα παρακολούθηση εισπράξεων και λήξεων.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η επιστολή συμφωνίας υπολοίπων;
Είναι ένα μονοσέλιδο κείμενο με το οποίο μια επιχείρηση ρωτά το άλλο μέρος «κατά την ημερομηνία αποκοπής, στα βιβλία μας ο λογαριασμός σας εμφανίζει αυτό το υπόλοιπο· το επιβεβαιώνετε;». Εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό με τη φόρμα συμφωνίας· η διαφορά είναι στη μορφή — η φόρμα αποτελείται από πλαίσια προς συμπλήρωση, ενώ η επιστολή είναι απλό κείμενο και εκτυπώνεται σε επιστολόχαρτο. Κανένα από τα δύο δεν αρκεί από μόνο του· συνοδεύονται από κατάσταση λογαριασμού.
Πώς συμπληρώνεται η φόρμα συμφωνίας υπολοίπων;
Συμπληρώνονται οκτώ πεδία: ημερομηνία αποκοπής, πλήρης επωνυμία των δύο μερών, ΔΟΥ και ΑΦΜ, ποσό υπολοίπου (αριθμητικά και ολογράφως), αν το υπόλοιπο είναι χρεωστικό ή πιστωτικό, πλαίσιο «συμφωνούμε/διαφωνούμε» για το άλλο μέρος, χώρος σφραγίδας-υπογραφής και σημείωση ότι επισυνάπτεται κατάσταση λογαριασμού. Η δήλωση της κατεύθυνσης του υπολοίπου είναι το βήμα που παραλείπεται συχνότερα και προκαλεί τις περισσότερες παρεξηγήσεις.
Πώς στέλνεται το email συμφωνίας υπολοίπων;
Γράψτε στη γραμμή θέματος την ημερομηνία αποκοπής και το όνομα της εταιρείας σας, διατυπώστε στο σώμα μία μόνο πρόταση για το υπόλοιπο, επισυνάψτε την κατάσταση κινήσεων και κάντε μία μόνο ερώτηση. Το μακροσκελές email μένει αναπάντητο: αυτό που πρέπει να κάνει το άλλο μέρος πρέπει να γίνεται κατανοητό με την πρόταση «συγκρίνετε την επισυναπτόμενη κατάσταση με τα δικά σας βιβλία». Ζητήστε η απάντηση να είναι γραπτή· η επιβεβαίωση που δίνεται τηλεφωνικά δεν θυμάται κανείς έξι μήνες μετά.
Πώς απαντάται ένα email συμφωνίας υπολοίπων;
Συγκρίνετε με τα δικά σας βιβλία και απαντήστε με δύο προτάσεις: αν συμφωνείτε, επιβεβαιώστε γράφοντας ξανά την ημερομηνία και το ποσό («συμφωνούμε με υπόλοιπο 19.000 ₺ κατά τις 30.09.2026»). Αν δεν ταιριάζει, μην γράψετε απλώς «δεν ταιριάζει» — γράψτε το δικό σας υπόλοιπο και από ποιο παραστατικό και ποια ημερομηνία προέρχεται η διαφορά. Αν επισημάνετε εσείς τη διαφορά, η αλληλογραφία ολοκληρώνεται σε έναν γύρο.
Η επιστολή συμφωνίας πρέπει να είναι σε Word ή σε Excel;
Για την επιστολή και το email που θα στείλετε ως κείμενο, αρκεί το Word ή απευθείας το σώμα του email — δεν υπάρχει τίποτα προς υπολογισμό. Αν θέλετε το υπόλοιπο να έρχεται αυτόματα από την κατάσταση λογαριασμού, το Excel είναι κατάλληλο· η έτοιμη διάταξη υπάρχει στο δωρεάν πρότυπο Excel φόρμας συμφωνίας υπολοίπων. Και τα δύο, όταν φεύγουν προς το άλλο μέρος, μετατρέπονται σε PDF· η αποστολή επεξεργάσιμου αρχείου σημαίνει ότι το ποσό που επιβεβαιώθηκε μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων.
Είναι υποχρεωτικό να απαντήσει κανείς σε επιστολή συμφωνίας;
Το άλλο μέρος μπορεί να μην απαντήσει και η έλλειψη απάντησης δεν σημαίνει αυτομάτως επιβεβαίωση. Σας συμφέρει όμως να καταγράψετε τι στείλατε και πότε: όταν αρχίσει η καθυστέρηση της είσπραξης, θα έχετε στα χέρια σας την εγγραφή «την τάδε ημερομηνία στάλθηκαν κατάσταση και συμφωνία, δεν υπήρξε αντίρρηση». Υπενθυμίστε μία φορά μετά από εύλογο χρονικό διάστημα.
Είναι το ίδιο η επιστολή συμφωνίας και η κατάσταση λογαριασμού;
Όχι. Η κατάσταση είναι η καταγραφή όλων των κινήσεων της περιόδου· η επιστολή συμφωνίας είναι το σύντομο κείμενο που ζητά επιβεβαίωση του ενός αριθμού στο τέλος αυτής της καταγραφής. Στέλνονται μαζί: η επιστολή δείχνει ότι υπάρχει διαφορά, η κατάσταση δείχνει από ποια γραμμή προέρχεται.
Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-26
Από πού προέρχεται το υπόλοιπο που θα γράψετε στην επιστολή;
Ανοίξτε την καρτέλα, επιλέξτε την ημερομηνία αποκοπής· η κατάσταση και το υπόλοιπο έρχονται έτοιμα.
Μην ψάχνετε αριθμούς την ημέρα της συμφωνίας
Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, καθώς καταχωρίζετε κινήσεις η κατάσταση συσσωρεύεται· το ποσό που θα γράψετε στην επιστολή βγαίνει με ένα κλικ.