Pismo za usaglašavanje salda i primer e-pošte
Pismo za usaglašavanje salda komitenta je jednostrani dopis kojim firma pita drugu stranu „prema našoj evidenciji na određeni datum vaš saldo iznosi toliko, da li ga potvrđujete?“; u njemu se nalaze datum preseka, nazivi obe strane, iznos salda (brojkama i slovima), podatak da li je saldo dugovni ili potražni, polje „usaglašeni smo / nismo usaglašeni“ koje druga strana označava i prostor za pečat i potpis. Uz njega obavezno ide izvod komitenta — pismo pokazuje da razlika postoji, a izvod odakle potiče.
Na ovoj stranici nalaze se tekstovi koje šaljete: telo pisma, tekst e-pošte i odgovor na primljenu e-poštu za usaglašavanje. Postupak usaglašavanja — određivanje datuma preseka, traženje razlike — je poseban posao i korak po korak je opisan na stranici kako se radi usaglašavanje salda komitenata. Ako ne tražite potvrdu salda, već izvod prometa od druge strane, tekst je drugačiji: na stranici kako zatražiti izvod komitenta nalaze se primer e-pošte i dopisa za traženje izvoda.
Osam polja obrasca za usaglašavanje
I pismo i obrazac nose istih osam podataka. Svako izostavljeno polje znači da će druga strana poslati pitanje umesto odgovora:
| Polje | Zašto je potrebno |
|---|---|
| Datum preseka | Na koji je dan saldo iskazan. Isti datum mora stajati na vrhu pisma i unutar rečenice o saldu; ako druga strana vidi različite datume na dva mesta, zastaće već na prvoj rečenici. |
| Nazivi obe strane | Pun poslovni naziv firme pošiljaoca i primaoca. Ne koristite skraćenice: kada se pomešaju dve firme iste grupe, umesto da tražite razliku, dobićete potvrdu pogrešnog računa. |
| Poreska uprava i poreski broj | Većina slučajeva u kojima ista firma stoji na dve odvojene kartice komitenata otkriva se ovde; kada vidi broj, druga strana zna koju svoju karticu da otvori. |
| Saldo — brojkama i slovima | Iznos upišite i brojkama i slovima. Kod dokumenata koji se popunjavaju rukom i posle skeniranja postanu nečitki, jedino pouzdano polje je iznos ispisan slovima. |
| Smer salda: dugovni ili potražni | Ovo se najčešće izostavlja. Rečenica „saldo 19.000 ₺“ može se na dve strane pročitati suprotno; formulacija „prema našoj evidenciji dugovni saldo“ okončava raspravu pre nego što počne. |
| Polje „usaglašeni smo / nismo usaglašeni“ | Ostavite drugoj strani dva polja za označavanje. Ispod drugog neka bude prazan red u koji će upisati svoj saldo i razlog razlike — ako tog reda nema, odgovor stiže u obliku „ne slaže se“ i imate još jedan krug prepiske. |
| Pečat, potpis i datum | Polje koje dopis pretvara iz prepiske u zapis. Zatražite i ime i funkciju potpisnika. |
| Kontakt i prilog | Koga da pozove onaj ko ima pitanje, i napomena da je uz pismo priložen izvod komitenta. Usaglašavanje poslato bez izvoda ne vredi ništa kada se pojavi razlika. |
Primer pisma za usaglašavanje salda
Format za štampu na memorandumu. Zamenite mesta u uglastim zagradama svojim podacima:
Jedino na šta treba paziti: isti datum preseka na oba mesta i jasno naveden smer salda. Rečenica „saldo 19.000 ₺“ može se na dve strane pročitati suprotno; formulacija „prema našoj evidenciji dugovni saldo“ okončava raspravu pre nego što počne.
Primer e-pošte za usaglašavanje
E-pošta je skraćena verzija pisma. Dugačka e-pošta za usaglašavanje ostaje bez odgovora — šta druga strana treba da uradi mora biti jasno iz jedne rečenice:
U predmet upišite datum preseka i naziv svoje firme: druga strana u istom periodu može primati usaglašavanja od više firmi i kasnije će morati da pronađe vaš mejl. Izvod pošaljite kao PDF — slanje izmenjivog fajla znači da se potvrđeni iznos kasnije može promeniti.
Kako odgovoriti na primljenu e-poštu za usaglašavanje?
Postoje dva slučaja i odgovor je u oba kratak. Ako ste usaglašeni, potvrdite ponovnim navođenjem datuma i iznosa; samo „potvrđujem“ posle šest meseci ostavlja nejasno šta je tačno potvrđeno:
Ako se ne slaže, ne ograničavajte se na „nismo usaglašeni“. Napišite svoj saldo i iz kog dokumenta sa kojim datumom razlika potiče — ako razliku označite vi, prepiska ne ide u drugi krug:
Iznos razlike najčešće se direktno poklapa sa jednim dokumentom: razlika od 7.250 ₺ znači da je faktura od 7.250 ₺ evidentirana samo na jednoj strani. Metod traženja razlike po datumu, a ne po zbiru, objasnili smo uz primer tabele u koracima usaglašavanja.
Čime pripremate pismo?
Word ili direktno u telo e-pošte: u gornjim tekstovima nema ničeg što treba izračunavati; dovoljno je da ih kopirate i popunite uglaste zagrade. Pre slanja pretvorite u PDF.
Excel: ako želite da saldo automatski dolazi iz izvoda i da obrazac zajedno sa poljem za pečat i potpis stane na A4, postoji gotovo rešenje — besplatan Excel šablon obrasca za usaglašavanje salda čak ispisuje i iznos slovima. Ova stranica daje tekst, taj šablon daje fajl.
Programom: kada u aplikaciji Dugovi i potraživanja: Naplata otvorite karticu komitenta i izaberete period do datuma preseka, izvod stiže gotov sa dugovanjem, potraživanjem i tekućim saldom; saldo koji upisujete u pismo i izvod koji prilažete dobijaju se sa istog ekrana. Kolone izvoda možete naći na stranici šta je izvod komitenta, a praćenje potraživanja koja posle usaglašavanja upadnu u docnju na stranici praćenje naplate i rokova dospeća.
Česta pitanja
Šta je pismo za usaglašavanje salda?
To je jednostrani dopis kojim firma pita drugu stranu: „prema našoj evidenciji na određeni datum vaš saldo iznosi toliko, da li ga potvrđujete?“ Obavlja isti posao kao obrazac za usaglašavanje; razlika je u formi — obrazac se sastoji od polja koja se popunjavaju, a pismo je običan tekst koji se štampa na memorandumu. Nijedno od to dvoje samo nije dovoljno, uz njih ide izvod komitenta.
Kako se popunjava obrazac za usaglašavanje salda?
Popunjava se osam polja: datum preseka, puni nazivi obe strane, poreska uprava i poreski broj, iznos salda (brojkama i slovima), da li je saldo dugovni ili potražni, polje „usaglašeni smo / nismo usaglašeni“ koje druga strana označava, polje za pečat i potpis i napomena da je izvod u prilogu. Navođenje smera salda je korak koji se najčešće izostavlja i koji najviše izaziva nesporazume.
Kako poslati e-poštu za usaglašavanje?
U predmet upišite datum preseka i naziv firme, u telu napišite jednu rečenicu o saldu, priložite izvod prometa i postavite jedno pitanje. Dugačka e-pošta ostaje bez odgovora: šta druga strana treba da uradi mora biti jasno iz rečenice „uporedite priloženi izvod sa svojom evidencijom“. Zatražite da odgovor stigne pisanim putem; potvrda data telefonom posle šest meseci se ne pamti.
Kako odgovoriti na e-poštu za usaglašavanje?
Uporedite sa svojom evidencijom i odgovorite u dve rečenice: ako ste usaglašeni, potvrdite ponovnim navođenjem datuma i iznosa („na dan 30.09.2026 usaglašeni smo oko salda od 19.000 ₺“). Ako se ne slaže, ne pišite samo „ne slaže se“ — napišite svoj saldo i iz kog dokumenta sa kojim datumom razlika potiče. Ako razliku označite vi, prepiska se završava u jednom krugu.
Da li pismo za usaglašavanje treba da bude u Wordu ili Excelu?
Za pismo i e-poštu koje šaljete kao tekst dovoljan je Word ili direktno telo e-pošte — u njima nema ničeg što treba izračunavati. Ako želite da saldo automatski dolazi iz izvoda, Excel je prikladan; gotovo rešenje nalazi se u besplatnom Excel šablonu obrasca za usaglašavanje salda. Pri slanju drugoj strani oba se pretvaraju u PDF; slanje izmenjivog fajla znači da se potvrđeni iznos kasnije može promeniti.
Da li je obavezno odgovoriti na pismo za usaglašavanje?
Druga strana ne mora da odgovori, a izostanak odgovora sam po sebi ne znači potvrdu. Ali vam koristi da evidentirate šta ste poslali i kada: kada naplata počne da kasni, imaćete zapis „na taj datum su poslati izvod i usaglašavanje, prigovora nije bilo“. Posle razumnog roka podsetite jednom.
Da li su pismo za usaglašavanje i izvod isto?
Nisu. Izvod je spisak svih prometa u periodu; pismo za usaglašavanje je kratak dopis kojim se potvrđuje jedna cifra na kraju tog izvoda. Šalju se zajedno: pismo pokazuje da razlika postoji, a izvod iz kog reda potiče.
Poslednje ažuriranje: 2026-09-26
Odakle dolazi saldo koji upisujete u pismo?
Otvorite karticu komitenta, izaberite datum preseka; izvod i saldo stižu gotovi.
Ne tražite cifre na dan usaglašavanja
Otvorite besplatan nalog, neka se izvod gomila kako unosite promet; iznos za pismo dobijate jednim klikom.