Cum se ține evidența cecurilor și a biletelor la ordin?

În contul deschis urmăriți un sold. La cecuri și bilete la ordin urmăriți titluri individuale: fiecare are scadența, suma și soarta lui.

Evidența cecurilor și a biletelor la ordin în cinci pași

1. Țineți cecurile primite și pe cele emise în două liste separate

Întreaga evidență se sprijină pe această separare. Cecurile și biletele la ordin primite sunt titlurile de valoare pe care le-ați primit de la client și pe care le veți încasa la scadență; cele emise sunt datoria pe care ați scris-o furnizorului și pe care sunteți obligat să o plătiți la scadență. Greșeala cea mai frecventă este ținerea lor într-o singură listă: totalul iese fără sens, pentru că scade banii de încasat din banii de plătit. Totalurile separate ale celor două liste reprezintă, în schimb, direct planul dvs. de numerar — ce va intra și ce va ieși luna viitoare.

2. Deschideți fiecare înregistrare cu șase informații

Există șase câmpuri care fac un cec sau un bilet la ordin urmăribil: de la cine a fost primit sau cui a fost dat (numele partenerului), cec sau bilet la ordin, numărul titlului, banca (rămâne necompletată la bilet), suma și data scadenței. Dacă lipsește unul dintre ele, înregistrarea nu mai poate fi căutată: un cec fără număr nu poate fi identificat la bancă, iar la un bilet fără numele partenerului nu se știe, când rămâne fără acoperire, cui trebuie reînscris.

3. Sortați lista după zilele rămase până la scadență, nu după sumă

Sortarea portofoliului după sumă pune cecul cel mai mare în frunte; dar ceea ce vă interesează este care vine primul. Afișați pe fiecare rând câte zile au rămas până la scadență și sortați lista după această coloană. La cecurile emise, această ordine este un calendar de plăți: dacă suma cecului cu scadența cea mai apropiată nu este în casă, vedeți problema cu săptămâni înainte. Pe partea cecurilor primite, din aceeași listă citiți în ce zi depuneți la bancă care cec.

4. Închideți înregistrarea în ziua scadenței, nu o lăsați în așteptare

Când cecul ajuns la scadență a fost încasat sau cecul emis a fost plătit, înregistrarea trebuie închisă în aceeași zi. Înregistrările neînchise umflă totalul portofoliului și după un timp lista nu mai inspiră încredere — când se ajunge la „parcă l-am primit luna trecută”, evidența s-a terminat. Scrieți și în ce casă sau în ce cont bancar ați încasat; la sfârșitul lunii, numărătoarea casei și portofoliul se verifică reciproc.

5. Reînscrieți în aceeași zi în contul partenerului cecul rămas fără acoperire

Când un cec rămâne fără acoperire la bancă sau un bilet la ordin nu este plătit la scadență, creanța dvs. nu dispare, doar își schimbă forma: creanța urmărită prin titlu redevine o creanță în cont deschis. Închideți înregistrarea ca „fără acoperire” și reînscrieți aceeași sumă ca debit în contul partenerului respectiv. Dacă acest pas este sărit, creanța se pierde între cele două liste: în portofoliu apare închisă, iar în contul partenerului nu apare deloc. Procedura juridică este un subiect aparte; consultați un specialist pentru ce trebuie făcut.

Exemplu: portofoliul de cecuri în dimineața zilei de 19 septembrie

Portofoliul unui mic angrosist care lucrează cu scadențe. Dacă aceleași înregistrări ar fi adunate într-o singură listă, ar rezulta un total înșelător de genul „am cecuri de 47.000 ₺”; împărțite în două, întrebarea reală devine vizibilă — vor fi suficienți bani în casă la începutul lui octombrie?

Total primit 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, total emis 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Treaba de azi se vede într-un singur rând: cecul Clientului C are patru zile de întârziere; trebuie aflat dacă a fost returnat de bancă și închisă înregistrarea. Dacă a rămas fără acoperire, cei 6.200 ₺ se reînscriu în aceeași zi ca debit în contul lui C și creanța revine la evidența obișnuită a scadențelor. Între 30 septembrie și 5 octombrie vor ieși 16.500 ₺; în schimb, în aceeași perioadă par să intre 24.500 ₺, deci calendarul se închide.

Cum se ține evidența cecurilor și a biletelor la ordin în Excel?

Fiecare titlu este un rând: sens, numele partenerului, tip, număr, bancă, sumă, scadență. Dacă data scadenței este în coloana G, zilele rămase și starea rezultă din două formule:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Ultimele două formule dau două totaluri separate; planul dvs. de numerar este diferența dintre aceste două cifre. Nu ștergeți titlul închis din rând — adăugați la sfârșit o coloană Stare și scrieți „încasat”, „plătit” sau „fără acoperire”, iar formulele de total limitați-le doar la înregistrările deschise. Logica debit-credit în sine am explicat-o în pagina ce este contul de partener, iar ordinea scadențelor pentru creanțele fără titlu în pagina evidența încasărilor și a scadențelor; pentru o configurare gata făcută, cu formule, puteți vedea șablonul gratuit de evidență a conturilor de parteneri. Pentru fișierul gata făcut, care vine cu aceste formule, cu listele de sens și de stare și cu totalurile primite-emise scadente luna aceasta, puteți descărca tabelul Excel gratuit de evidență a cecurilor și a biletelor la ordin.

Evidența cecurilor și a biletelor la ordin cu programul

Ecranul Cecuri și bilete la ordin din Registru Parteneri: Datorii afișează portofoliul cu separarea de mai sus, pe două coloane: cecurile și biletele la ordin primite în stânga, cele emise în dreapta; la începutul fiecărei coloane este scris totalul acelei părți. Dacă într-o coloană există înregistrări scadente depășite, suma întârziată este adunată deasupra coloanei, într-o bandă de avertizare separată.

Când deschideți o înregistrare nouă, alegeți mai întâi sensul (primit / emis), apoi tipul (cec / bilet la ordin); introduceți numărul titlului, numele băncii, suma și data scadenței. În listă, fiecare rând arată numele partenerului, numărul titlului, banca și scadența; alături este scris cu roșu câte zile au mai rămas până la scadență sau, dacă a trecut, câte zile de întârziere are — nu trebuie să sortați manual. La scadență, cu butonul de pe rând închideți înregistrarea ca încasat (primit) sau plătit (emis) și, dacă doriți, alegeți în ce casă a fost înregistrat; dacă nu folosiți modulul de casă, acest câmp poate rămâne necompletat. Dacă cecul este returnat de bancă, se închide din același loc cu opțiunea fără acoperire. Cecurile și biletele la ordin cu scadența apropiată sunt adunate, în plus, în raportul scadențelor.

Dacă gestionați în același program și stocurile și vânzările, Ofisx, iar dacă țineți un registru de credit pentru clienți în comerțul cu amănuntul, Veresiye Takibi poate fi mai potrivit; compararea celor patru este în pagina care mi se potrivește.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 2026-09-27

Nu urmăriți portofoliul într-un registru

Deschideți un cont gratuit; cecurile primite și cele emise stau separat, cu totalurile lor, iar cele cu scadența depășită devin roșii.