Toptancı cari takibi: vadeli satış, tahsilat ve müşteri hesabı

Toptancının parası çoğu zaman rafta değil, müşterinin hesabındadır. Nalbura, markete, büfeye, bayiye vadeli giden mal kasaya ancak tahsil edildiğinde girer — cari takibi bu arayı görünür kılar.

Toptanda cari takibi neden perakendeden farklı?

Perakendede veresiye defteri küçük tutarlı, az sayıda müşteriyle yürür. Toptanda ise beş şey birlikte gelir:

• Çok müşteri, sürekli hareket: aynı müşteriye haftada birkaç sevkiyat, araya giren kısmi ödemeler.
• Vade: 30, 45, 60 günlük vadeler ve “ay sonu” sözleri; bakiye ile vadesi gelen tutar farklıdır.
• İade ve iskonto: hasarlı, fazla ya da yanlış ürün iadesi; peşin ödeme ve yıl sonu iskontosu.
• Çek ve senet: özellikle yapı malzemesi ve hırdavatta tahsilatın önemli kısmı vadeli çekle gelir.
• Tedarikçi tarafı: toptancı aynı anda üreticiye ya da ithalatçıya borçludur; müşteriden tahsil edemediği para, tedarikçiye ödeyemediği paradır.

Perakende veresiye için daha sade bir defter yeterlidir — o durumda Veresiye Takibi daha yakın bir seçenektir.

Altı adımda toptancı cari düzeni

1. Her müşteriye tek kart, vergi numarasıyla

Toptancının müşteri listesi hızla büyür ve aynı dükkân iki farklı adla iki kez açılır: “Yıldız Nalbur” ile “Yıldız Hırdavat – Mehmet Bey”. Satış bir kartta, tahsilat ötekinde kalınca biri şişik borç, öteki ters bakiye verir. Yeni kart açmadan önce vergi numarası ya da telefonla arayın; kartta unvan, yetkili, telefon ve teslimat adresi dursun.

2. Satışı sevkiyat günü, vadesiyle yazın

Vadeli satış, malın çıktığı gün cari hesaba borç olarak girilir ve aynı anda vadesi yazılır: “30 gün”, “ay sonu” gibi sözleri kesin tarihe çevirin. İrsaliyeyle çıkıp faturası sonra kesilen mallarda tarih farkı mutabakatta en sık çıkan farklardan biridir; açıklamaya irsaliye ve fatura numarasını birlikte yazın.

3. İade ve iskontoyu ayrı satır olarak işleyin

Toptanda bakiye farklarının büyük kısmı iadeden, yıl sonu ya da peşin ödeme iskontosundan çıkar. İadeyi faturayı düzelterek değil, ayrı bir alacak satırı olarak yazın ve hangi faturaya ait olduğunu belirtin. İskonto da öyle: müşteri “yüzde 3 düşmüştük” dediğinde kayıtta görünmüyorsa, o konuşma mutabakatta yeniden yapılır.

4. Tahsilat gününü ve sırasını sabitleyin

Plasiyerle ya da kendiniz tahsilata çıkıyorsanız haftanın belli günlerini bölgelere ayırın ve o sabah vadesi geçenleri tutara göre sıralı bir liste alın. Toplanan nakit, havale ve çek aynı gün işlenmezse ertesi hafta ödeme yapmış müşteriyi yeniden aramak gibi can sıkıcı hatalar çıkar. Vade listesinin kuruluşu tahsilat ve vade takibi sayfasında.

5. Açık hesap sınırını defterde belirleyin

Her müşteri için “en fazla bu kadar açık hesap” rakamını kartın not alanına yazın ve yeni sevkiyattan önce güncel bakiyeye bakın. Bakiye sınırı aşmışsa ya da vadesi geçmiş borç varsa yeni mal peşin ya da çekle çıkar. Bu bir program zorunluluğu değil, toptancının kendi disiplinidir; ama bakiye kendiliğinden güncellenmiyorsa uygulanamaz.

6. Ay sonunda büyük carilerle mutabakat yapın

En büyük on müşteriye ay sonunda ekstre gönderin ve bakiyede yazılı onay alın. Çoğu fark tek bir kaydın bir tarafa işlenip öbürüne işlenmemesidir; ay içinde yakalanan fark beş dakikada, yıl sonunda yakalanan fark günlerce sürer. Yordam cari mutabakat nasıl yapılır, gönderilecek metin mutabakat mektubu örneği sayfasında.

Örnek: pazartesi sabahı tahsilat listesi

Hırdavat ve yapı malzemesi satan bir toptancının, o hafta uğranacak bölgedeki müşterileri. Bakiye ile vadesi geçen tutar ayrı sütunlarda; açık hesap sınırı kartın notundan:

Toplam alacak 42.300 + 27.800 + 9.400 + 15.600 = 95.100 ₺, bunun 18.000 + 9.400 + 4.200 = 31.600 ₺’si vadesi geçmiş. Haftanın ilk ziyareti A’dır: hem sınırı aşmış hem en büyük gecikmiş tutar onda. D’nin “A” ile biten bakiyesi, müşterinin borcundan fazla ödediğini gösterir — bakiyenin yönünü okumayı cari bakiye nedir sayfasında anlattık.

Tedarikçi tarafını unutmayın

Toptancı aynı defterde üreticiye ve ithalatçıya da borçludur. Müşteri tahsilatlarını tedarikçi ödemeleriyle tarih tarih karşılaştırmak nakit sıkışıklığını önceden gösterir: önümüzdeki iki haftada vadesi gelen tedarikçi borcu, aynı dönemde tahsil edilecek müşteri alacağından büyükse sorun şimdiden bellidir. Bu yüzden müşteri ve tedarikçi toplamlarını tek “net” rakamda değil, ayrı ayrı izleyin. Bir müşterinin borcunu tedarikçiye olan borca karşılık devretmek gerekirse bu bir cari virmandır.

Cari Takip uygulaması toptancıya ne sağlar, neyi sağlamaz?

Cari Takip Programı: Muhasebe’de müşteri ve tedarikçiler Cariler sekmesinde güncel bakiyeleriyle listelenir; her satış, tahsilat ve ödeme kaydıyla bakiye kendiliğinden güncellenir. Özet ekranında toplam Alacağım ve Borcum ayrı durur, para girişi ve çıkışı tek dokunuşla kaydedilir; Hareketler sekmesi günün tahsilat ve ödemelerini sıralar. Bir müşteriye girip hareketlerini tarih sırasıyla görür, cari ekstresini PDF olarak paylaşırsınız — sahada müşterinin “ben ne kadar borçluyum” sorusu telefondan cevaplanır.

Sağlamadıkları da açık olsun: Cari Takip e-Fatura/e-Arşiv düzenlemez ve stok tutmaz. Faturayı başka programda kesip borç-alacağı burada izleyebilirsiniz; malı barkodla çıkarıp stoğu da aynı yerde düşmek istiyorsanız Ofisx stok + cari uygulaması daha uygundur; depo tarafını depo takip programı sitesinde anlattık.

En iyi cari takip uygulaması hangisi?

Tek bir “en iyi” yok; seçim fatura kesip kesmediğinize ve işi telefondan mı yürüttüğünüze bağlı. Yalnız müşteri ve tedarikçi borç-alacağını, tahsilatı ve ekstreyi telefondan izleyecekseniz cariye özel bir uygulama yeter; e-Fatura kesmeniz gerekiyorsa ön muhasebe programı gerekir. Kısa özet:

Sekiz seçeneğin ayrıntılı karşılaştırması (Logo İşbaşı, Bizim Hesap, FlexHesap dahil) en iyi cari hesap takip uygulamaları sayfasında.

Sık sorulan sorular

Son güncelleme: 2026-10-21

Müşteri bakiyesi sahada da cebinizde

Satışı, tahsilatı ve ödemeyi telefondan işleyin; her müşterinin güncel bakiyesi ve ekstresi tek dokunuş uzakta.

Ücretsiz deneme ile başlanır; deneme bitince devam etmek için Pro abonelik gerekir.