Borç alacak takibi nasıl yapılır? Borç alacak takip programı ve Excel çizelgesi

“Kime ne kadar borcum var, kimden ne kadar alacağım var, hangisinin vadesi geçti?” — iyi bir borç alacak takibi bu üç soruyu tek bakışta cevaplar. Cevaplamıyorsa kayıt var ama takip yok demektir.

Borç ve alacak ne demek? Kısa mantık

Her kayıt sizin defterinizin gözünden yazılır. Bir müşteriye 10.000 ₺’lik mal vadeli verdiğinizde o müşterinin hesabı borçlanır: size borçludur, sizin alacağınızdır. Müşteri 4.000 ₺ ödediğinde hesabı alacaklanır, kalan bakiye 6.000 ₺ borçtur. Tedarikçiden vadeli mal aldığınızda bu kez tedarikçinin hesabı alacaklanır: siz ona borçlusunuz. Aynı işlem karşı tarafın defterinde ters yönde görünür. Bakiyenin yönünü okumak için: cari bakiye nedir, borç bakiye ve alacak bakiye ne demek.

Borç alacak takibinde hangi bilgiler tutulur?

• Cari (kişi ya da firma): unvan, telefon, vergi bilgisi. Kart düzeni: cari kart nedir.
• Tarih ve açıklama: “Fatura 2026-145, 40 koli” gibi; altı ay sonra okunduğunda anlaşılacak kadar.
• Tutar ve yön: borç mu alacak mı. Tek “tutar” sütununa artı-eksi yazmak, en sık yön hatasının sebebidir.
• Vade tarihi: borcun ne zaman ödenmesi gerektiği. Vadesiz takip, yalnız bakiye takibidir.
• Ödeme şekli: nakit, havale, kart, çek-senet; çek ise ayrıca vade ve banka.
• Yürüyen bakiye: her satırdan sonra güncel durum.

Örnek borç alacak tablosu

Bir tesisat malzemesi satıcısının 21.10.2026 itibarıyla cari listesi (firmalar ve tutarlar kurgusaldır). Borç toplamı = o cariye yazılan satış ve ödemeler; alacak toplamı = ondan alınan tahsilat ve alışlar.

Tablodan okunanlar: toplam alacağınız 46.500 ₺ (Akın Tesisat ve Çınar İnşaat), toplam borcunuz 31.500 ₺ (Deniz Boya, Erdem Hırdavat ve Fidan Ticaret’in fazla ödemesi). Bu hafta yapılacak iş belli: Akın Tesisat’ı aramak (vadesi geçmiş 16.500 ₺) ve 28 Ekim’de Deniz Boya’ya yapılacak 26.000 ₺’lik ödemeyi kasaya göre planlamak. Erdem Hırdavat hem müşteri hem tedarikçi olduğu için iki ayrı kartta değil tek kartta izleniyor; net durum tek satırda görünüyor. Fidan Ticaret’in 2.000 ₺’lik fazla ödemesi bir sonraki satıştan düşülecek ya da iade edilecek.

Borç alacak takibi nasıl yapılır? 6 adım

1. Herkesi bir kez, tek kartla açın

Müşteri, tedarikçi ya da hem alıp hem sattığınız firma — her karşı taraf için tek kart. Aynı firmayı iki ayrı adla açmak bakiyeyi ikiye böler. Kartın türünü (müşteri/tedarikçi) baştan seçin; borç ve alacak aynı kartta toplanır.

2. Açılış bakiyesini tek satır devir olarak girin

Geçmişi satır satır yeniden yazmayın. Bir kesim tarihi seçin (ör. ayın 1’i), o tarihteki bakiyeyi karşı tarafla teyit edip tek “devir” satırı olarak girin. Takip bu tarihten itibaren temiz başlar.

3. Her hareketi yönüyle ve vadesiyle yazın

Vadeli satış ve verdiğiniz ödeme karşı tarafı borçlandırır; tahsilat, iade ve tedarikçiden vadeli alış alacaklandırır. Satış ya da alış satırına vade tarihini aynı anda yazın; vade sonradan hatırlanmaz. Hangi hareketin hangi yöne yazıldığı: cari hareket nedir.

4. Para girişini ve çıkışını aynı gün işleyin

Tahsilatı “akşam yazarım” diye bırakmak, ertesi gün müşteriyi ödediği borç için aramaya yol açar. Kısmi ödemeyi de tam tutarıyla değil gelen tutarla yazın; kalan bakiye kendiliğinden görünür.

5. Haftada bir vadesi geçenlere bakın

Bakiye listesi kime ne kadar alacaklı olduğunuzu söyler; vade listesi kimin geciktiğini. Gecikenleri en büyük tutardan başlayarak arayın, ekstre gönderin. Ayrıntı: tahsilat ve vade takibi.

6. Ay sonunda büyük carilerle bakiye teyidi alın

Karşı tarafın defteriyle sizin defteriniz tutuyor mu? Ekstreyi gönderip yazılı onay almak (mutabakat) farkı küçükken yakalar: cari mutabakat nasıl yapılır.

Excel’de borç alacak takip çizelgesi

Excel’de en az hata üreten düzen, her cari için ayrı sayfa açmak değil, tek bir Hareketler sayfası ve ondan beslenen bir Özet sayfasıdır. Hareketler sayfasında A Tarih, B Cari, C Açıklama, D Borç, E Alacak, F Vade sütunları; Özet sayfasında A sütununda cari adları (Türkçe Excel):

Cari adını Veri › Veri Doğrulama ile açılır listeden seçtirin; “Akın Tesisat” ile “Akin Tesisat” Excel için iki ayrı cari demektir. Hazır dosya isterseniz: cari hesap takip Excel şablonu. Formüllerin tamamı ve ekstre çıkarma: Excel’de cari hesap takibi.

Defter, Excel, program, uygulama: hangisi?

Kural basit: cari sayısı az, kayıt tutan tek kişi ve tahsilat dükkânda yapılıyorsa Excel yeter. Cari sayısı 40–50’yi geçtiğinde, satış sahada yapıldığında, birden çok kişi kayıt girdiğinde ya da müşteriye anında ekstre göndermek gerektiğinde program veya uygulama hata ve zaman kazandırır.

Borç alacak takip programı seçerken 6 ölçüt

1. İki yönlü mü? Yalnız “alacaklarım” değil, tedarikçiye borçlarınızı da aynı yerde tutabilmeli; hem alıp hem sattığınız firma tek kartta netleşmeli.
2. Vade ve kısmi ödeme: her satırın vadesi yazılabilmeli, kısmi ödeme kalan borcu doğru göstermeli.
3. Ekstre: carinin dökümü PDF olarak çıkabilmeli ve telefondan gönderilebilmeli; mutabakatın temeli budur.
4. Çek ve senet: vadeli çalışıyorsanız alınan/verilen çeklerin vadesi ayrı izlenmeli (çek senet takibi).
5. Telefon + bilgisayar: aynı veriye sahadan telefonla, ofisten bilgisayarla erişmek.
6. Fatura gerekiyor mu? e-Fatura kesmeniz gerekiyorsa cari takip uygulaması değil ön muhasebe programı gerekir; yalnız borç-alacak izleyecekseniz ön muhasebe gereğinden ağırdır.

Cari Takip uygulamasıyla borç alacak takibi

Cari Takip Programı: Muhasebe, borç alacak takibini telefondan (Android ve iPhone) ve tarayıcıdan yapan cari hesap uygulamasıdır. Özet ekranında toplam alacağınız ve borcunuz, Carilerde her müşteri ve tedarikçinin güncel bakiyesi, Hareketlerde tarih sırasıyla bütün kayıtlar durur. Para girişi ve para çıkışı tek dokunuşla yazılır; kısmi ödemede kalan bakiye kendiliğinden güncellenir. Vadesi yaklaşan ve geçen ödemeler için uyarı verir, carinin ekstresi PDF olarak çıkar, bakiye ve hatırlatma WhatsApp ile gönderilir; kasa-banka, çek-senet ve taksitli borçlandırma da vardır, veriler Excel’e aktarılır. Yapmadıkları: e-Fatura/e-Arşiv kesmez, stok tutmaz, resmi muhasebe programı değildir. Ücretsiz deneme ile başlanır; devamı Pro aboneliktir.

En iyi cari takip uygulaması hangisi?

Tek bir “en iyi” yok; seçim fatura kesip kesmediğinize ve işi telefondan mı yürüttüğünüze bağlı. Yalnız müşteri ve tedarikçi borç-alacağını, tahsilatı ve ekstreyi telefondan izleyecekseniz cariye özel bir uygulama yeter; e-Fatura kesmeniz gerekiyorsa ön muhasebe programı gerekir. Kısa özet:

Sekiz seçeneğin ayrıntılı karşılaştırması (Logo İşbaşı, Bizim Hesap, FlexHesap dahil) en iyi cari hesap takip uygulamaları sayfasında.

Sık yapılan hatalar

1. Yönü karıştırmak. Tahsilatı borç sütununa yazmak bakiyeyi iki katı hatayla bozar; kontrol için tahsilattan sonra bakiyenin azaldığına bakın.
2. Aynı firmayı iki kez açmak. Biri müşteri, biri tedarikçi kartı olunca net borç-alacak hiçbir yerde görünmez.
3. Vadeyi yazmamak. Bakiye doğru olur ama kimin geciktiği bilinmez.
4. Kaydı silmek. Yanlış satır silinmez, ters satırla düzeltilir; silinen satır mutabakatta açıklanamaz.
5. Teyit almamak. Aylarca birikmiş fark, karşı tarafla ilk ekstre karşılaştırmasında kavgaya dönüşür.

Sık sorulan sorular

Son güncelleme: 2026-10-21. Örnek tablodaki firmalar ve tutarlar kurgusaldır. Muhasebe kaydı ve vergi konularında mali müşavirinize danışın.

Kime ne borçlu, kim size borçlu — telefonda

Müşteri ve tedarikçiyi aynı yerde tutun; para girişi ve çıkışı tek dokunuş, bakiye kendiliğinden, ekstre PDF olarak hemen gitsin.

Ücretsiz deneme ile başlanır; deneme bitince devam etmek için Pro abonelik gerekir.