خطاب مطابقة الحساب الجاري ونموذج البريد الإلكتروني
خطاب مطابقة الحساب الجاري هو رسالة من صفحة واحدة تسأل فيها منشأة الطرف الآخر: «في سجلاتنا يُظهر حسابكم الرصيد التالي بتاريخ محدد، فهل توافقون عليه؟». ويتضمن تاريخ القطع، واسمَي الطرفين التجاريين، ومبلغ الرصيد (بالأرقام والحروف)، وهل الرصيد مدين أم دائن، ومربع «متفقون / غير متفقين» الذي يؤشّر عليه الطرف الآخر، وخانة الختم والتوقيع. ويُرفق به دائمًا كشف الحساب الجاري — فالخطاب يُبيّن وجود الفرق، والكشف يُبيّن مصدره.
في هذه الصفحة النصوص التي سترسلها: متن الخطاب، ونص البريد الإلكتروني، والرد على بريد مطابقة يصلك. أما إجراءات المطابقة — تحديد تاريخ القطع والبحث عن الفرق — فهي عمل مستقل شُرح خطوة بخطوة في صفحة كيف تتم مطابقة الحسابات الجارية. وإذا كنت لا تريد تأكيد الرصيد بل طلب كشف الحركات من الطرف الآخر فالنص مختلف: ففي صفحة كيف يُطلب كشف الحساب الجاري نموذج بريد طلب الكشف وخطاب الطلب.
الحقول الثمانية في نموذج المطابقة
يحمل الخطاب والنموذج المعلومات الثماني نفسها. وكل حقل ناقص يعني أن الطرف الآخر سيرسل لك أسئلة بدل الرد:
| الحقل | لماذا هو ضروري |
|---|---|
| تاريخ القطع | اليوم الذي يُعطى الرصيد بحسبه. يجب أن يُكتب التاريخ نفسه في أعلى الخطاب وداخل جملة الرصيد؛ فرؤية تاريخين مختلفين في موضعين توقف الطرف الآخر عند الجملة الأولى. |
| اسما الطرفين | الاسم التجاري الكامل للشركة المرسِلة والمستلِمة. لا تستخدم الاختصارات: فإذا اختلطت شركتان من المجموعة نفسها فستطلب تأكيد حساب خاطئ بدل البحث عن الفرق. |
| الدائرة الضريبية والرقم الضريبي | يُكتشف هنا معظم الحالات التي تكون فيها الشركة نفسها مسجَّلة في بطاقتَي حساب منفصلتين؛ وعندما يرى الطرف الآخر الرقم يعرف أي بطاقة يفتح. |
| الرصيد — بالأرقام والحروف | اكتب المبلغ بالأرقام والحروف معًا. ففي المستندات التي تُملأ بخط اليد ويصعب قراءتها بعد المسح الضوئي، المبلغ المكتوب بالحروف هو الحقل الوحيد الموثوق. |
| اتجاه الرصيد: مدين أم دائن | هذا أكثر الحقول إغفالًا. فعبارة «رصيد 19.000 ₺» قد يقرؤها الطرفان بشكل معكوس؛ أما كتابة «رصيد مدين في سجلاتنا» فتغلق باب الجدل من البداية. |
| مربع متفقون / غير متفقين | اترك للطرف الآخر مربعين يؤشّر على أحدهما. واجعل تحت المربع الثاني سطرًا فارغًا يكتب فيه رصيده وسبب الفرق — فإن لم يوجد هذا السطر جاء الرد «لا يتطابق» فقط وتحتاج إلى جولة مراسلة أخرى. |
| الختم والتوقيع والتاريخ | الحقل الذي يحوّل الوثيقة من مراسلة إلى سجل. واطلب كذلك اسم الموقِّع وصفته. |
| بيانات الاتصال والمرفق | من يتصل به من لديه سؤال، وملاحظة بأن كشف الحساب الجاري مرفق. فالمطابقة المرسلة بلا كشف لا تنفع شيئًا عندما يظهر فرق. |
نموذج خطاب مطابقة الحساب الجاري
صيغة تُطبع على الورق الرسمي للشركة. استبدل المواضع بين الأقواس المربعة ببياناتك:
الشيء الوحيد الذي يجب الانتباه إليه: أن يُكتب تاريخ القطع نفسه في الموضعين وأن يُذكر اتجاه الرصيد صراحةً. فعبارة «رصيد 19.000 ₺» قد يقرؤها الطرفان بشكل معكوس؛ أما «رصيد مدين في سجلاتنا» فتغلق باب الجدل من البداية.
نموذج بريد المطابقة الإلكتروني
البريد الإلكتروني صورة مختصرة من الخطاب. وبريد المطابقة الطويل يبقى بلا رد — يجب أن يُفهم ما على الطرف الآخر فعله في جملة واحدة:
اكتب تاريخ القطع واسم شركتك في سطر الموضوع: فقد يتلقى الطرف الآخر طلبات مطابقة من عدة شركات في الفترة نفسها ويحتاج إلى البحث عن البريد لاحقًا. وأرسل الكشف بصيغة PDF — فإرسال ملف قابل للتعديل يعني أن المبلغ الذي جرى تأكيده يمكن تغييره لاحقًا.
كيف يُردّ على بريد مطابقة وارد؟
هناك حالتان، والرد في كلتيهما قصير. إذا كنتم متفقين فأكّدوا بإعادة كتابة التاريخ والمبلغ؛ فالاكتفاء بعبارة «نؤكد» يترك غامضًا ما الذي تمّ تأكيده بعد ستة أشهر:
وإذا لم يتطابق فلا تكتفوا بعبارة «غير متفقين». اكتبوا رصيدكم وفي أي تاريخ ومن أي مستند نشأ الفرق — فإذا أشرتم أنتم إلى الفرق لم تحتج المراسلة إلى جولة ثانية:
غالبًا ما يطابق مبلغ الفرق مستندًا واحدًا مباشرةً: فالفرق 7.250 ₺ يعني أن فاتورة بمبلغ 7.250 ₺ مقيَّدة عند طرف واحد فقط. وقد شرحنا طريقة البحث عن الفرق من خلال التاريخ لا المجموع مع جدول نموذجي في خطوات المطابقة.
بماذا تُعدّ الخطاب؟
Word أو في متن البريد مباشرةً: لا شيء يُحسب في النصوص أعلاه؛ يكفي أن تنسخها وتملأ الأقواس المربعة. وحوّلها إلى PDF قبل الإرسال.
Excel: إذا أردت أن يأتي الرصيد تلقائيًا من كشف الحساب وأن يتسع النموذج مع خانة الختم والتوقيع لصفحة A4 فهناك إعداد جاهز — قالب Excel المجاني لنموذج مطابقة الحساب الجاري يكتب المبلغ بالحروف أيضًا. هذه الصفحة تعطيك النص، وذلك القالب يعطيك الملف.
بالبرنامج: عند فتح بطاقة الحساب في تطبيق دفتر الحسابات: ديون ومستحقات واختيار الفترة حتى تاريخ القطع يصلك الكشف جاهزًا بالمدين والدائن والرصيد المتحرك؛ والرصيد الذي ستكتبه في الخطاب والكشف الذي سترفقه يخرجان من الشاشة نفسها. وأعمدة الكشف شرحناها في صفحة ما هو كشف الحساب الجاري، ومتابعة المستحقات المتأخرة بعد المطابقة تجدها في صفحة متابعة التحصيل والاستحقاق.
الأسئلة الشائعة
ما هو خطاب مطابقة الحساب الجاري؟
هو رسالة من صفحة واحدة تسأل فيها منشأة الشركة المقابلة: «في سجلاتنا يُظهر حسابكم الرصيد التالي بتاريخ محدد، فهل توافقون عليه؟». وهو يؤدي عمل نموذج المطابقة نفسه؛ والفرق في الشكل — فالنموذج مربعات تُملأ، أما الخطاب فنص عادي يُطبع على الورق الرسمي للشركة. ولا يكفي أيٌّ منهما وحده، بل يُرفق بهما كشف الحساب الجاري.
كيف يُملأ نموذج مطابقة الحساب الجاري؟
تُملأ ثمانية حقول: تاريخ القطع، والاسم الكامل للطرفين، والدائرة الضريبية والرقم الضريبي، ومبلغ الرصيد (بالأرقام والحروف)، وهل الرصيد مدين أم دائن، ومربع متفقون/غير متفقين الذي يؤشّر عليه الطرف الآخر، وخانة الختم والتوقيع، وملاحظة بأن الكشف مرفق. وكتابة اتجاه الرصيد هي أكثر الخطوات إغفالًا وأكثرها تسببًا في سوء الفهم.
كيف يُرسل بريد المطابقة؟
اكتب تاريخ القطع واسم شركتك في سطر الموضوع، واكتفِ بجملة واحدة عن الرصيد في المتن، وأرفق كشف الحركات، واطرح سؤالًا واحدًا. فالبريد الطويل يبقى بلا رد: يجب أن يُفهم ما على الطرف الآخر فعله من عبارة «قارن الكشف المرفق بسجلك». واطلب أن يأتي الرد كتابةً؛ فالموافقة الهاتفية لا تُتذكَّر بعد ستة أشهر.
كيف يُردّ على بريد المطابقة؟
قارن بسجلك وأجب بجملتين: إذا كنتم متفقين فأكّدوا بإعادة كتابة التاريخ والمبلغ («متفقون على رصيد 19.000 ₺ بتاريخ 30.09.2026»). وإذا لم يتطابق فلا تكتفوا بعبارة «لا يتطابق» — اكتبوا رصيدكم وفي أي تاريخ ومن أي مستند نشأ الفرق. فإذا أشرتم أنتم إلى الفرق انتهت المراسلة في جولة واحدة.
هل يُعدّ خطاب المطابقة في Word أم في Excel؟
للخطاب والبريد اللذين سترسلهما كنص يكفي Word أو متن البريد الإلكتروني مباشرةً — فلا شيء يُحسب فيهما. وإذا أردت أن يأتي الرصيد تلقائيًا من كشف الحساب فـ Excel هو المناسب؛ والإعداد الجاهز موجود في قالب Excel المجاني لنموذج مطابقة الحساب الجاري. وعند الإرسال إلى الطرف الآخر يُحوَّل كلاهما إلى PDF؛ فإرسال ملف قابل للتعديل يعني أن المبلغ الذي جرى تأكيده يمكن تغييره لاحقًا.
هل الرد على خطاب المطابقة إلزامي؟
قد لا يرد الطرف الآخر، والسكوت لا يعني الموافقة تلقائيًا. لكن من مصلحتك أن تسجّل ما أرسلته ومتى أرسلته: فعندما يبدأ التحصيل بالتأخر يكون بيدك سجل «أُرسل الكشف والمطابقة بتاريخ كذا ولم يصل اعتراض». وذكّره مرة واحدة بعد مدة معقولة.
هل خطاب المطابقة وكشف الحساب شيء واحد؟
لا. كشف الحساب هو قائمة بجميع الحركات خلال الفترة؛ أما خطاب المطابقة فهو رسالة قصيرة تطلب تأكيد الرقم الواحد الذي في ذيل تلك القائمة. ويُرسلان معًا: الخطاب يُبيّن وجود الفرق، والكشف يُبيّن من أي سطر نشأ.
آخر تحديث: 2026-09-26
من أين يأتي الرصيد الذي ستكتبه في الخطاب؟
افتح بطاقة الحساب واختر تاريخ القطع؛ ويصلك الكشف والرصيد جاهزين.
لا تبحث عن الأرقام يوم المطابقة
افتح حسابًا مجانيًا ودع الكشف يتراكم كلما أدخلت الحركات؛ ويخرج المبلغ الذي ستكتبه في الخطاب بنقرة واحدة.