Si bëhet ndjekja e arkëtimeve dhe e maturimeve?

Paraja e shitur por e paarkëtuar është para që nuk duket në arkë. Puna e ndjekjes së arkëtimeve është ta mbajë të dukshme — nga kush, sa, nga cila datë.

Ndjekja e arkëtimeve dhe e maturimeve në pesë hapa

1. Shkruajeni maturimin në momentin e shitjes

Maturimi shkruhet kur lëshoni faturën ose kur regjistroni shitjen me kredi — më vonë nuk kujtohet. Nëse klienti thotë “në fund të muajit”, “30 ditë”, kthejeni në datë të saktë dhe regjistrojeni. Një kërkesë pa maturim të shkruar nuk del në pah në asnjë listë; qëndron vetëm si bilanc dhe nuk kuptohet nëse ka vonuar. I gjithë ndjekja e arkëtimeve mbështetet te kjo fushë e vetme.

2. Ndajini kërkesat në tri grupe: me vonesë, sot, po afrohen

Renditja e të gjitha kërkesave në një listë sipas shumës e fsheh atë më urgjenten. Ndajeni listën në tri sipas datës së maturimit: ato me maturim të kaluar, ato që maturohen sot dhe ato që do të vijnë në 7–30 ditët e ardhshme. Shkruani totalin e secilit grup veç; përgjigjja e vërtetë e pyetjes “sa kërkesa kam” nuk është grupi i tretë, por i pari.

3. Te ato me vonesë filloni nga shuma më e madhe

Brenda grupit me maturim të kaluar renditni sipas shumës dhe telefononi atë ditë tri zërat e parë. Të mbetesh pas shumë vonesave të vogla ndërsa një kërkesë e madhe pret edhe një javë tjetër është gabimi më i kushtueshëm në rrjedhën e parasë. Gjatë telefonatës mbani para syve edhe bilancin aktual të llogarisë: nëse është bërë pagesë e pjesshme, zëri me maturim dhe bilanci janë të ndryshëm, dhe kërkimi i numrit të gabuar e zgjat bisedën.

4. Bëjeni kujtesën para ditës së maturimit

Për afatet që po afrohen, dërgoni disa ditë përpara datës së maturimit një mesazh të shkurtër njoftues: shumën, datën dhe faturën përkatëse. Për llogarinë me afat të kaluar, bashkëngjitni te po këto tri të dhëna pasqyrën e llogarisë, që të mos diskutohet se çfarë duhet paguar. Se si përgatitet dhe lexohet pasqyra e kemi shpjeguar te faqja çfarë është pasqyra e llogarisë (cari ekstre).

5. Regjistroni arkëtimin të njëjtën ditë dhe shënoni se cilës faturë i përket

Nëse pagesa e marrë nuk regjistrohet të njëjtën ditë si kredi në llogarinë e klientit (cari hesap), lind një gabim shumë i bezdisshëm: i telefononi sërish një klient që e ka paguar tashmë. Në fushën e përshkrimit shkruani se cilën faturë ka mbyllur; në rast pagese të pjesshme, shënoni edhe shumën e mbetur dhe datën e re të premtuar. Nëse në fund të periudhës bilancet e dy palëve nuk përputhen, ky është vendi i parë ku duhet të kërkoni — detajet i gjeni te faqja si bëhet rakordimi i llogarive (cari mutabakat).

Shembull: lista e afateve e mëngjesit të 15 shtatorit

Lista e një shitësi me shumicë që ka shitur me afat te gjashtë klientë. Po t’i renditnim të njëjtat regjistrime sipas shumës, në krye do të ishin 12.000 ₺ me afat pas 25 ditësh; kur grupohen sipas datës së maturimit, dalin në pah tri llogaritë që duhen thirrur sot:

Totali me afat të kaluar: 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; me afat sot: 4.800 ₺; në 30 ditët e ardhshme: 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Radha e thirrjeve për sot është A, B, C — koha e vonesës dhe shuma tregojnë në të njëjtin drejtim. Për D mjafton një kujtesë e shkurtër në mëngjes; për E planifikohet pas disa ditësh një mesazh njoftues.

Si bëhet ndjekja e afateve në Excel?

Shkruani çdo llogari të arkëtueshme në një rresht: klienti, numri i dokumentit, shuma, data e maturimit. Nëse data e maturimit është në kolonën E, ditët e mbetura dhe statusi merren me dy formula:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Rendisni listën fillimisht sipas Statusit, pastaj sipas Shumës; me formatimin kushtëzues ngjyrosini me të kuqe rreshtat VONUAR. Kur vjen pagesa, mos e fshini rreshtin; shkruani datën dhe shumën e arkëtimit në kolonën anash — kështu në pagesë të pjesshme duket çfarë ka mbetur. Versioni i gatshëm i kësaj strukture është shablloni falas për ndjekjen e llogarive të klientëve, që shënon vetë rreshtat me afat të kaluar; nëse dëshironi të ndiqni arkëtimin dhe shumën e mbetur sipas faturës, më i përshtatshëm është shablloni i Excel për ndjekjen e faturave.

Kufiri i Excel është se lista nuk rifreskohet vetë: çdo mëngjes duhet ta hapni skedarin dhe ta filtroni, kujtesën ta dërgoni nga një vend tjetër dhe pagesat e pjesshme t’i përputhni me dorë.

Ndjekja e arkëtimeve dhe afateve me program

Kur regjistroni një shitje ose blerje te Libri i Llogarive: Borxhe, në fushën e afatit zgjidhni një nga afatet e gatshme prej 15, 30, 60 ose 90 ditësh, ose caktoni një datë të saktë nga kalendari. Ekrani Ndjekja e afateve i ndan këto regjistrime në dy pjesë: për t’u arkëtuar (klientë) dhe për t’u paguar (furnitorë); në secilën, të vonuarat, ato që maturohen sot dhe ato që po afrohen listohen në blloqe të veçanta, me totalet e tyre. Dritaren kohore mund ta ndryshoni në 7, 30 ose 90 ditë, dhe nga çdo rresht mund ta telefononi klientin me një prekje ose të kaloni te WhatsApp për të dërguar një kujtesë. Nëse kalemi me afat dhe bilanci aktual i llogarisë (cari) ndryshojnë, shfaqen të dyja së bashku. Kur kërkesa nuk është në llogari të hapur, por është lidhur me çek ose kambial, mënyra e ndjekjes ndryshon — ndjekjen e letrave me vlerë të marra dhe të dhëna në portofol të veçantë dhe si riregjistrohet në llogarinë e klientit një çek i pambuluar e kemi shpjeguar te faqja si ndiqen çeqet dhe kambialet; çeqet dhe kambialet që po maturohen mblidhen veçmas në panel, në raportin e afateve.

Nëse dëshironi ta menaxhoni edhe stokun e shitjen në të njëjtin program, mund të shihni Ofisx; nëse në shitjen me pakicë mbani një libër borxhesh, mund të jetë më i përshtatshëm Veresiye Takibi; krahasimin e gjeni te faqja cili më përshtatet mua. Logjikën e vetë borxhit dhe kërkesës e kemi shpjeguar te faqja çfarë është llogaria rrjedhëse (cari hesap).

Pyetje të shpeshta

Përditësimi i fundit: 2026-09-19

Mos e nxirrni listën e afateve me dorë çdo mëngjes

Hapni një llogari falas, regjistroni shitjen me afatin e saj; të vonuarit mblidhen vetë në krye.