ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าคืออะไร?
ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าคือรายการบัญชีที่แสดงรายการเคลื่อนไหวด้านหนี้สินและลูกหนี้ทั้งหมดระหว่างคุณกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ในช่วงวันที่หนึ่ง เรียงตามวันที่ แต่ละบรรทัดมีวันที่ คำอธิบาย เดบิต เครดิต และยอดคงเหลือสะสม ณ ขณะนั้น ส่วนตัวเลขท้ายรายการคือยอดคงเหลือปัจจุบันของบริษัทนั้น งานหลักของใบแจ้งยอดคือการกระทบยอด: เมื่อนำรายการของสองฝ่ายมาเทียบกัน ก็จะเห็นว่าผลต่างมาจากรายการใด
ใบแจ้งยอดประกอบด้วยคอลัมน์อะไรบ้าง?
ไม่ว่าจะเรียกว่า “ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้า” หรือ “รายการบัญชี” ข้อมูลที่อยู่ในนั้นก็เหมือนกัน:
| คอลัมน์ | บันทึกอะไร |
|---|---|
| วันที่ | วันที่รายการเกิดขึ้น ใบแจ้งยอดเรียงตามคอลัมน์นี้ |
| คำอธิบาย / เลขที่เอกสาร | เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือข้อความอย่าง “รับชำระเงินสด” “คืนสินค้า” ที่บอกว่ารายการนั้นคืออะไร คอลัมน์นี้คือสิ่งที่ยุติข้อโต้แย้งได้ |
| เดบิต | จำนวนเงินที่อีกฝ่ายค้างคุณ: ใบแจ้งหนี้ขายที่คุณออกจะถูกบันทึกที่นี่ |
| เครดิต | จำนวนเงินที่ทำให้หนี้ลดลง: เงินที่คุณรับชำระ การคืนสินค้า หรือส่วนลด |
| ยอดคงเหลือ | สถานะสุทธิที่สะสมจนถึงบรรทัดนั้น — ยอดคงเหลือสะสม |
อ่านใบแจ้งยอดตัวอย่างอย่างไร?
มาดูรายการสองสัปดาห์ของลูกค้ารายหนึ่งทีละบรรทัด:
| วันที่ | คำอธิบาย | เดบิต | เครดิต | ยอดคงเหลือ |
|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | ยอดยกมา | — | — | 12.000 ₺ |
| 03.09.2026 | ใบแจ้งหนี้ขาย A-1471 | 18.500 ₺ | — | 30.500 ₺ |
| 08.09.2026 | รับชำระเงินสด | — | 10.000 ₺ | 20.500 ₺ |
| 11.09.2026 | คืนสินค้า — 2 ลัง | — | 1.500 ₺ | 19.000 ₺ |
| 14.09.2026 | ใบแจ้งหนี้ขาย A-1512 | 7.250 ₺ | — | 26.250 ₺ |
อ่านตามลำดับนี้: ยอดยกมาคือหนี้ ณ ต้นงวด (12.000 ₺) ทุกบรรทัดเดบิตทำให้ยอดคงเหลือเพิ่มขึ้น ทุกบรรทัดเครดิตทำให้ลดลง ตัวเลข 26.250 ₺ ในบรรทัดสุดท้ายคือหนี้ปัจจุบันของลูกค้ารายนี้ คุณไม่ต้องคำนวณยอดระหว่างทางด้วยมือ — หากต้องการตรวจสอบ ให้นำยอดรวมเดบิตบวกกับยอดยกมา แล้วลบด้วยยอดรวมเครดิต: 12.000 + 25.750 − 11.500 = 26.250 ₺
ใบแจ้งยอดมีไว้ทำอะไร?
การกระทบยอด นี่คือการใช้งานที่พบบ่อยที่สุด คุณส่งรายการให้อีกฝ่าย วางสองรายการเคียงกัน แล้วหารายการที่ไม่ตรงกัน การแชร์เพียงตัวเลขยอดคงเหลือแทบไม่เคยพอ เราอธิบายกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การกำหนดวันที่ตัดยอดไปจนถึงการหาผลต่างทีละขั้นไว้ในหน้า การกระทบยอดบัญชีคู่ค้าทำอย่างไร ส่วนข้อความอีเมลและหนังสือขอสำเร็จรูปสำหรับขอใบแจ้งยอดจากอีกฝ่ายหรือส่งใบแจ้งยอดของคุณเอง อยู่ในหน้า ขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าอย่างไร
การปิดบัญชี เมื่อเลิกทำงานกับคู่ค้ารายหนึ่ง ทั้งสองฝ่ายควรมีเอกสารฉบับเดียวกัน สิ่งที่ป้องกันข้อโต้เถียงภายหลังแบบ “ยังมีใบแจ้งหนี้อีกใบหนึ่ง” ก็คือใบแจ้งยอด
การเจรจาทวงหนี้ เมื่อคุณโทรทวงหนี้ที่เกินกำหนด คุณจะมีข้อมูลพร้อมว่าใบแจ้งหนี้ใบไหนออกเมื่อไรและชำระไปแล้วเท่าไร การพูดคุยจึงอิงเอกสาร ไม่ใช่การต่อรองยอดเงิน
การตรวจสอบบันทึกของคุณเอง เมื่ออ่านใบแจ้งยอด จะสังเกตเห็นได้ง่ายว่ามีการรับชำระที่ตกหล่น หรือใบแจ้งหนี้ที่บันทึกซ้ำสองครั้ง หากลูกค้ารายใดมียอดคงเหลือโตขึ้นผิดปกติ ให้ดูใบแจ้งยอดก่อน
จะได้ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้ามาอย่างไร?
ด้วย Excel: คุณเปิดหนึ่งชีตต่อคู่ค้าหนึ่งราย กรอกคอลัมน์วันที่ คำอธิบาย เดบิต เครดิต และให้คอลัมน์ยอดคงเหลือคำนวณด้วยสูตรผลรวมสะสม คุณใช้เทมเพลต Excel บัญชีคู่ค้าฟรีที่ตั้งค่ามาให้แล้วได้ และหากคุณมองหารายการสำเร็จรูปเพื่อส่งให้คู่ค้ารายเดียว ตัวอย่างใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้า (Excel) ก็กรอกได้ทันที ข้อจำกัดคือ: เมื่อจำนวนคู่ค้าเพิ่มขึ้น จำนวนชีตก็เพิ่มตาม และการเลือกช่วงวันที่ก็กลายเป็นงานที่ต้องทำด้วยมือ
ด้วยโปรแกรม: ในแอป สมุดบัญชีคู่ค้า: ค้างรับ-จ่าย คุณเปิดบัญชีของลูกค้า เลือกช่วงวันที่ แล้วดึงรายการ เดบิต เครดิต และยอดคงเหลือสะสมจะคำนวณมาให้แล้ว ในหน้าจอเดียวกันยังเห็นรายการที่เกินกำหนดด้วย หากต้องการจัดการร่วมกับสต็อกและการขายในโปรแกรมเดียว Ofisx และหากคุณจดสมุดหนี้ลูกค้าในร้านค้าปลีก สมุดจดหนี้ลูกค้า อาจเหมาะกว่า ดูว่าแบบไหนเหมาะกับคุณได้ในหน้าเปรียบเทียบ
สามข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อออกใบแจ้งยอด
1. ปล่อยช่องคำอธิบายว่าง บรรทัดที่มีวันที่และจำนวนเงินแต่ไม่บอกว่าเป็นค่าอะไร จะไม่มีประโยชน์ในการกระทบยอด ให้เขียนเลขที่ใบแจ้งหนี้หรือคำอธิบายสั้น ๆ ตั้งแต่ตอนบันทึกรายการ
2. ส่งช่วงวันที่โดยไม่มียอดยกมา หากคุณแชร์ใบแจ้งยอดที่เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กันยายนโดยไม่มีบรรทัดยอดยกมา อีกฝ่ายจะเห็นยอดคงเหลือไม่ครบ และการกระทบยอดจะไม่ตรงกันตั้งแต่ต้น
3. เก็บบริษัทเดียวกันไว้สองบัญชี เมื่อเปิดสองบัญชีคือ “Yılmaz Ticaret” และ “Yılmaz Tic. Ltd.” ใบแจ้งยอดจะถูกแยกครึ่ง และไม่มีบัญชีใดแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริง การตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษีตอนเปิดบัญชีจะป้องกันเรื่องนี้ได้
เราอธิบายตรรกะเดบิต-เครดิตทั้งหมด วิธีสร้างยอดคงเหลือสะสม และการติดตามกำหนดชำระไว้ในหน้า บัญชีคู่ค้าคืออะไร
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้ากับบัญชีคู่ค้าเป็นสิ่งเดียวกันหรือไม่?
ไม่ใช่ บัญชีคู่ค้าคือความสัมพันธ์ด้านหนี้สินและลูกหนี้ระหว่างคุณกับบริษัทหนึ่ง ส่วนใบแจ้งยอดคือรายการของบัญชีนั้นในช่วงวันที่หนึ่ง บัญชีดำเนินต่อเนื่อง ใบแจ้งยอดคือภาพถ่ายของบัญชีนั้น
ยอดยกมาในใบแจ้งยอดหมายถึงอะไร?
คือผลสุทธิของรายการเคลื่อนไหวทั้งหมดก่อนช่วงวันที่ที่คุณเลือก หากใบแจ้งยอดเริ่มวันที่ 1 มกราคม หนี้ของบริษัทนั้นที่ค้างคุณในเย็นวันที่ 31 ธันวาคมจะปรากฏในบรรทัดยอดยกมา ซึ่งเป็นบรรทัดแรกของใบแจ้งยอด
ยอดคงเหลือท้ายใบแจ้งยอดแสดงอะไร?
แสดงจำนวนเงินที่เหลือหลังจากนำรายการเดบิตและเครดิตทั้งหมดในช่วงนั้นมารวมกับยอดยกมา หากเป็นบวก อีกฝ่ายเป็นหนี้คุณ หากเป็นลบ คุณเป็นหนี้เขา หรือมีการรับชำระเกิน
การกระทบยอดจำเป็นต้องมีใบแจ้งยอดหรือไม่?
ไม่จำเป็น แต่สิ่งที่ทำให้การกระทบยอดจบลงคือใบแจ้งยอด การบอกอีกฝ่ายเพียงว่า “ยอดคงเหลือของท่านคือ 48.500 ₺” ทำให้การถกเถียงยืดเยื้อ แต่เมื่อคุณส่งรายการเคลื่อนไหวไป ก็หาได้ในไม่กี่นาทีว่าคุณแตกต่างกันที่ใบแจ้งหนี้ใบไหน
ถ้าใบแจ้งยอดของสองฝ่ายไม่ตรงกันควรทำอย่างไร?
ให้หาผลต่างจากวันที่ ไม่ใช่จากยอดรวม: นำใบแจ้งยอดทั้งสองมาไว้ในช่วงวันที่เดียวกัน แล้วเทียบจำนวนใบแจ้งหนี้และการรับชำระ ผลต่างมักมาจากหนึ่งในสามอย่าง — การรับชำระที่ฝ่ายหนึ่งยังไม่ได้บันทึก ใบแจ้งหนี้ที่บันทึกซ้ำสองครั้ง หรือการคืนสินค้า/ส่วนลดที่บันทึกไว้เพียงฝั่งเดียว
ควรออกใบแจ้งยอดบ่อยแค่ไหน?
สำหรับคู่ค้าที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ การกระทบยอดเดือนละครั้งเป็นนิสัยที่ใช้ได้จริง สำหรับบัญชีที่ยอดคงเหลือโตขึ้นหรือเริ่มชำระล่าช้า อย่ารอ ยิ่งพบผลต่างเร็วเท่าไร ก็แก้ได้ง่ายเท่านั้น
อัปเดตล่าสุด: 2026-09-08
หน้าจอใบแจ้งยอดในแอป
รายการเคลื่อนไหวทั้งหมดของคู่ค้ารายหนึ่ง เรียงตามวันที่พร้อมยอดคงเหลือสะสม
เลิกทำใบแจ้งยอดด้วยมือ
เปิดบัญชีฟรี สร้างบัญชีคู่ค้าของคุณ แล้วเมื่อเลือกช่วงวันที่ รายการก็พร้อมใช้