Proforma fatura nedir? Proforma fatura fatura yerine geçer mi, nasıl hazırlanır

Ambalajcı, makine satıcısı, mobilya imalatçısı, ithalatçı ya da kuruma mal veren toptancı — müşteri “bize bir proforma atın, ödeme onayı alalım” dediğinde ne yazacağınızı, avansı nasıl takip edeceğinizi ve kesin faturadan sonra hesabın nasıl kapanacağını bu sayfada örnekle bulabilirsiniz.

Proforma fatura ne işe yarar? Ne zaman istenir?

• Ödeme onayı ve avans: alıcı firmanın muhasebesi ya da patronu, ödemeyi proformadaki tutara göre onaylar; satıcı sipariş avansını proformayla ister.
• Kurum satın almaları: okul, belediye, dernek ve şirket satın alma birimleri karşılaştırma ya da ödenek dosyası için proforma ister.
• Kredi ve leasing başvurusu: banka ya da leasing şirketi finanse edeceği makine, araç veya ekipmanın fiyatını proformadan görür.
• İthalat ve ihracat: alıcı ülkede ithal izni, döviz transferi ve akreditif açılışı çoğunlukla proformaya dayanır; teslim şekli (EXW, FOB, CIF) burada yazılır.
• Fiyatı yazılı sabitlemek: telefonla verilen fiyat unutulur; proforma fiyatı, miktarı ve geçerlilik tarihini kayda geçirir.

Proforma faturada olması gerekenler: 12 alan

Proforma numarası kesin fatura numarası değildir; kendi serinizi (PF-2026-001…) kullanın. Fiyat değişirse aynı numaraya “Rev.1” ekleyip yeni sürüm gönderin; eskisi “geçersiz” sayılsın.

Doldurulmuş proforma fatura örneği

Firmalar, numaralar, IBAN ve tutarlar kurgusaldır. Word, Excel ya da Canva’da aynı alanlarla kendi şablonunuzu hazırlayabilirsiniz; ön muhasebe programlarının “teklif / proforma” bölümü de aynı işi görür.

Proforma fatura nasıl hazırlanır? 6 adım

1. Alıcının tam bilgilerini alın

Unvan, adres ve vergi numarası kesin faturayla aynı olmalı. Kurum satışında hangi birime düzenleneceğini sorun.

2. Kalemleri ölçü ve modeliyle yazın

“Koli” değil “oluklu koli 40×30×30 cm, 5 katlı”. Belirsiz tanım teslimde tartışma, iade ve iade faturası demektir.

3. Fiyatı, KDV’yi ve para birimini netleştirin

KDV hariç birim fiyat, KDV oranı ve genel toplam ayrı satırlarda olsun. Döviz cinsinden fiyat veriyorsanız hangi kurla TL’ye çevrileceğini yazın; aksi halde ödemede kur farkı tartışması çıkar.

4. Ödeme ve teslim şartını yazın

Peşin mi, avanslı mı, vadeli mi? Avans oranı, kalan ödemenin zamanı, teslim yeri ve süresi açık olmalı. Vadeli satışta vade günü daha sonra tahsilat takibinin temelidir.

5. Geçerlilik tarihini ve banka bilgisini ekleyin

“… tarihine kadar geçerlidir” cümlesi fiyat değişikliğinde sizi korur. IBAN’ı hesap adıyla birlikte yazın.

6. PDF olarak gönderin, numarasını kaydedin

İmzalı/kaşeli PDF’i e-posta ya da WhatsApp ile gönderin. Proforma numarasını not edin: avans geldiğinde ve kesin faturada “PF-2026-045’e istinaden” diye yazacaksınız.

Proforma fatura, fatura, fiyat teklifi ve sipariş farkı

Fiyat teklifi “şu ürün şu fiyattan, şu seçenekle” der; proforma ise kesin faturanın taslağıdır: alıcı onu onaylayıp ödeme yapacak kadar net olmalıdır. Sevkiyat belgesi için: sevk irsaliyesi nedir.

Proforma ve avans cari hesaba nasıl işlenir? Örnek ekstre

Kuzey Ambalaj’ın defterinde Ege Kuru Gıda’nın cari hesabı. Proforma satırı yalnız açıklama içindir; tutar sütunlarına yazılmaz:

Avans geldiği gün hesap 26.640 ₺ alacak bakiye verir: müşteri henüz mal almadan ödeme yapmıştır, yani siz ona borçlusunuz (alacak bakiye ne demek). Kesin fatura borç sütununa yazılınca bakiye 62.160 ₺ borca döner, kalan ödemeyle sıfırlanır. En sık hata, proformayı satış gibi müşterinin hesabına borç yazmaktır: sipariş iptal olursa ya da miktar değişirse hesap aylarca yanlış bakiye gösterir ve mutabakatta tutmaz.

Proforma fatura muhasebe kaydı

Proformanın kendisi için kayıt yapılmaz. Örnekteki avans ve kesin fatura için tek düzen hesap planında genel kayıt:

Avansta KDV’nin ne zaman doğacağı ve avansa fatura kesilip kesilmeyeceği mali müşavirinizin kararıdır. Cari takipte önemli olan, avansın müşterinin kartında görünmesi ve kesin faturadan düşülmesidir.

Proformada en sık 5 hata

• Proformayı fatura sanmak: alıcı proformayla gider yazamaz, satıcı proformayla satış belgelemiş olmaz; kesin fatura şarttır.
• Proformayı cariye borç yazmak: sipariş iptal olursa müşteri hiç almadığı mal için borçlu görünür.
• Geçerlilik tarihi koymamak: üç ay sonra eski fiyatla gelen siparişe “hayır” demek zorlaşır.
• Avansı açıklamasız almak: havale açıklamasında proforma no yoksa avansın hangi siparişe ait olduğu karışır.
• Revizyonu numarasız göndermek: iki farklı tutarlı proforma dolaşırsa alıcı düşük olanı öder.

Cari Takip uygulamasında proforma ve avans

Cari Takip Programı: Muhasebe proforma ya da fatura hazırlamaz; proformayı ön muhasebe programınızda veya kendi şablonunuzda hazırlarsınız. Uygulamanın işi, proformadan sonra doğan parayı izlemektir: avans geldiğinde müşterinin kartına para girişi olarak proforma numarasıyla girersiniz, kesin fatura kesilince satışı borç olarak eklersiniz. Özet ekranında kime ne kadar borçlu/alacaklı olduğunuz, Hareketlerde avans ve fatura satırları görünür; müşteriye ekstre PDF’ini WhatsApp’tan gönderirsiniz. Ücretsiz deneme ile başlanır; devamı Pro aboneliktir.

En iyi cari takip uygulaması hangisi?

Tek bir “en iyi” yok; seçim fatura kesip kesmediğinize ve işi telefondan mı yürüttüğünüze bağlı. Yalnız müşteri ve tedarikçi borç-alacağını, tahsilatı ve ekstreyi telefondan izleyecekseniz cariye özel bir uygulama yeter; e-Fatura kesmeniz gerekiyorsa ön muhasebe programı gerekir. Kısa özet:

Sekiz seçeneğin ayrıntılı karşılaştırması (Logo İşbaşı, Bizim Hesap, FlexHesap dahil) en iyi cari hesap takip uygulamaları sayfasında.

Sık sorulan sorular

Son güncelleme: 2026-10-21. Örneklerdeki firmalar, numaralar ve tutarlar kurgusaldır. Vergi ve belge düzeni için mali müşavirinize danışın.

Avans geldi, fatura kesildi — hesap da kapansın

Avansı proforma numarasıyla, faturayı satış olarak müşterinin kartına girin. Güncel bakiye ve PDF ekstre telefonunuzda.

Ücretsiz deneme ile başlanır; deneme bitince devam etmek için Pro abonelik gerekir.