पार्टी खाता क्या है?

डेबिट और क्रेडिट कैसे दर्ज होते हैं?

ग्राहक को काटा गया इनवॉइस उसकी आप पर देनदारी है: यह डेबिट कॉलम में लिखा जाता है। उससे मिला पैसा देनदारी घटाता है: यह क्रेडिट कॉलम में लिखा जाता है। सप्लायर के खाते में दिशा उलटी होती है। गड़बड़ से बचने का सबसे व्यावहारिक तरीका ग्राहक और सप्लायर खातों को अलग-अलग कोड उपसर्ग से अलग रखना है।

क्रमिक बैलेंस

हर पंक्ति में उस फर्म का उस क्षण तक का बैलेंस देखने से गलती जल्दी पकड़ में आती है। Excel में यह SUMIF वाले क्रमिक योग फ़ॉर्मूले से बनता है; इसका तैयार सेटअप मुफ़्त पार्टी खाता टेम्पलेट में मिल जाएगा। बही के छह कॉलम, लेन-देन दस्तावेज़ संख्या के साथ कैसे लिखा जाता है और एक महीने का नमूना स्टेटमेंट — ये सब हमने पार्टी खाता कैसे रखें पेज पर चरण-दर-चरण समझाए हैं।

देय तिथि ट्रैकिंग

जिस बकाये की देय तिथि नहीं, उसका पीछा नहीं होता। हर डेबिट पंक्ति पर देय तिथि लिखें; तारीख निकलते ही वह अपने आप चिह्नित हो जाए। हफ़्ते में एक बार देय तिथि निकल चुकी रकमों को राशि के क्रम में लगाकर सबसे बड़ी तीन को फ़ोन करना वसूली का बड़ा हिस्सा समेट लेता है। बकाये को कैसे समूहित करें, याद कब दिलाएँ और Excel में देय तिथि के फ़ॉर्मूले — ये सब वसूली और देय तिथि ट्रैकिंग कैसे करें पेज पर नमूना सूची के साथ समझाए हैं।

स्टेटमेंट और बैलेंस मिलान

खाते के किसी तारीख़ सीमा के ब्योरे को पार्टी स्टेटमेंट कहते हैं; बैलेंस मिलान में दोनों पक्ष यही दस्तावेज़ आपस में मिलाते हैं। यह किन कॉलमों से बनता है, आगे लाया गया बैलेंस कैसे पढ़ा जाता है और दो स्टेटमेंट न मिलें तो अंतर कैसे ढूँढें, यह पार्टी स्टेटमेंट क्या है पेज पर नमूना तालिका के साथ बताया है।

ब्योरे को दूसरे पक्ष से मिलाकर बैलेंस पर सहमत होने की प्रक्रिया को मिलान (mutabakat) कहते हैं। कट-ऑफ़ तारीख तय करना, अंतर को राशि से नहीं बल्कि तारीख से ढूँढना और नतीजे को लिखित रूप में बंद करना — इन पाँच चरणों सहित पूरी प्रक्रिया बैलेंस मिलान कैसे करें पेज पर समझाई है।

प्रोग्राम पर कब जाना चाहिए?

जब पार्टियों की संख्या 40-50 और महीने के लेन-देन 300-400 से ऊपर चले जाएँ, तो हाथ से रखने में गलती की संभावना साफ़ बढ़ जाती है। अगर स्वचालित याद दिलाना, मोबाइल एक्सेस और स्टेटमेंट साझा करना चाहिए, तो प्रोग्राम का इस्तेमाल ज़्यादा सुरक्षित है। खाता बही: लेनदारी-देनदारी ठीक इसी काम के लिए है: खाता कार्ड, देय तिथि ट्रैकिंग, कैश, चेक/प्रॉमिसरी नोट और स्टेटमेंट। अगर आपका बकाया चेक या प्रॉमिसरी नोट से जुड़ गया है तो उसका पीछा अलग चलता है; इसे हमने चेक और प्रॉमिसरी नोट ट्रैकिंग कैसे करें पेज पर समझाया है। अगर स्टॉक भी रखते हैं तो Ofisx, और अगर खुदरा उधार बही ढूँढ रहे हैं तो Veresiye Takibi ज़्यादा उपयुक्त हो सकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न