Brief en e-mailvoorbeeld voor saldobevestiging
Een saldobevestigingsbrief (“cari mutabakat mektubu”) is een brief van één pagina waarin een bedrijf de andere partij vraagt: “Volgens onze administratie is uw rekening per een bepaalde datum zo hoog; bevestigt u dit?” Hij bevat de afsluitdatum, de naam van beide partijen, het saldobedrag (in cijfers en in woorden), of het saldo een debet- of een creditsaldo is, het vakje “akkoord / niet akkoord” dat de andere partij aankruist en een veld voor stempel en handtekening. Er gaat altijd een relatieoverzicht mee — de brief toont dat er een verschil is, het overzicht toont waar het verschil vandaan komt.
Op deze pagina staan de teksten die je kunt versturen: de brieftekst, de e-mailtekst en het antwoord op een ontvangen saldobevestigingsmail. De werkwijze van de afstemming — de afsluitdatum bepalen, het verschil zoeken — is een apart onderwerp en wordt stap voor stap uitgelegd op de pagina hoe werkt saldoafstemming. Wil je niet het saldo laten bevestigen, maar de mutatieoverzichten van de andere partij opvragen, dan is de tekst anders: op de pagina hoe vraag je een relatieoverzicht op vind je een voorbeeld van een e-mail en verzoekbrief voor het opvragen van een overzicht.
De acht velden van het afstemmingsformulier
Zowel de brief als het formulier bevat dezelfde acht gegevens. Elk veld dat ontbreekt betekent dat de andere partij een vraag stuurt in plaats van een antwoord:
| Veld | Waarom het nodig is |
|---|---|
| Afsluitdatum | Per welke dag het saldo wordt opgegeven. Bovenaan de brief en in de saldozin moet dezelfde datum staan; twee verschillende data laten de andere partij al bij de eerste zin struikelen. |
| Naam van beide partijen | De volledige handelsnaam van het verzendende en het ontvangende bedrijf. Gebruik geen afkortingen: als twee bedrijven van dezelfde groep door elkaar raken, laat je in plaats van een verschil te zoeken een verkeerde rekening bevestigen. |
| Belastingkantoor en belastingnummer | De meeste gevallen waarin dezelfde onderneming op twee aparte relatiekaarten staat, worden hier ontdekt; als de andere partij het nummer ziet, weet ze welke kaart ze moet openen. |
| Saldo — in cijfers en in woorden | Schrijf het bedrag zowel in cijfers als in woorden. Bij met de hand ingevulde documenten die na het scannen onleesbaar worden, is het bedrag in woorden het enige betrouwbare veld. |
| Richting van het saldo: debet of credit | Dit is het veld dat het vaakst wordt overgeslagen. De zin “saldo van 19.000 ₺” kan aan beide kanten omgekeerd worden gelezen; “volgens onze administratie een debetsaldo” sluit de discussie vooraf af. |
| Vakje akkoord / niet akkoord | Laat de andere partij twee vakjes om aan te kruisen. Zorg dat er onder het tweede een lege regel is waar ze haar eigen saldo en de reden van het verschil kan invullen — zonder die regel komt het antwoord als “klopt niet” terug en moet je nog een ronde corresponderen. |
| Stempel, handtekening en datum | Het veld dat het document van correspondentie tot vastlegging maakt. Vraag ook om de naam en functie van de ondertekenaar. |
| Contact en bijlage | Wie je kunt bellen bij vragen, en de vermelding dat het relatieoverzicht als bijlage is meegestuurd. Een afstemming die zonder overzicht wordt verstuurd, is nutteloos zodra er een verschil opduikt. |
Voorbeeld van een saldobevestigingsbrief
Opmaak om op briefpapier af te drukken. Vervang de delen tussen vierkante haken door je eigen gegevens:
Het enige waar je op moet letten: op beide plaatsen dezelfde afsluitdatum en de richting van het saldo moet duidelijk worden vermeld. De zin “saldo van 19.000 ₺” kan aan beide kanten omgekeerd worden gelezen; “volgens onze administratie een debetsaldo” sluit de discussie vooraf af.
Voorbeeld van een saldobevestigingsmail
De mail is de korte versie van de brief. Een lange afstemmingsmail blijft onbeantwoord — wat de andere partij moet doen, moet in één zin duidelijk zijn:
Zet de afsluitdatum en je bedrijfsnaam in de onderwerpregel: de andere partij ontvangt in dezelfde periode misschien van meerdere bedrijven een afstemming en moet de mail later kunnen terugvinden. Stuur het overzicht als PDF — een bewerkbaar bestand versturen betekent dat het bevestigde bedrag achteraf kan worden gewijzigd.
Hoe beantwoord je een ontvangen saldobevestigingsmail?
Er zijn twee situaties en het antwoord is in beide kort. Ben je akkoord, bevestig dan door de datum en het bedrag te herhalen; alleen “ik bevestig” zeggen laat zes maanden later in het midden wat er is bevestigd:
Klopt het niet, laat het dan niet bij “wij zijn niet akkoord”. Vermeld je eigen saldo en uit welk document, met welke datum, het verschil voortkomt — als jij het verschil aanwijst, hoeft de correspondentie niet in een tweede ronde:
Het bedrag van het verschil komt vaak direct overeen met één document: een verschil van 7.250 ₺ betekent dat een factuur van 7.250 ₺ slechts aan één kant is geboekt. De methode om het verschil op datum in plaats van op totaal te zoeken lichten we met een voorbeeldtabel toe in de stappen van de saldoafstemming.
Waarmee maak je de brief?
Word of rechtstreeks in de mailtekst: in de bovenstaande teksten hoeft niets te worden berekend; kopiëren en de vierkante haken invullen volstaat. Zet het vóór het versturen om naar PDF.
Excel: wil je dat het saldo automatisch uit het overzicht komt en dat het formulier met het veld voor stempel en handtekening op één A4 past, dan is er een kant-en-klare opzet — het gratis Excel-sjabloon voor saldobevestiging genereert het bedrag ook in woorden. Deze pagina geeft de tekst, dat sjabloon geeft het bestand.
Met software: als je in Debet & Credit: Debiteuren de relatiekaart opent en de periode tot de afsluitdatum kiest, staat het overzicht met debet, credit en lopend saldo klaar; het saldo dat je in de brief zet en het overzicht dat je als bijlage meestuurt komen van hetzelfde scherm. De kolommen van het overzicht vind je op de pagina wat is een relatieoverzicht, en het opvolgen van vorderingen die na de afstemming achterstallig blijken vind je op de pagina incasso- en vervaldatumbeheer.
Veelgestelde vragen
Wat is een saldobevestigingsbrief?
Het is een brief van één pagina waarin een bedrijf de onderneming aan de andere kant vraagt: “Volgens onze administratie is uw rekening per een bepaalde datum zo hoog; bevestigt u dit?” Hij doet hetzelfde werk als het afstemmingsformulier; het verschil zit in de vorm — het formulier bestaat uit in te vullen vakjes, de brief is gewone tekst en wordt op briefpapier afgedrukt. Geen van beide is op zichzelf voldoende, er gaat altijd een relatieoverzicht mee.
Hoe vul je het afstemmingsformulier in?
Er worden acht velden ingevuld: de afsluitdatum, de volledige naam van beide partijen, het belastingkantoor en -nummer, het saldobedrag (in cijfers en in woorden), of het saldo debet of credit is, het vakje akkoord/niet akkoord dat de andere partij aankruist, het veld voor stempel en handtekening en de vermelding dat het overzicht als bijlage is meegestuurd. De richting van het saldo vermelden is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en de meeste misverstanden veroorzaakt.
Hoe stuur je een afstemmingsmail?
Zet de afsluitdatum en je bedrijfsnaam in de onderwerpregel, schrijf in de tekst één saldozin, voeg het mutatieoverzicht toe en stel één vraag. Een lange mail blijft onbeantwoord: wat de andere partij moet doen, moet duidelijk zijn uit de zin “vergelijk het bijgevoegde overzicht met je eigen administratie”. Vraag om een schriftelijk antwoord; een telefonisch gegeven bevestiging weet je zes maanden later niet meer.
Hoe beantwoord je een afstemmingsmail?
Vergelijk met je eigen administratie en antwoord in twee zinnen: ben je akkoord, bevestig dan door de datum en het bedrag te herhalen (“wij zijn akkoord met het saldo van 19.000 ₺ per 30.09.2026”). Klopt het niet, zeg dan niet alleen “klopt niet” — vermeld je eigen saldo en uit welk document, met welke datum, het verschil voortkomt. Als jij het verschil aanwijst, is de correspondentie in één ronde klaar.
Moet de saldobevestigingsbrief in Word of in Excel?
Voor een brief en mail die je als tekst verstuurt volstaat Word of rechtstreeks de e-mailtekst — er hoeft niets te worden berekend. Wil je dat het saldo automatisch uit het overzicht komt, dan is Excel geschikt; de kant-en-klare opzet staat in het gratis Excel-sjabloon voor saldobevestiging. Voor verzending naar de andere partij wordt beide omgezet naar PDF; een bewerkbaar bestand versturen betekent dat het bevestigde bedrag achteraf kan worden gewijzigd.
Is het verplicht om op een saldobevestigingsbrief te reageren?
De andere partij hoeft niet te reageren en niet reageren geldt niet automatisch als bevestiging. Maar het is nuttig om vast te leggen wat je hebt verstuurd en wanneer: als de incasso gaat haperen, heb je de aantekening “op die datum zijn het overzicht en de afstemming verstuurd, geen bezwaar ontvangen”. Stuur na een redelijke termijn één keer een herinnering.
Zijn een saldobevestigingsbrief en een overzicht hetzelfde?
Nee. Het overzicht is het geheel van alle mutaties in de periode; de saldobevestigingsbrief is de korte tekst die het ene getal onderaan dat overzicht laat bevestigen. Ze worden samen verstuurd: de brief toont dat er een verschil is, het overzicht toont uit welke regel het voortkomt.
Laatst bijgewerkt: 2026-09-26
Waar komt het saldo dat je in de brief zet vandaan?
Open de relatiekaart, kies de afsluitdatum; het overzicht en het saldo staan klaar.
Zoek op de dag van de afstemming niet naar cijfers
Open een gratis account, laat het overzicht groeien terwijl je mutaties invoert; het bedrag voor de brief staat met één klik klaar.