Bagaimana melacak cek dan surat promes?

Pada penjualan kredit biasa, yang Anda lacak adalah sebuah saldo. Pada cek dan surat promes, yang Anda lacak adalah dokumen satu per satu: masing-masing punya jatuh tempo sendiri, nominal sendiri, dan nasibnya sendiri.

Pelacakan cek dan surat promes dalam lima langkah

1. Simpan cek yang diterima dan yang diberikan dalam dua daftar terpisah

Seluruh pelacakan cek dan surat promes bertumpu pada pemisahan ini. Cek dan surat promes yang diterima adalah surat berharga yang Anda terima dari pelanggan dan akan Anda tagih saat jatuh tempo; yang diberikan adalah utang yang Anda tulis untuk pemasok dan wajib Anda bayar saat jatuh tempo. Mencampur keduanya dalam satu daftar adalah kesalahan yang paling sering terjadi: totalnya jadi tidak bermakna, karena uang yang akan ditagih dikurangi dengan uang yang akan dibayar. Total terpisah dari kedua daftar itu justru adalah rencana kas Anda — apa yang akan masuk dan keluar bulan depan.

2. Buka setiap catatan dengan enam informasi

Ada enam kolom yang membuat sebuah cek atau surat promes dapat dilacak: dari siapa diterima atau kepada siapa diberikan (nama akun), cek atau surat promes, nomor dokumen, bank (kosong untuk surat promes), nominal, dan tanggal jatuh tempo. Jika salah satunya hilang, catatan tidak lagi bisa dicari: cek tanpa nomor tidak bisa dicocokkan di bank, dan surat promes tanpa nama akun tidak diketahui harus dikembalikan ke siapa saat ditolak.

3. Urutkan daftar menurut sisa hari menuju jatuh tempo, bukan menurut nominal

Mengurutkan portofolio menurut nominal menaruh cek terbesar di atas; padahal yang penting bagi Anda adalah mana yang jatuh tempo lebih dulu. Tampilkan sisa hari menuju jatuh tempo pada setiap baris dan urutkan daftar menurut kolom itu. Pada cek yang diberikan, urutan ini menjadi kalender pembayaran: jika dana untuk cek yang paling dekat jatuh temponya belum ada di kas, Anda melihat masalahnya berminggu-minggu sebelumnya. Pada sisi yang diterima, cek mana yang akan disetor ke bank pada hari apa dapat dibaca dari daftar yang sama.

4. Tutup catatan pada hari jatuh tempo, jangan dibiarkan menggantung

Saat cek yang jatuh tempo sudah ditagih atau cek yang diberikan sudah dibayar, catatan harus ditutup pada hari yang sama. Catatan yang tidak ditutup membengkakkan total portofolio dan lama-lama daftar itu tidak lagi bisa dipercaya; begitu sampai pada “sepertinya ini kita terima bulan lalu”, pelacakan sudah berakhir. Tulis juga ke kas atau rekening bank mana tagihan itu masuk; pada akhir bulan, penghitungan kas dan portofolio saling memverifikasi.

5. Catat kembali cek yang ditolak ke akun pelanggan/pemasok pada hari yang sama

Ketika cek ditolak di bank karena dananya tidak cukup atau surat promes tidak dibayar saat jatuh tempo, piutang Anda tidak hilang, hanya berubah bentuk: piutang yang dilacak lewat dokumen kembali menjadi piutang akun terbuka. Tutup catatannya sebagai “ditolak” dan catat nominal yang sama kembali sebagai utang di akun pelanggan/pemasok tersebut. Jika langkah ini dilewati, piutang hilang di antara dua daftar: di portofolio tampak sudah selesai, di akun pelanggan/pemasok tidak muncul sama sekali. Proses hukum adalah persoalan tersendiri; konsultasikan dengan ahlinya untuk langkah yang harus diambil.

Contoh: portofolio cek pada pagi 19 September

Portofolio sebuah grosir kecil yang bekerja dengan sistem jatuh tempo. Jika catatan yang sama dijumlahkan dalam satu daftar, hasilnya adalah total yang menyesatkan seperti “saya memegang cek 47.000 ₺”; setelah dipisah menjadi dua, pertanyaan yang sebenarnya terlihat: apakah awal Oktober nanti uang di kas cukup?

Total yang diterima 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, total yang diberikan 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Pekerjaan hari ini cukup satu baris: cek Pelanggan C sudah terlambat empat hari, perlu dicari tahu apakah cek itu ditolak bank, lalu catatannya ditutup. Jika ternyata ditolak, 6.200 ₺ dicatat kembali pada hari yang sama sebagai utang di akun pelanggan/pemasok C dan piutang itu kembali ke pelacakan jatuh tempo biasa. Antara 30 September dan 5 Oktober akan keluar 16.500 ₺; sebagai imbangannya, tampaknya 24.500 ₺ akan masuk pada periode yang sama, jadi kalendernya seimbang.

Bagaimana melacak cek dan surat promes di Excel?

Setiap dokumen satu baris: arah, nama akun, jenis, no. dokumen, bank, nominal, jatuh tempo. Jika tanggal jatuh tempo ada di kolom G, sisa hari dan status dapat dihitung dengan dua rumus:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Dua rumus terakhir masing-masing menghasilkan satu total; rencana kas Anda adalah selisih kedua angka itu. Jangan hapus dokumen yang sudah selesai dari baris — tambahkan kolom Status di bagian akhir dan tulis “sudah ditagih”, “sudah dibayar”, atau “ditolak”, lalu batasi rumus total hanya pada catatan yang masih terbuka. Logika utang-piutang itu sendiri kami jelaskan di halaman apa itu akun pelanggan/pemasok, dan tata cara jatuh tempo untuk piutang tanpa dokumen di halaman pelacakan penagihan dan jatuh tempo; untuk pengaturan siap pakai dengan rumus, lihat template gratis pelacakan akun pelanggan/pemasok. Untuk file siap pakai yang sudah berisi rumus-rumus ini, daftar arah dan status, serta total diterima-diberikan yang jatuh tempo bulan ini, Anda dapat mengunduh tabel Excel gratis pelacakan cek dan surat promes.

Pelacakan cek dan surat promes dengan program

Layar Cek dan Surat Promes di Catatan Utang Piutang: Kasbon menampilkan portofolio dengan pemisahan di atas dalam dua kolom: cek dan surat promes yang diterima di kiri, yang diberikan di kanan; total masing-masing pihak tertulis di bagian atas setiap kolom. Jika ada catatan yang sudah lewat jatuh tempo dalam sebuah kolom, nominal yang terlambat dikumpulkan dalam pita peringatan tersendiri di atas kolom itu.

Saat membuka catatan baru, Anda memilih arah (diterima / diberikan) lebih dulu, lalu jenis (cek / surat promes), kemudian memasukkan nomor dokumen, nama bank, nominal, dan tanggal jatuh tempo. Di daftar, setiap baris menampilkan nama akun, nomor dokumen, bank, dan jatuh tempo; di sampingnya tertulis sisa berapa hari menuju jatuh tempo, atau jika sudah lewat, berapa hari terlambat dengan warna merah — Anda tidak perlu mengurutkannya sendiri. Saat jatuh tempo tiba, dengan tombol pada baris tersebut Anda menutup catatan sebagai sudah ditagih (diterima) atau sudah dibayar (diberikan), dan jika mau, memilih kas mana yang dicatat; jika Anda tidak memakai modul kas, kolom ini boleh dikosongkan. Jika cek dikembalikan oleh bank, catatan ditutup dari tempat yang sama dengan pilihan ditolak. Cek dan surat promes yang mendekati jatuh tempo juga dikumpulkan dalam laporan jatuh tempo.

Jika Anda juga mengelola stok dan penjualan di program yang sama, Ofisx, sedangkan jika Anda memegang buku kasbon di ritel, Veresiye Takibi mungkin lebih cocok; perbandingan keempatnya ada di halaman mana yang cocok untuk saya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Pembaruan terakhir: 2026-09-27

Jangan melacak portofolio di buku catatan

Buka akun gratis; cek yang diterima dan diberikan terpisah dengan totalnya masing-masing, dan yang lewat jatuh tempo berubah merah.