Төлем алу мен мерзімді бақылау қалай жүргізіледі?

Сатылған, бірақ өндіріліп алынбаған ақша — кассада көрінбейтін ақша. Төлем алуды бақылаудың жұмысы — оны көрінетін етіп ұстау: кімнен, қанша, қай күннен бері.

Төлем алу мен мерзімді бақылау бес қадаммен

1. Мерзімді сату сәтінде жазыңыз

Мерзім шот-фактураны шығарғанда немесе несиеге сатуды өткізгенде жазылады — кейін есте қалмайды. Клиент «ай соңы», «30 күн» десе, нақты күнге айналдырып тіркеңіз. Мерзімі жазылмаған талап ешбір тізімде алдыңғы қатарға шықпайды; тек қалдық болып тұрады да, кешіккені-кешікпегені түсініксіз болады. Төлем алуды бақылаудың бәрі осы бір өріске негізделген.

2. Талаптарды үш топқа бөліңіз: кешікті, бүгін, жақындап келеді

Барлық талапты бір тізімде сома бойынша сұрыптау ең шұғылын жасырады. Тізімді мерзім күні бойынша үшке бөліңіз: мерзімі өткендер, бүгін мерзімі келгендер және алдағы 7–30 күнде келетіндер. Әр топтың жиынтығын бөлек жазыңыз; «қанша талабым бар» деген сұрақтың нақты жауабы үшінші топ емес, бірінші топ.

3. Кешіккендерде ең үлкен соманы бірінші алыңыз

Мерзімі өткен топтың ішінде сома бойынша сұрыптап, алғашқы үш бапты сол күні шалыңыз. Шағын сомалы көптеген кешікпен әуре болып жүргенде үлкен талаптың тағы бір апта күтуі — ақша ағынындағы ең қымбат қате. Қоңырау шалғанда контрагенттің ағымдағы қалдығын да алдыңызда ұстаңыз: ішінара төлем жасалған болса, мерзімді бап пен қалдық бөлек болады, ал қате санды сұрау әңгімені ұзартады.

4. Еске салуды мерзім күнінен бұрын жасаңыз

Мерзімі жақындаған төлемдер үшін мерзім күніне бірнеше күн қалғанда қысқаша ескерту хабарламасын жіберіңіз: соманы, күнін және қай шот-фактураға жататынын көрсетіңіз. Мерзімі өткен шотқа дәл сол үш деректі жазып, есеп айырысу үзінді көшірмесін қоса жіберіңіз; сонда не төленетіні туралы дау болмайды. Үзінді көшірменің қалай дайындалып, қалай оқылатынын есеп айырысу үзінді көшірмесі деген не бетінде түсіндірдік.

5. Түскен төлемді сол күні өткізіп, қай шот-фактураға жататынын жазыңыз

Түскен төлем сол күні есеп айырысу шотына кіріс ретінде енгізілмесе, төлемін жасаған клиентке қайта қоңырау шалып қоятындай жағымсыз қателік болады. Түсініктеме жолына қай шот-фактураны жапқанын жазыңыз; ішінара төлемде қалған соманы және уәде етілген жаңа күнді де белгілеңіз. Кезең соңында екі тараптың қалдығы сәйкес келмесе, ең алдымен осы жерді қарау керек — толығырақ өзара есеп айырысуды салыстыру қалай жасалады бетінде.

Мысал: 15 қыркүйектегі таңертеңгі мерзім тізімі

Алты клиентке мерзімдеп сатқан көтерме саудагердің тізімі. Дәл осы жазбалар сома бойынша сұрыпталса, ең жоғарыда 25 күннен кейін мерзімі келетін 12.000 ₺ тұрар еді; мерзім күні бойынша топтастырғанда бүгін қоңырау шалатын үш шот алға шығады:

Мерзімі өткен жалпы сома 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; бүгін мерзімі келетіні 4.800 ₺; алдағы 30 күнде түсетіні 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Бүгінгі қоңырау тәртібі A, B, C — кешігу мерзімі де, сома да бір бағытты көрсетіп тұр. D-ға таңертең қысқаша еске салу жеткілікті; E үшін бірнеше күннен кейін ескерту хабарламасы жоспарланады.

Excel-де төлем мерзімін қалай бақылауға болады?

Әр талап ету құқығын бір жолға жазыңыз: клиент, құжат нөмірі, сома, мерзім күні. Мерзім күні E бағанында болса, қалған күн мен күй екі формуламен шығады:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Тізімді алдымен «Күйі» бойынша, содан кейін «Сома» бойынша сұрыптаңыз; шартты пішімдеу арқылы КЕШІКТІ жолдарын қызыл түске бояңыз. Төлем түскенде жолды жоймаңыз, түскен күні мен соманы көрші бағанға жазыңыз — сонда ішінара төлемде қалған сома көрініп тұрады. Осы жүйенің дайын нұсқасы мерзімі өткен жолдарды өздігінен белгілейтін тегін есеп айырысу шотын бақылау үлгісінде; шот-фактура бойынша түскен төлем мен қалған соманы бақылағыңыз келсе, шот-фактураны бақылау Excel үлгісі қолайлырақ.

Excel-дің шектеуі — тізімнің өздігінен жаңармауында: файлды әр таңертең ашып сүзу, ескертуді бөлек жерден жіберу және ішінара төлемдерді қолмен сәйкестендіру қажет.

Бағдарламамен төлем жинау мен мерзімді бақылау

«Есеп айырысу дәптері: Қарыздар» қолданбасында сатылымды немесе сатып алуды жазғанда мерзім жолында 15, 30, 60 немесе 90 күндік дайын мерзімдердің бірін таңдайсыз немесе күнтізбеден нақты күнді көрсетесіз. Мерзімді бақылау экраны бұл жазбаларды алынатын (клиент) және төленетін (жеткізуші) болып екіге бөледі; әрқайсысында мерзімі өткендер, бүгін мерзімі келетіндер мен жақындағандар жеке блоктарда, жиынтықтарымен бірге тізімделеді. Терезені 7, 30 немесе 90 күнге ауыстыра аласыз, әр жолдан клиентке бір түртумен қоңырау шалуға немесе WhatsApp-қа өтіп ескерту жіберуге болады. Мерзімді жазба мен контрагенттің ағымдағы қалдығы өзгеше болса, екеуі қатар көрінеді. Талап ету құқығы ашық шоттың орнына чекпен немесе вексельмен рәсімделсе, бақылау тәсілі өзгереді — алынған және берілген құжаттардың бөлек портфельде жүргізілуін және қаражаты жоқ болып шыққанының есеп айырысу шотына қалай қайта жазылатынын чек пен вексельді бақылау қалай жүргізіледі бетінде түсіндірдік; мерзімі жақындаған чектер мен вексельдер панельде мерзім есебінде бөлек жиналады.

Қойма мен сатылымды да бір бағдарламада жүргізгіңіз келсе, Ofisx, бөлшек саудада қарыз дәптерін жүргізсеңіз, Veresiye Takibi қолайлырақ болуы мүмкін; салыстыруы қайсысы маған сай келеді бетінде. Қарыз-талап ету логикасының өзін есеп айырысу шоты деген не бетінде түсіндірдік.

Жиі қойылатын сұрақтар

Соңғы жаңарту: 2026-09-19

Мерзім тізімін әр таңертең қолмен шығармаңыз

Тегін аккаунт ашыңыз, сатылымды мерзімімен енгізіңіз; кешіккендер өздігінен ең жоғарыда жиналсын.