如何记往来账？
记往来账的方法是：为每家公司建一个账户卡片，把双方的每笔交易按日期顺序记在 日期、单据编号、摘要、借方、贷方和余额各列中：销售和采购记为借方， 收款和付款录入贷方列，每一行的余额按上一行余额 + 借方 − 贷方递推。 维持这套秩序的有三个习惯——交易当天就记录，在摘要中写上单据编号，并为每一行借方 加上到期日。
下面的讲解介绍的是操作方法：账簿有哪些列、交易如何记录、余额如何 递推，以及账户如何开立和结清。如果您对借贷概念本身还不熟悉，请先看 什么是往来账户一页；这里不再重复定义。
往来账簿中有哪些列？
无论是纸质账簿、Excel 表格还是软件，一套可行的往来账体系都由以下六列组成。 再少，跟踪就不完整；再多，小企业又往往填不过来。
| 列 | 写什么 | 为什么需要 |
|---|---|---|
| 日期 | 交易发生的日期 | 明细按日期顺序阅读；对账确认时从这一列找差异。 |
| 单据编号 | 发票、回单、送货单（irsaliye，Turkey 的发货单据）或支票的编号 | 这是唯一能与对方账目匹配的字段。 |
| 摘要 | 交易的简短说明（“退货 2 箱”、“A-1416 已结清”） | 过几个月后，唯一能提醒您这一行为什么录入的备注。 |
| 借方 | 使对方欠款增加的金额 | 在客户账户中，销售发票记在这里。 |
| 贷方 | 减少欠款的金额 | 收款、付款和退货记在这里。 |
| 余额 | 截至该行的净额 | 让错误在当周就被发现，而不必等到期末。 |
如果您按账期交易，请增加到期日作为第七列。没有写明到期日的应收款， 就是无法判断是否逾期的应收款。
分六步记往来账
1. 为每家公司只建一个往来账户卡片
往来账户以公司卡片的形式开立：名称、税号、电话，以及（如有）期初（结转）余额。关键的规则是唯一性——如果同一家公司放在两个账户里，您的明细就会被一分为二，哪一半都不能显示真实余额。新建卡片之前，请先用税号搜索；“Ahmet Ticaret”和“Ahmet Tic. Ltd.”可能是同一家公司。如果您知道期初余额，就把它作为期初记入第一行；如果不知道，就从零开始，再通过对账确认来修正。
2. 当天记录交易，并写上单据编号
唯一会破坏往来账的，就是延迟记账。销售、采购、收款和付款应当当天入账；摘要栏里应写上单据编号（发票号、回单号、支票号）。没有编号的行，期末无法与对方的明细比对——在对账确认中，最能缩短找差异时间的就是这个习惯。
3. 按方向区分借方和贷方
在客户账户中，您开出的发票记在借方，从对方收到的款项记在贷方列。在供应商账户中方向相反：您收到的货物会增加您的欠款，您支付的款项则会减少欠款。避免混淆的实用办法，是用前缀区分往来单位编码（例如客户用 C-，供应商用 T-）。如果您不确定某笔交易应该记入哪一列，只需问一个问题：这笔交易使对方欠您的款项增加了，还是减少了？
4. 每一行都递推余额
逐笔余额，是用截至该行的借方合计减去贷方合计得出的：余额 = 上一行余额 + 借方 − 贷方。只在期末算一个合计，会让错误在几个月后才显现；每一行都能看到余额，则能让录错的数字在当周就被发现。在 Excel 中用累计求和公式来实现，在软件中则自动计算。
5. 为每一行借方写上到期日
没有写到期日的应收款，就是没人跟进的应收款：它不会在任何清单中凸显，只是作为余额放在那里。如果客户说“月底”或“30 天”，请换算成确切日期再记录。每周把已到期的款项按金额排序，是收回大部分款项的最简单安排；详情见收款与到期跟踪一页。
6. 期末与对方就对账单达成一致
月末结账时，导出账户明细发给对方，并就余额达成一致。经确认的金额就是下一期的期初余额；如果没有书面记录，每次对账确认都得从头开始。结清账户也是这一步：余额归零时不要删除卡片，请把最后一次确认的余额和日期保留在账中——过往交易是日后出现异议时唯一的凭证。
示例：某个月的往来账户明细
某位客户往来账户 9 月份的明细。期初余额为 4.000 ₺，也就是月初时客户欠您的金额。 请逐行跟踪余额列——每一行都套用上一行余额 + 借方 − 贷方：
| 日期 | 单据 / 摘要 | 借方 | 贷方 | 余额 |
|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | 期初余额 | 4.000 ₺ | — | 4.000 ₺ |
| 04.09.2026 | 销售发票 A-1382 | 12.500 ₺ | — | 16.500 ₺ |
| 09.09.2026 | 现金收款 | — | 6.000 ₺ | 10.500 ₺ |
| 15.09.2026 | 退货 — 1 箱 | — | 1.250 ₺ | 9.250 ₺ |
| 22.09.2026 | 销售发票 A-1416 | 7.800 ₺ | — | 17.050 ₺ |
| 28.09.2026 | 汇款收款 | — | 10.000 ₺ | 7.050 ₺ |
| 本月合计 | 24.300 ₺ | 17.250 ₺ | 7.050 ₺ |
最后一行从两个方面验证了明细：借方合计 24.300 ₺，贷方合计 17.250 ₺， 两者之差为 7.050 ₺——与逐笔余额的最后一个值相同。如果对不上，错误就在某一行， 并会停在余额列出现跳变的地方。月底客户欠款为 7.050 ₺；如果 9 月 22 日的发票 A-1416 有账期， 这笔金额就会出现在下个月的跟踪清单中。
用 Excel 还是用软件？
Excel：建上面的六列，在余额单元格里写累计求和公式， 并为每个往来单位单独建一张工作表。对于往来单位不多的情况，这是准确又免费的办法；您可以在 免费往来账户 Excel 模板中 找到现成的设置。它吃力的地方在于往来单位变多时：选择日期区间、筛出已到期的款项， 以及分享对账单，每次都得手工操作。
软件：在往来账本中， 您打开往来账户卡片，录入交易，余额就自动递推；即将到期的账户会汇集在单独的报表中， 对账单则通过选择日期区间获得。通过浏览器使用，无需安装，从免费账户开始。 如果您还想在同一处管理库存和销售， Ofisx； 如果您在零售业只记赊账本，赊账记录 可能更合适；哪一个适合您，可以在对比页面中查看。
与对方比对明细
记得准确的往来账，对应的是期末毫无争议就结清的余额。账户在某个 区间内的明细称为往来对账单；其各列及期初余额的读法，见 什么是往来对账单一页；当双方的明细对不上时，如何从日期而不是 金额找到差异，我们在如何进行往来对账确认一页中 用示例表格讲解过。可以发给对方的现成文本——函件、邮件，以及对收到的对账确认邮件的 回复——见往来对账确认函和邮件范例一页。 如果您的应收款已转为支票或本票，跟踪要另行进行： 如何跟踪支票和本票。 如果需要用您对客户的应收款，去抵销您对供应商的欠款，这就是 往来账户转账抵销；函件和记账方法见单独一页。
常见问题
如何开立往来账户？
用公司名称、税号和联系方式建立一张往来账户卡片；如果已知期初（结转）余额，就写在第一行。开立之前，请先用税号核对该公司是否已经建档——重复建卡是往来账管理中最常见、也最晚被发现的错误。
如何关闭往来账户？
余额清零即视为账户关闭：剩余欠款收回或付清，然后双方就最终余额达成一致，并将日期书面记录下来。删除卡片不等于关闭账户；即使想把不再合作的往来单位从列表中移除，也请保留其交易记录，因为日后若出现异议，那是您唯一可以依据的凭证。
如何阅读往来账户？
从左到右依次是：日期、单据、借方、贷方，以及该行对应的余额。余额为正，表示对方欠您的钱；余额为负，表示您欠对方的钱，或者是多收了款项。想知道某一行改变了什么，只需看余额列与上一行的差额即可。
用 Excel 管理往来账户够用吗？
往来单位少、交易笔数不多时是够用的；只要搭好列结构和累计余额公式，Excel 就能正确运作。但当往来单位超过 40–50 家、每月交易超过 300–400 笔时，选择日期区间、筛出已逾期的款项、分享对账单都会变成手工活，出错的概率也会在这时明显上升。
记往来账簿是法定义务吗？
这里的往来账户记录是企业自己的管理台账，不能替代法定的商业账簿。您需要设置哪些账簿，取决于企业类型和适用的记账制度，请向您的会计师咨询。记往来账的目的不是应付法规，而是随时清楚地知道谁欠您多少钱。
同一家公司既是我的客户又是我的供应商，该怎么办？
最清晰的做法是开两张卡片，一张记为客户，一张记为供应商；这样付款时不会混淆结清的是哪一种关系。如果您用一张卡片管理，务必在备注栏写明方向，否则即使余额看起来没错，明细本身也会让人看不懂。
最后更新：2026-09-20
往来账户卡片与交易录入界面
开立卡片、录入交易，余额自动累计。
