Cum se ține evidența încasărilor și a scadențelor?

Banii vânduți dar neîncasați sunt banii care nu se văd în casă. Rolul evidenței încasărilor este să-i țină vizibili — de la cine, cât și din ce dată.

Evidența încasărilor și a scadențelor în cinci pași

1. Scrieți scadența în momentul vânzării

Scadența se scrie când emiteți factura sau când înregistrați vânzarea pe credit — mai târziu nu mai se ține minte. Dacă clientul spune „la sfârșitul lunii” sau „30 de zile”, transformați în dată exactă și înregistrați. O creanță fără scadență nu iese în față în nicio listă; stă doar ca sold și nu se poate înțelege dacă a întârziat sau nu. Întreaga evidență a încasărilor se sprijină pe acest singur câmp.

2. Împărțiți creanțele în trei grupuri: întârziate, de azi, care se apropie

Sortarea tuturor creanțelor într-o singură listă după sumă ascunde ce este cel mai urgent. Împărțiți lista în trei după data scadenței: cele cu scadența depășită, cele cu scadența azi și cele care vor scădea în următoarele 7–30 de zile. Scrieți separat totalul fiecărui grup; răspunsul real la întrebarea „cât am de primit” nu este al treilea grup, ci primul.

3. La cele întârziate, începeți cu suma cea mai mare

În cadrul grupului cu scadența depășită, sortați după sumă și sunați în aceeași zi pentru primele trei poziții. Să vă ocupați de multe întârzieri mici în timp ce o creanță mare mai așteaptă o săptămână este cea mai costisitoare greșeală pentru fluxul de numerar. În timpul apelului, aveți în față și soldul actual al partenerului: dacă s-a făcut o plată parțială, poziția cu scadență și soldul sunt diferite, iar a cere suma greșită prelungește discuția.

4. Faceți reamintirea înainte de ziua scadenței

Pentru scadențele care se apropie, trimiteți cu câteva zile înainte de data scadenței un mesaj scurt de informare: suma, data și factura la care se referă. Pentru un cont cu scadența depășită, atașați aceleași trei informații împreună cu extrasul de cont, ca să nu se mai discute ce trebuie plătit. Cum se întocmește și se citește extrasul am explicat în pagina ce este extrasul de cont al partenerului.

5. Înregistrați încasarea în aceeași zi și notați cărei facturi îi corespunde

Dacă o plată primită nu este înregistrată în aceeași zi ca credit în contul partenerului, apare o greșeală supărătoare: sunați din nou un client care a plătit deja. În câmpul de descriere scrieți ce factură a închis plata; în cazul unei plăți parțiale, notați și suma rămasă și noua dată promisă. La sfârșitul perioadei, dacă soldurile celor două părți nu coincid, acesta este primul loc în care se caută — detalii în pagina cum se face reconcilierea conturilor cu partenerii.

Exemplu: lista scadențelor în dimineața zilei de 15 septembrie

Lista unui angrosist care a vândut cu plata amânată la șase clienți. Dacă aceleași înregistrări ar fi sortate după sumă, în fruntea listei ar sta 12.000 ₺ cu scadența peste 25 de zile; grupate după data scadenței, ies în față cele trei conturi care trebuie sunate astăzi:

Total cu scadența depășită: 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; scadent astăzi: 4.800 ₺; de încasat în următoarele 30 de zile: 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Ordinea apelurilor de azi este A, B, C — durata întârzierii și suma indică aceeași direcție. Pentru D este suficientă o scurtă reamintire dimineața; pentru E se programează peste câteva zile un mesaj de informare.

Cum se urmăresc scadențele în Excel?

Scrieți fiecare creanță pe un rând: client, număr document, sumă, data scadenței. Dacă data scadenței este în coloana E, zilele rămase și starea se obțin cu două formule:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Sortați lista mai întâi după Stare, apoi după Sumă; cu formatarea condiționată colorați în roșu rândurile ÎNTÂRZIAT. Când sosește plata, nu ștergeți rândul, ci scrieți data și suma încasată în coloana alăturată — astfel, în cazul unei plăți parțiale, se vede ce a rămas. Varianta gata făcută a acestei configurații este șablonul gratuit de urmărire a conturilor partenerilor, care marchează automat rândurile cu scadența depășită; dacă doriți să urmăriți încasările și suma rămasă pe fiecare factură, mai potrivit este șablonul Excel de urmărire a facturilor.

Limita Excel-ului este că lista nu se actualizează singură: trebuie să deschideți fișierul și să filtrați în fiecare dimineață, să trimiteți reamintirea din altă parte și să potriviți manual plățile parțiale.

Urmărirea încasărilor și a scadențelor cu o aplicație

În Registru Parteneri: Datorii, când înregistrați o vânzare sau o achiziție, în câmpul de scadență alegeți unul dintre termenele gata făcute de 15, 30, 60 sau 90 de zile ori stabiliți o dată exactă din calendar. Ecranul Urmărire scadențe împarte aceste înregistrări în două: de încasat (clienți) și de plătit (furnizori); în fiecare dintre ele, conturile cu scadența depășită, cele scadente astăzi și cele care se apropie sunt listate în blocuri separate, cu totalurile lor. Puteți schimba fereastra la 7, 30 sau 90 de zile, puteți suna clientul dintr-o atingere de pe fiecare rând sau puteți trece în WhatsApp pentru a trimite o reamintire. Dacă suma scadentă diferă de soldul actual al partenerului, se afișează amândouă. Dacă o creanță nu mai este pe cont deschis, ci este legată de un cec sau de un bilet la ordin, modul de urmărire se schimbă — cum se urmăresc separat în portofoliu efectele primite și cele emise și cum se reînscrie în contul partenerului un cec returnat neacoperit am explicat în pagina cum se urmăresc cecurile și biletele la ordin; cecurile și biletele la ordin cu scadența apropiată sunt reunite în panou și într-un raport separat al scadențelor.

Dacă doriți să gestionați în aceeași aplicație și stocurile, și vânzările, vă poate potrivi Ofisx; dacă în comerțul cu amănuntul țineți un registru de datorii ale clienților, mai potrivit poate fi Veresiye Takibi; comparația o găsiți în pagina care mi se potrivește. Logica datorii–creanțe în sine am explicat-o în pagina ce este contul de partener.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 2026-09-19

Nu mai scoateți lista scadențelor manual în fiecare dimineață

Deschideți un cont gratuit, introduceți vânzarea cu scadența ei, iar cele întârziate vor fi adunate automat în partea de sus.