Saldenbestätigungsschreiben und E-Mail-Muster
Ein Saldenbestätigungsschreiben (cari mutabakat mektubu) ist ein einseitiges Schreiben, in dem ein Unternehmen die Gegenseite fragt: „Zum Stichtag zeigt Ihr Konto in unseren Büchern diesen Saldo – bestätigen Sie ihn?“ Es enthält den Stichtag, die Firmennamen beider Seiten, den Saldobetrag (in Ziffern und in Worten), ob der Saldo ein Soll oder Haben ist, das Feld „einverstanden / nicht einverstanden“ zum Ankreuzen für die Gegenseite sowie ein Feld für Firmenstempel und Unterschrift. Unbedingt beigelegt wird ein Kontoauszug – das Schreiben zeigt, dass eine Differenz besteht, der Auszug, woher sie kommt.
Auf dieser Seite finden Sie die Texte zum Versenden: den Schreibtext, die E-Mail und die Antwort auf eine eingehende Abstimmungs-E-Mail. Das Verfahren der Saldenabstimmung – Festlegung des Stichtags, Suche nach der Differenz – ist eine eigene Aufgabe und wird Schritt für Schritt auf der Seite Saldenabstimmung durchführen erklärt. Wollen Sie nicht die Bestätigung des Saldos, sondern von der Gegenseite die Aufstellung der Buchungen, ist das Schreiben ein anderes: auf der Seite Kontoauszug anfordern finden Sie ein Muster für die Anforderungs-E-Mail und das Anforderungsschreiben.
Die acht Felder des Abstimmungsformulars
Schreiben und Formular enthalten dieselben acht Angaben. Jedes fehlende Feld bedeutet, dass die Gegenseite statt einer Antwort eine Rückfrage schickt:
| Feld | Wozu es nötig ist |
|---|---|
| Stichtag | Zu welchem Tag der Saldo angegeben wird. Das Datum muss ganz oben im Schreiben und im Satz mit dem Saldo identisch sein; wer an zwei Stellen verschiedene Daten sieht, stockt schon im ersten Satz. |
| Firmenname beider Seiten | Der vollständige Handelsname der absendenden und der empfangenden Firma. Keine Abkürzungen: Werden zwei Gesellschaften derselben Gruppe verwechselt, lassen Sie statt einer Differenzsuche ein falsches Konto bestätigen. |
| Finanzamt und Steuernummer | Die meisten Fälle, in denen dieselbe Firma auf zwei getrennten Kontokarten steht, fallen hier auf; sieht die Gegenseite die Nummer, weiß sie, welche ihrer Karten sie öffnen muss. |
| Saldo – in Ziffern und in Worten | Schreiben Sie den Betrag sowohl in Ziffern als auch in Worten. Bei handschriftlich ausgefüllten und nach dem Scannen unleserlichen Dokumenten ist der ausgeschriebene Betrag das einzige verlässliche Feld. |
| Richtung des Saldos: Soll oder Haben | Dieses Feld wird am häufigsten ausgelassen. Der Satz „Saldo 19.000 ₺“ kann auf beiden Seiten gegensätzlich gelesen werden; „in unseren Büchern ein Soll-Saldo“ beendet den Streit von vornherein. |
| Feld „einverstanden / nicht einverstanden“ | Lassen Sie der Gegenseite zwei Kästchen zum Ankreuzen. Unter dem zweiten sollte eine freie Zeile sein, in die sie ihren eigenen Saldo und den Grund der Differenz schreibt – fehlt diese Zeile, kommt die Antwort als „stimmt nicht“, und Sie schreiben sich noch eine Runde. |
| Firmenstempel, Unterschrift und Datum | Das Feld, das aus dem Schriftwechsel einen Nachweis macht. Verlangen Sie auch Name und Funktion der unterzeichnenden Person. |
| Kontakt und Anlage | Wen man bei Fragen anrufen kann, und der Hinweis, dass der Kontoauszug beiliegt. Eine Saldenabstimmung ohne Kontoauszug nützt nichts, sobald eine Differenz auftaucht. |
Muster eines Saldenbestätigungsschreibens
Format zum Ausdrucken auf Geschäftspapier mit Briefkopf. Ersetzen Sie die Stellen in eckigen Klammern durch Ihre Angaben:
Worauf es allein ankommt: An beiden Stellen muss derselbe Stichtag stehen, und die Richtung des Saldos muss eindeutig angegeben sein. Der Satz „Saldo 19.000 ₺“ kann auf beiden Seiten gegensätzlich gelesen werden; „in unseren Büchern ein Soll-Saldo“ beendet den Streit von vornherein.
Muster einer Abstimmungs-E-Mail
Die E-Mail ist die Kurzfassung des Schreibens. Eine lange Abstimmungs-E-Mail bleibt unbeantwortet – in einem Satz muss klar sein, was die Gegenseite tun soll:
Schreiben Sie Stichtag und Firmenname in die Betreffzeile: Die Gegenseite holt im selben Zeitraum womöglich von mehreren Firmen Abstimmungen ein und muss die E-Mail später wiederfinden. Senden Sie die Aufstellung als PDF – eine bearbeitbare Datei zu schicken heißt, dass der bestätigte Betrag nachträglich geändert werden könnte.
Wie antwortet man auf eine eingehende Abstimmungs-E-Mail?
Es gibt zwei Fälle, und die Antwort ist in beiden kurz. Sind Sie einverstanden, bestätigen Sie, indem Sie Datum und Betrag wiederholen; ein bloßes „bestätigt“ lässt in sechs Monaten offen, was eigentlich bestätigt wurde:
Stimmt es nicht, begnügen Sie sich nicht mit „nicht einverstanden“. Nennen Sie Ihren eigenen Saldo und aus welchem Beleg zu welchem Datum die Differenz stammt – zeigen Sie die Differenz selbst auf, braucht der Schriftwechsel keine zweite Runde:
Der Differenzbetrag entspricht oft direkt einem einzelnen Beleg: Eine Differenz von 7.250 ₺ bedeutet, dass eine Rechnung über 7.250 ₺ nur auf einer Seite gebucht ist. Die Methode, die Differenz nicht über die Summe, sondern über das Datum zu suchen, haben wir in den Schritten der Saldenabstimmung mit einer Beispieltabelle erklärt.
Womit bereiten Sie das Schreiben vor?
Word oder direkt im E-Mail-Text: In den obigen Texten gibt es nichts zu berechnen; Sie müssen sie nur kopieren und die eckigen Klammern ausfüllen. Wandeln Sie sie vor dem Versand in PDF um.
Excel: Wenn der Saldo automatisch aus dem Kontoauszug kommen und das Formular samt Feld für Firmenstempel und Unterschrift auf eine A4-Seite passen soll, gibt es eine fertige Lösung – die kostenlose Excel-Vorlage für das Saldenabstimmungsformular erzeugt den Betrag auch in Worten. Diese Seite liefert den Text, jene Vorlage die Datei.
Mit Software: Öffnen Sie in Kontobuch: Offene Posten die Kontokarte und wählen den Zeitraum bis zum Stichtag, kommt die Aufstellung mit Soll, Haben und fortlaufendem Saldo fertig; der Saldo für das Schreiben und der Kontoauszug für die Anlage kommen vom selben Bildschirm. Die Spalten des Kontoauszugs finden Sie auf der Seite Was ist ein Kontoauszug?, die Verfolgung der nach der Abstimmung überfälligen Forderungen auf der Seite Zahlungseingangs- und Fälligkeitsverfolgung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Saldenbestätigungsschreiben?
Es ist ein einseitiges Schreiben, in dem ein Unternehmen die Firma auf der Gegenseite fragt: „Zum Stichtag zeigt Ihr Konto in unseren Büchern diesen Saldo – bestätigen Sie ihn?“ Es erfüllt denselben Zweck wie das Abstimmungsformular; der Unterschied liegt in der Form – das Formular besteht aus auszufüllenden Kästchen, das Schreiben ist Fließtext und wird auf Geschäftspapier mit Briefkopf gedruckt. Keines von beiden genügt allein, beigelegt wird ein Kontoauszug.
Wie füllt man das Saldenabstimmungsformular aus?
Es werden acht Felder ausgefüllt: Stichtag, vollständiger Name beider Seiten, Finanzamt und Steuernummer, Saldobetrag (in Ziffern und in Worten), ob der Saldo ein Soll oder Haben ist, das Feld „einverstanden / nicht einverstanden“ zum Ankreuzen für die Gegenseite, das Feld für Firmenstempel und Unterschrift sowie der Hinweis auf den beigefügten Kontoauszug. Die Richtung des Saldos anzugeben ist der am häufigsten ausgelassene Schritt und führt am häufigsten zu Missverständnissen.
Wie schickt man eine Abstimmungs-E-Mail?
Schreiben Sie Stichtag und Firmenname in die Betreffzeile, formulieren Sie im Text einen einzigen Satz zum Saldo, hängen Sie die Buchungsaufstellung an und stellen Sie eine einzige Frage. Lange E-Mails bleiben unbeantwortet: Was die Gegenseite tun soll, muss mit dem Satz „Gleichen Sie die beiliegende Aufstellung mit Ihren Büchern ab“ klar sein. Verlangen Sie die Antwort schriftlich; eine telefonische Zusage ist nach sechs Monaten nicht mehr erinnerlich.
Wie antwortet man auf eine Abstimmungs-E-Mail?
Gleichen Sie mit Ihren eigenen Büchern ab und antworten Sie in zwei Sätzen: Sind Sie einverstanden, bestätigen Sie, indem Sie Datum und Betrag wiederholen („zum 30.09.2026 sind wir mit einem Saldo von 19.000 ₺ einverstanden“). Stimmt es nicht, sagen Sie nicht nur „stimmt nicht“ – nennen Sie Ihren eigenen Saldo und aus welchem Beleg zu welchem Datum die Differenz stammt. Zeigen Sie die Differenz selbst auf, ist der Schriftwechsel in einer Runde erledigt.
Sollte das Abstimmungsschreiben in Word oder Excel erstellt werden?
Für Schreiben und E-Mail, die Sie als Text versenden, genügen Word oder direkt der E-Mail-Text – es gibt darin nichts zu berechnen. Soll der Saldo automatisch aus dem Kontoauszug kommen, ist Excel geeignet; die fertige Lösung gibt es in der kostenlosen Excel-Vorlage für das Saldenabstimmungsformular. Für die Gegenseite werden beide in PDF umgewandelt; eine bearbeitbare Datei zu schicken heißt, dass der bestätigte Betrag nachträglich geändert werden könnte.
Muss man auf ein Abstimmungsschreiben antworten?
Die Gegenseite muss nicht antworten, und ausbleibende Antwort bedeutet nicht automatisch Zustimmung. Es nützt Ihnen aber, zu dokumentieren, was Sie wann gesendet haben: Wenn der Zahlungseingang sich verzögert, haben Sie den Vermerk „an diesem Datum wurden Kontoauszug und Saldenabstimmung versendet, kein Einspruch erhalten“ in der Hand. Erinnern Sie nach angemessener Frist einmal.
Sind Abstimmungsschreiben und Kontoauszug dasselbe?
Nein. Der Kontoauszug ist die Aufstellung aller Buchungen im Zeitraum; das Abstimmungsschreiben ist das kurze Schreiben, das die einzelne Zahl am Ende dieser Aufstellung bestätigen lässt. Beides wird zusammen verschickt: Das Schreiben zeigt, dass eine Differenz besteht, der Auszug, aus welcher Zeile sie stammt.
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-26
Woher kommt der Saldo, den Sie ins Schreiben eintragen?
Kontokarte öffnen, Stichtag wählen – Aufstellung und Saldo kommen fertig.
Suchen Sie am Abstimmungstag keine Zahlen
Eröffnen Sie ein kostenloses Konto, die Aufstellung baut sich mit jeder Buchung auf; der Betrag für das Schreiben ist mit einem Klick da.