Τι είναι ο τρεχούμενος λογαριασμός;
Ο τρεχούμενος λογαριασμός είναι η χρονολογική καταγραφή της σχέσης οφειλών και απαιτήσεων μεταξύ εσάς και ενός πελάτη ή προμηθευτή. Κάθε πώληση και αγορά καταχωρίζεται ως χρέωση, κάθε είσπραξη και πληρωμή ως πίστωση· η διαφορά τους είναι το υπόλοιπο της εταιρείας. Ο σκοπός της παρακολούθησης λογαριασμών σε μία πρόταση: να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή ποιος σας οφείλει πόσα και πόσα οφείλετε εσείς σε ποιον.
Πώς καταχωρίζονται η χρέωση και η πίστωση;
Το τιμολόγιο που εκδίδετε στον πελάτη είναι οφειλή του προς εσάς: καταχωρίζεται στη στήλη χρέωσης. Τα χρήματα που εισπράττετε μειώνουν την οφειλή: καταχωρίζονται στη στήλη πίστωσης. Στον λογαριασμό προμηθευτή η κατεύθυνση είναι αντίστροφη. Ο πιο πρακτικός τρόπος να αποφύγετε τη σύγχυση είναι να ξεχωρίζετε τους λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών με διαφορετικό πρόθεμα κωδικού.
Τρέχον υπόλοιπο
Το να βλέπετε σε κάθε γραμμή το υπόλοιπο της εταιρείας μέχρι εκείνη τη στιγμή σας επιτρέπει να εντοπίζετε νωρίς τα λάθη. Στο Excel αυτό στήνεται με σωρευτικό τύπο SUMIF· την έτοιμη διάταξη μπορείτε να τη βρείτε στο δωρεάν πρότυπο τρεχούμενου λογαριασμού. Τις έξι στήλες του βιβλίου, πώς γράφεται η κίνηση με αριθμό παραστατικού και ένα παράδειγμα καρτέλας ενός μήνα τα εξηγήσαμε βήμα βήμα στη σελίδα πώς τηρείται ο τρεχούμενος λογαριασμός.
Παρακολούθηση λήξεων
Μια απαίτηση χωρίς λήξη είναι απαίτηση που δεν παρακολουθείται. Γράψτε ημερομηνία λήξης σε κάθε γραμμή χρέωσης· όταν περάσει, να επισημαίνεται αυτόματα. Το να ταξινομείτε εβδομαδιαία τα ληξιπρόθεσμα κατά ποσό και να τηλεφωνείτε για τα τρία μεγαλύτερα συγκεντρώνει μεγάλο μέρος των εισπράξεων. Πώς ομαδοποιούνται οι απαιτήσεις, πότε γίνεται η υπενθύμιση και οι τύποι λήξης στο Excel τα εξηγήσαμε με παράδειγμα λίστας στη σελίδα πώς γίνεται η παρακολούθηση εισπράξεων και λήξεων.
Κατάσταση λογαριασμού και συμφωνία
Η καταγραφή του λογαριασμού για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα λέγεται κατάσταση λογαριασμού· στη συμφωνία είναι το έγγραφο που συγκρίνουν τα δύο μέρη. Από ποιες στήλες αποτελείται, πώς διαβάζεται το μεταφερόμενο υπόλοιπο και πώς βρίσκεται η διαφορά όταν δύο καταστάσεις δεν ταιριάζουν τα εξηγήσαμε με παράδειγμα πίνακα στη σελίδα τι είναι η κατάσταση τρεχούμενου λογαριασμού.
Η σύγκριση της καταγραφής με το άλλο μέρος και η συμφωνία στο υπόλοιπο ονομάζεται συμφωνία υπολοίπων. Τα πέντε βήματα, μεταξύ των οποίων ο καθορισμός της ημερομηνίας αποκοπής, η αναζήτηση της διαφοράς στην ημερομηνία και όχι στο ποσό και το γραπτό κλείσιμο του αποτελέσματος, τα εξηγήσαμε στη σελίδα πώς γίνεται η συμφωνία υπολοίπων.
Πότε να περάσετε σε πρόγραμμα;
Όταν οι λογαριασμοί ξεπεράσουν τους 40-50 και οι μηνιαίες κινήσεις τις 300-400, το περιθώριο λάθους στη χειρωνακτική παρακολούθηση αυξάνεται αισθητά. Αν χρειάζεστε αυτόματες υπενθυμίσεις, πρόσβαση από κινητό και κοινοποίηση καταστάσεων, ένα πρόγραμμα είναι πιο ασφαλές. Η εφαρμογή Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές φτιάχτηκε ακριβώς γι’ αυτή τη δουλειά: καρτέλα λογαριασμού, παρακολούθηση λήξεων, ταμείο, επιταγές/γραμμάτια και κατάσταση λογαριασμού. Αν η απαίτησή σας έχει συνδεθεί με επιταγή ή γραμμάτιο, η παρακολούθησή της γίνεται χωριστά· την εξηγήσαμε στη σελίδα πώς γίνεται η παρακολούθηση επιταγών και γραμματίων. Αν κρατάτε και απόθεμα, το Ofisx, αν ψάχνετε βιβλίο πελατών με πίστωση για λιανική, το Veresiye Takibi μπορεί να ταιριάζει περισσότερο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι σημαίνει αν το υπόλοιπο βγει αρνητικό;
Σημαίνει ότι το ποσό που έχετε εισπράξει από το άλλο μέρος είναι μεγαλύτερο από την οφειλή του — είτε έχετε λάβει προκαταβολή είτε έχει γίνει υπερείσπραξη.
Μπορώ να κρατώ πελάτες και προμηθευτές στο ίδιο μέρος;
Ναι· για να μη μπερδεύονται, ένας πρακτικός τρόπος είναι να ξεχωρίζετε τους κωδικούς με διαφορετικά προθέματα (όπως C- και T-).
Γιατί είναι σημαντική η κατάσταση λογαριασμού;
Όταν κλείνετε τον λογαριασμό, και τα δύο μέρη έχουν την ίδια καταγραφή· αυτό που τερματίζει τη διαφωνία είναι μια κατάσταση λογαριασμού με συμπληρωμένο το πεδίο περιγραφής.