Писмо и имейл за съгласуване на салдо — примери
Писмото за съгласуване на салдо (cari mutabakat mektubu) е едностраничен документ, с който бизнесът пита насрещната страна „към определена дата по нашите записи вашата сметка показва това салдо — потвърждавате ли го?“; в него са датата на отрязване, наименованията на двете страни, размерът на салдото (с цифри и словом), дали салдото е дълг или вземане, поле за отметка „съгласни сме / не сме съгласни“, което насрещната страна попълва, и място за печат и подпис. Задължително се прилага и извлечение по сметката — писмото показва, че има разлика, а извлечението — откъде идва тя.
На тази страница има текстове, които можете да изпратите: тялото на писмото, текст за имейл и отговор на получен имейл за съгласуване. Процедурата по съгласуване — определянето на датата на отрязване, търсенето на разликата — е отделна работа и е описана стъпка по стъпка на страницата как се прави съгласуване на салдата. Ако не искате потвърждение на салдо, а отчет на движенията от насрещната страна, текстът е друг: на страницата как се иска извлечение по сметка има пример за имейл и писмо с искане на извлечение.
Осемте полета на формуляра за съгласуване
И писмото, и формулярът носят едни и същи осем данни. Всяко липсващо поле означава, че насрещната страна ще ви върне въпрос вместо отговор:
| Поле | Защо е нужно |
|---|---|
| Дата на отрязване | Към кой ден е дадено салдото. В горната част на писмото и в изречението със салдото трябва да е една и съща дата; ако насрещната страна види две различни дати, ще спре още на първото изречение. |
| Наименование на двете страни | Пълното търговско наименование на изпращащата и на получаващата фирма. Не пишете съкращения: когато се объркат две дружества от една група, вместо да търсите разликата, ще получите потвърждение на погрешна сметка. |
| Данъчна служба и номер | Повечето случаи, в които една и съща фирма стои в две отделни карти, се улавят тук; като види номера, насрещната страна знае коя от картите си да отвори. |
| Салдо — с цифри и словом | Пишете сумата и с цифри, и словом. При документи, попълнени на ръка и след сканиране станали нечетливи, единственото надеждно поле е сумата словом. |
| Посока на салдото: дълг или вземане | Това е най-често пропусканото поле. Изречението „салдо 19.000 ₺“ може да се прочете в обратна посока от двете страни; фразата „по нашите записи дългово салдо“ прекратява спора от самото начало. |
| Поле „Съгласни сме / не сме съгласни“ | Оставете на насрещната страна две полета за отметка. Под второто да има празен ред, където тя да запише своето салдо и причината за разликата — ако този ред липсва, отговорът идва като „не съвпада“ и се налага още един кръг кореспонденция. |
| Печат, подпис и дата | Полето, което превръща документа от кореспонденция в запис. Поискайте и името и длъжността на подписващия. |
| Контакт и приложение | Кого да потърси този, който има въпрос, и бележка, че към писмото е приложено извлечение по сметката. Съгласуване, изпратено без извлечение, е безполезно, когато се появи разлика. |
Пример за писмо за съгласуване на салдо
Формат за печат върху фирмена бланка. Заменете местата в квадратни скоби със свои данни:
Единственото, на което трябва да внимавате: на двете места да е една и съща дата на отрязване и посоката на салдото да е посочена ясно. Изречението „салдо 19.000 ₺“ може да се прочете в обратна посока от двете страни; фразата „по нашите записи дългово салдо“ прекратява спора от самото начало.
Пример за имейл за съгласуване на салдо
Имейлът е съкратена версия на писмото. Дълъг имейл за съгласуване остава без отговор — какво трябва да направи насрещната страна трябва да е ясно от едно изречение:
В темата напишете датата на отрязване и името на вашата фирма: насрещната страна може да получава съгласуване от няколко фирми в един и същ период и по-късно да се наложи да търси имейла. Изпращайте отчета като PDF — изпращането на редактируем файл означава, че потвърдената сума може да бъде променена впоследствие.
Как се отговаря на получен имейл за съгласуване?
Има два случая и отговорът и в двата е кратък. Ако сте съгласни, потвърдете, като повторите датата и сумата; само „потвърждавам“ след шест месеца оставя неясно какво точно е потвърдено:
Ако не съвпада, не се задоволявайте само с „не сме съгласни“. Напишете своето салдо и от кой документ с каква дата произтича разликата — ако посочите разликата вие, кореспонденцията не стига до втори кръг:
Размерът на разликата често съвпада директно с един документ: разлика от 7.250 ₺ означава, че фактура за 7.250 ₺ е записана само от едната страна. Метода за търсене на разликата по дата, а не по сума, сме описали с примерна таблица в стъпките на съгласуването.
С какво да подготвите писмото?
Word или директно в тялото на имейла: в горните текстове няма нищо за изчисляване; достатъчно е да ги копирате и да попълните полетата в квадратни скоби. Преди изпращане ги превърнете в PDF.
Excel: ако искате салдото да идва автоматично от извлечението, а формулярът заедно с полето за печат и подпис да се побира на A4, има готова настройка — безплатният Excel шаблон за формуляр за съгласуване на салдо получава и сумата словом. Тази страница дава текста, а шаблонът — файла.
С програма: в програмата Вземания и задължения: Дългове отваряте картата на контрагента и избирате периода до датата на отрязване — отчетът идва готов с дълг, вземане и натрупващо се салдо; салдото за писмото и извлечението за приложението излизат от един и същ екран. Колоните на извлечението ще намерите на страницата какво е извлечение по сметка на контрагент, а проследяването на просрочените след съгласуването вземания — на страницата проследяване на събиранията и падежите.
Често задавани въпроси
Какво е писмо за съгласуване на салдо?
Това е едностраничен документ, с който бизнесът пита насрещната фирма: „към определена дата по нашите записи вашата сметка показва това салдо — потвърждавате ли го?“. Върши същата работа като формуляра за съгласуване; разликата е във формата — формулярът се състои от полета за попълване, а писмото е обикновен текст, отпечатан на фирмена бланка. Нито едното не е достатъчно само по себе си — към тях се прилага извлечение по сметката.
Как се попълва формулярът за съгласуване на салдо?
Попълват се осем полета: дата на отрязване, пълното наименование на двете страни, данъчна служба и номер, размер на салдото (с цифри и словом), дали салдото е дълг или вземане, поле за отметка „съгласни сме / не сме съгласни“, поле за печат и подпис и бележка, че към документа е приложено извлечение. Посочването на посоката на салдото е най-често пропусканата стъпка и води до най-много недоразумения.
Как се изпраща имейл за съгласуване на салдо?
Напишете в темата датата на отрязване и името на вашата фирма, в тялото съставете едно изречение за салдото, приложете отчета на движенията и задайте един въпрос. Дългият имейл остава без отговор: какво трябва да направи насрещната страна, трябва да е ясно от изречението „сравнете приложения отчет с вашите записи“. Поискайте отговорът да е писмен; потвърждение по телефона след шест месеца не се помни.
Как се отговаря на имейл за съгласуване на салдо?
Сравнете със собствените си записи и отговорете с две изречения: ако сте съгласни, потвърдете, като повторите датата и сумата („съгласни сме със салдо 19.000 ₺ към 30.09.2026“). Ако не съвпада, не пишете само „не съвпада“ — напишете своето салдо и от кой документ с каква дата произтича разликата. Ако посочите разликата вие, кореспонденцията приключва с един кръг.
Писмото за съгласуване трябва ли да е във Word или в Excel?
За писмо и имейл, които изпращате като текст, са достатъчни Word или директно тялото на имейла — вътре няма нищо за изчисляване. Ако искате салдото да идва автоматично от извлечението, подходящ е Excel; готовата настройка я има в безплатния Excel шаблон за формуляр за съгласуване на салдо. Когато се изпращат на насрещната страна, и двете се превръщат в PDF; изпращането на редактируем файл означава, че потвърдената сума може да бъде променена впоследствие.
Задължително ли е да се отговори на писмо за съгласуване?
Насрещната страна може да не отговори, а липсата на отговор сама по себе си не означава съгласие. Но ви е от полза да запишете какво сте изпратили и кога: когато събирането започне да се забавя, ще имате запис „на тази дата са изпратени извлечение и съгласуване, възражение не е постъпило“. След разумен срок напомнете веднъж.
Едно и също ли са писмото за съгласуване и извлечението?
Не. Извлечението е отчет на всички движения за периода; писмото за съгласуване е кратък документ, който дава потвърждение за единствената цифра в края на този отчет. Двете се изпращат заедно: писмото показва, че има разлика, а извлечението — от кой ред идва тя.
Последна актуализация: 2026-09-26
Откъде идва салдото, което ще напишете в писмото?
Отворете картата на контрагента, изберете датата на отрязване — отчетът и салдото идват готови.
В деня на съгласуването не търсете цифри
Създайте безплатен акаунт, въвеждайте движенията и отчетът ще се натрупва; сумата за писмото ще излиза с едно щракване.